Solistenwettbewerb organisieren: vom Termin bis zur Siegerehrung
Ein Solistenwettbewerb steht und fällt mit einem klaren Ablauf. Reserviere zuerst den Wettbewerbsort und kläre Jury, Regeln und Anmeldefristen, bevor du Einladungen verschickst. Danach werden Anmeldungen geprüft, Auftritte eingeteilt und Programm sowie Juryunterlagen erstellt. Am Veranstaltungstag zählen ein vorbereiteter Anmeldetisch, getestete Tonanlage und gut sichtbare Wegweiser. Der folgende Plan zeigt die nötige Reihenfolge und erinnert dich an Dinge, die bei Wettbewerben häufig zu spät erledigt werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfort reservieren
- 2
Jurymitglieder erfassen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Teilnehmer anmelden
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Auftritte einteilen
2 Personen
- 8
Wettkampfregeln verschicken
- 9
Juryformulare erstellen
- 10
Programm erstellen
2 Personen
- 11
Teilnehmer bestätigen
- 12
Preise und Zertifikate bestellen
- 13
Catering bestellen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Musikanlage überprüfen
2 Personen
- 16
Teilnehmerliste ausdrucken
- 17
Programme ausdrucken
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Wegweiser und Raumschilder erstellen
- 20
Preise verpacken
2 Personen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 23
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 24
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 25
Tonanlage aufstellen
3 Personen
- 26
Mikrofone testen
2 Personen
- 27
Notenständer aufstellen
2 Personen
- 28
Umkleide einrichten
2 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 30
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
- 31
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 32
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 33
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 34
Jurymitglieder empfangen
- 35
Publikum empfangen
3 Personen
- 36
Auftritte ankündigen
- 37
Teilnehmer bereitstellen
2 Personen
- 38
Wettkampfblöcke begleiten
2 Personen
- 39
Juryformulare einsammeln
- 40
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 41
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Preisverleihung betreuen
3 Personen
- 43
Zertifikate verteilen
2 Personen
- 44
Publikum verabschieden lassen
2 Personen
Nachbereitung
- 45
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 46
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 47
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 48
Abfall sammeln
3 Personen
- 49
Saal und Küche reinigen
4 Personen
- 50
Fundsachen sammeln
- 51
Materialien prüfen
2 Personen
- 52
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 53
Schlüssel und Location übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 120
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- StoppuhrAnz. 2
- NotenpulteAnz. 12
- PultlampenAnz. 6
- KopfhörerAnz. 2
Catering
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- Einkäufe
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 12
- StifteAnz. 40
- PreiseAnz. 12
- ZertifikateAnz. 40
- GeschenktütenAnz. 12
Beleuchtung
- LED-ArbeitslampenAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
Tipps
- Lege die Anmeldefrist mindestens drei Wochen vor dem Wettbewerb fest. So bleibt Zeit, unvollständige Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Reihenfolge der Auftritte zu klären.
- Verschicke die Wettbewerbsregeln zusammen mit der Einladung und bestätige jede Teilnahme separat. Eine kurze Bestätigung verhindert, dass jemand mit einer veralteten Auftrittszeit anreist.
- Plane für jeden Auftritt zusätzlich 5 Minuten für Ansage, Wechsel und Bewertung ein. Bei 20 Solistinnen und Solisten brauchst du dadurch mindestens 100 Minuten Reserve im Ablauf.
- Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel spätestens am Vortag mit dem Laptop. Eine Stoppuhr, Notenpulte und Pultlampen sollten am Jury- beziehungsweise Auftrittsort bereits bereitliegen.
- Bereite Preise, Zertifikate, Namensschilder und gedruckte Listen spätestens am Abend vorher vor. Öffnest du die Location erst kurz vor Beginn, kosten fehlende Wegweiser oder ein nicht eingerichteter Anmeldetisch schnell die ersten 20 Minuten.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Solistenwettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit der Reservierung des Wettbewerbsorts und der Jury. Die Anmeldungen sollten spätestens drei Wochen vor dem Termin geschlossen werden, damit die Auftritte eingeteilt und Programme gedruckt werden können.
- Wie viel Zeit braucht ein Solistenwettbewerb pro Teilnehmer?
- Rechne pro Person mit der eigentlichen Auftrittszeit plus etwa 5 Minuten für Ansage, Wechsel und Jurybewertung. Bei 20 Teilnehmenden ergeben sich beispielsweise bei 5 Minuten pro Auftritt rund 200 Minuten inklusive Wechselzeit.
- Wann sollte man die Juryformulare und das Programm erstellen?
- Erstelle die Juryformulare, sobald die Auftrittsreihenfolge feststeht, normalerweise etwa 10 bis 14 Tage vor dem Wettbewerb. Drucke das endgültige Programm erst nach der Teilnahmebestätigung, damit kurzfristige Änderungen nicht mehrfach korrigiert werden müssen.
- Was muss am Tag des Solistenwettbewerbs zuerst aufgebaut werden?
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem ersten Auftritt. Stelle zuerst Tische, Stühle, Anmelde- und Jurytisch auf, danach die Tonanlage; anschließend können Namensschilder, Programme und Wegweiser verteilt werden.
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