Organiser un concours de solistes, étape par étape

Un concours de solistes se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, le jury et le règlement, puis les inscriptions et la répartition des prestations. Prévoyez ensuite le programme, les formulaires d’évaluation et l’accueil du public comme des participants. La veille, vérifiez le matériel sonore, les pupitres et l’éclairage. Le jour même, gardez une personne à l’inscription et une autre responsable du déroulement pour éviter les retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Définir les membres du jury
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Inscrire les participants
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les prestations
2 personnes
8
Envoyer le règlement du concours
9
Préparer les formulaires du jury
10
Élaborer le programme
2 personnes
11
Confirmer les participants
12
Commander les prix et les certificats
13
Commander le catering
14
Faire les courses
2 personnes
15
Vérifier le matériel de musique
2 personnes
16
Imprimer la liste des participants
17
Imprimer les programmes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Créer les panneaux de route et de salle
20
Emballer les prix
2 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
24
Installer la table du jury
2 personnes
25
Installer l’équipement sonore
3 personnes
26
Tester les microphones
2 personnes
27
Installer les pupitres
2 personnes
28
Aménager le vestiaire
2 personnes
29
Suspendre la décoration
2 personnes
30
Monter la table de catering
2 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Accueillir les participants
2 personnes
33
Enregistrer les participants
2 personnes
34
Accueillir les membres du jury
35
Accueillir le public
3 personnes
36
Annoncer les spectacles
37
Préparer les participants
2 personnes
38
Encadrer les blocs de compétition
2 personnes
39
Rassembler les formulaires du jury
40
Servir les en-cas de pause
3 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Animer la remise des prix
3 personnes
43
Remettre les certificats
2 personnes
44
Faire les adieux du public
2 personnes

Suivi

45
Démonter le matériel audio
3 personnes
46
Remettre le mobilier en place
4 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Rassembler les déchets
3 personnes
49
Nettoyer la salle et la cuisine
4 personnes
50
Rassembler les objets trouvés
51
Vérifier le matériel
2 personnes
52
Retourner le matériel
2 personnes
53
Remettre les clés et le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Portant à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chronomètreqté 2
Pupitres de musiqueqté 12
Lampes de pupitreqté 6
Casque audioqté 2

Catering

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 8
Courses

Décoration

Nappesqté 10
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Prixqté 12
Certificatsqté 40
Sacs cadeauxqté 12

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2

Conseils

Réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : vous devez connaître les horaires d’accès, la capacité de la salle et la disposition possible des tables, chaises et pupitres. Gardez au moins 60 minutes avant le début pour l’installation.
Fixez une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant le concours. Ce délai vous laisse le temps de traiter les dossiers, de recueillir les besoins alimentaires et de répartir les prestations sans modifier le programme au dernier moment.
Envoyez le règlement avec la confirmation de participation, puis préparez les formulaires du jury et la liste imprimée des participants au moins 3 jours avant l’événement. Prévoyez un exemplaire supplémentaire de chaque document par membre du jury.
Testez l’ensemble sonore la veille : haut-parleurs, microphones, table de mixage, ordinateur, rallonges et multiprises. Faites aussi un essai avec un pupitre, une lampe de pupitre et un chronomètre, car ces petits éléments sont souvent oubliés jusqu’à l’ouverture des portes.
Organisez l’accueil avant de décorer la salle : comptoir d’inscription, badges nominatifs, panneaux de direction et table du jury doivent être en place avant l’arrivée des premiers participants. Prévoyez au moins 15 minutes entre l’heure d’accueil et le début des prestations pour absorber les retards.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de solistes ?: Comptez 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, définir le jury, lancer les inscriptions et commander les prix. Bloquez les inscriptions 10 à 14 jours avant le concours afin de finaliser le programme.
Quand faut-il envoyer les invitations à un concours de solistes ?: Envoyez-les dès que le lieu, la date, le jury et le règlement sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant le concours.
Quel matériel faut-il vérifier avant un concours de solistes ?: Vérifiez au minimum les haut-parleurs, microphones, pieds de micro, table de mixage, ordinateur, rallonges et multiprises. Faites un test complet la veille et prévoyez 60 minutes le jour même pour l’installation et les réglages.
Quand préparer le programme et les documents du jury ?: Préparez une première version du programme 7 jours avant le concours, après la répartition des prestations. Imprimez le programme, la liste des participants et les formulaires du jury 2 à 3 jours avant, avec quelques exemplaires de réserve.

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