Organiser un concours de puzzles sans perdre le fil
Un concours de puzzles se prépare d’abord comme une épreuve chronométrée, puis comme un moment convivial. Commence par fixer le format, le nombre de participants et la durée d’une manche avant de réserver la salle ou d’acheter les puzzles. Les règles, le barème des prix et les modalités d’inscription doivent être finalisés plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, l’installation des tables, des stations de puzzle et du point d’accueil détermine largement le rythme de la compétition.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le format de la compétition
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Acheter ou louer des puzzles
2 personnes
- 4
Rédiger les règles du concours
2 personnes
- 5
Définir le barème des prix
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Mettre à jour la liste des participants
- 10
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 11
Commander les prix
- 12
Vérifier les puzzles
3 personnes
- 13
Signaler les pièces de puzzle manquantes
2 personnes
- 14
Créer les numéros de compétition
2 personnes
- 15
Imprimer les feuilles de score
- 16
Partager l’itinéraire et le parking
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
Événement
- 19
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 20
Installer les tables
4 personnes
- 21
Installer les chaises
3 personnes
- 22
Installer les stations de puzzle
4 personnes
- 23
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 25
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 26
Préparer les amuse-bouches et les pâtisseries
2 personnes
- 27
Tester la technique et l'horloge
2 personnes
- 28
Accueillir les participants
3 personnes
- 29
Enregistrer la présence
2 personnes
- 30
Expliquer les règles du match
- 31
Distribuer les puzzles
4 personnes
- 32
Encadrer le départ de la course
2 personnes
- 33
Vérifier les stations de puzzle
3 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 36
Servir la soupe et le pain
3 personnes
- 37
Vérifier les scores finaux
3 personnes
- 38
Annonce des gagnants
- 39
Remettre les prix
2 personnes
- 40
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 41
Collecter les puzzles
4 personnes
- 42
Revérifier les puzzles
3 personnes
- 43
Faire la vaisselle
3 personnes
- 44
Rassembler les déchets
2 personnes
- 45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 46
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 47
Rapporter le matériel
2 personnes
- 48
Ranger les courses restantes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 42
- Table d'inscription
- Tables de buffetqté 2
Matériel de jeu
- Puzzles de 500 piècesqté 30
- Tapis de puzzleqté 30
- Puzzles de rechangeqté 2
- Pendule de matchqté 3
- Chronomètresqté 3
- Boîtes à puzzleqté 60
- Numéros de tableqté 32
Bureau
- Feuilles de scoreqté 40
- Badges des participantsqté 40
- Étiquettes nominativesqté 50
- Stylos à billeqté 50
- Marqueurs permanentsqté 6
- Papier d’impression
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 4
- Presse-papiersqté 6
- Enveloppes pour les prixqté 3
Catering
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Courses
Vaisselle
- Tassesqté 50
- Verresqté 50
- Assiettesqté 50
- Bol à soupeqté 45
- Couvertsqté 50
- Louchesqté 6
- Bol à soupeqté 45
Cuisine
- Réchauffeurs de soupeqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
- Ciseaux pour emballagesqté 2
Décoration
- Affiches du matchqté 6
- Panneaux de directionqté 8
- Nappesqté 12
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serviettes sponsorqté 8
Conseils
- Fixe le format au moins 4 semaines à l’avance : équipes ou participants individuels, puzzle de 500 pièces, durée maximale et conditions de départage. Ces choix déterminent le nombre de tables, de puzzles et de feuilles de score.
- Vérifie chaque puzzle avant l’événement, idéalement 7 à 10 jours avant. Signale les pièces manquantes et prévois des puzzles de rechange plutôt que de découvrir le problème pendant la manche.
- Prépare les inscriptions avec un numéro de compétition, un badge et une feuille de score pour chaque participant ou équipe. Garde aussi une liste à jour des inscrits et des besoins alimentaires jusqu’au jour J.
- Installe les stations de puzzle avant l’arrivée du public : tables, chaises, tapis, boîtes et numéros de table doivent être en place au moins 60 minutes avant le début. Teste les chronomètres et la pendule de match avant d’ouvrir l’accueil.
- Ne repousse pas les boissons et le café à la dernière minute. Mets les boissons au frais avant l’arrivée des participants et prépare les machines à café, bouilloires, thermos, tasses et verres pendant l’installation.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de puzzles ?
- Prévois 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, définir le format, acheter les puzzles, rédiger les règles et ouvrir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour vérifier le matériel, confirmer les participants et préparer les prix.
- Combien de puzzles faut-il prévoir pour un concours ?
- Prévois un puzzle par station de compétition et au moins 1 à 2 puzzles de rechange par tranche de 10 stations. Pour un concours sur des puzzles de 500 pièces, vérifie chaque boîte avant le jour J.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un concours de puzzles ?
- Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant le concours et fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Tu auras ainsi le temps de mettre à jour la liste des participants et de répartir les bénévoles.
- Combien de temps avant faut-il installer la salle ?
- Ouvre le lieu au moins 90 minutes avant le début prévu, puis réserve 60 minutes à l’installation des tables, chaises, stations de puzzle et de la table d’inscription. Garde les 30 dernières minutes pour les contrôles et l’accueil.
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