Zo organiseer je een solistenwedstrijd

Begin met de locatie, jury en inschrijfperiode; die bepalen hoeveel deelnemers je aankunt en hoeveel tijd elk optreden krijgt. Leg daarna het reglement, de beoordelingscriteria en de uiterste inschrijfdatum vast. Pas wanneer de aanmeldingen binnen zijn, maak je de optreedvolgorde en het definitieve programma. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke ontvangst, getest geluid en een jurytafel met alle formulieren binnen handbereik.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Plan per solist een vast tijdsblok en tel daarnaast minimaal 5 minuten voor wisselen, stemmen of het klaarzetten van een muzieklessenaar. Zo loopt het programma minder snel uit.
Test speakers, microfoons, mengpaneel, laptop en verlengkabels vóór de zaal opengaat. Doe een volledige soundcheck met minstens één microfoon en de muziek of begeleiding die deelnemers werkelijk gebruiken.
Maak de inschrijving uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd definitief. Vraag dan ook dieetwensen uit, bevestig deelnemers en stuur het reglement opnieuw mee zodat niemand de beoordelingsregels mist.
Richt drie aparte punten in: een inschrijftafel, een jurytafel en een publieks- of cateringgedeelte. Leg deelnemerslijst, programma, naambadges, klemborden en juryformulieren per tafel klaar.
Regel de prijzen en certificaten vóór de laatste week en pak ze per categorie of uitslagmoment in. Controleer op de ochtend zelf of het aantal exemplaren overeenkomt met het aantal uit te reiken plaatsen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een solistenwedstrijd per deelnemer?: Reken voor elk optreden op de speelduur plus ongeveer 5 minuten wisseltijd. Bij 20 deelnemers en een blok van 10 minuten per deelnemer duurt het programma dus al circa 5 uur, exclusief pauzes en prijsuitreiking.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een solistenwedstrijd?: Leg bij voorkeur minimaal 2 juryleden vast, zodat deelnemers niet door één persoon worden beoordeeld. Bij meer dan ongeveer 30 deelnemers is een extra jurylid of een tweede beoordelingsronde verstandig om de wachttijd en werkdruk beheersbaar te houden.
Wanneer moet je deelnemers inschrijven voor een solistenwedstrijd?: Open de inschrijving ongeveer 6 tot 8 weken vooraf en sluit die uiterlijk 2 weken voor de wedstrijddag. Gebruik die laatste 14 dagen voor het verwerken van aanmeldingen, het indelen van optredens en het afdrukken van deelnemerslijst en programma.
Wanneer test je de muziekapparatuur voor de wedstrijd?: Doe de volledige technische controle uiterlijk één dag vooraf en herhaal op de wedstrijddag een korte soundcheck vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Reserveer daarvoor minstens 45 minuten, inclusief het testen van microfoons, speakers, kabels en het afspelen van muziek.