Organiser un concours de peinture, étape par étape

Un concours de peinture se prépare dans un ordre précis : d’abord le concept, les règles et le lieu, puis les inscriptions, le jury et le matériel. Les oublis les plus fréquents concernent l’éclairage, le séchage des œuvres, les besoins alimentaires et l’identification des participants. Prévoyez aussi une vraie zone d’accueil et assez d’espace entre les chevalets. Ce plan vous aide à avancer jusqu’à l’installation et à l’enregistrement le jour du concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Confirmer le lieu et la date
3
Rédiger les règles du concours
2 personnes
4
Définir les membres du jury
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier la liste des participants
2 personnes
11
Commander les prix et les certificats
12
Commander le catering
13
Acheter le matériel
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Préparer les badges des participants
2 personnes
16
Préparer les numéros de course
17
Nettoyer le lieu
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer les chevalets et les espaces de peinture
3 personnes
20
Installer la table d'inscription
2 personnes
21
Tester l’éclairage et l’alimentation électrique
2 personnes
22
Répartir le matériel de peinture
3 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

24
Accueillir les participants
3 personnes
25
Enregistrer les participants
2 personnes
26
Expliquer les règles du match
27
Encadrer le concours de peinture
4 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
2 personnes
30
Récupérer les tableaux
3 personnes
31
Accompagner l’évaluation du jury
3 personnes
32
Exposer les tableaux
3 personnes
33
Annonce des gagnants
34
Remettre les prix et les certificats
2 personnes
35
Faire venir les participants pour le départ
2 personnes

Suivi

36
Rassembler le matériel de peinture
3 personnes
37
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
40
Nettoyer le lieu
3 personnes
41
Inventorier le matériel
2 personnes
42
Rendre les articles empruntés
2 personnes
43
Conserver les travaux non retirés
2 personnes
44
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 55
Chevaletsqté 45
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Équipement

Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes sur batterieqté 6
Enceinte Bluetooth
Glacièresqté 3

Matériel d’art

Toiles à peindreqté 50
Sets de peinture acryliqueqté 50
Sets de pinceauxqté 50
Palettes de mélangeqté 50
Gobelets d'eauqté 55
Palettes de peintreqté 10
Crayonsqté 60
Gommesqté 30
Taille-crayonsqté 10
Tabliersqté 50
Ruban de masquageqté 12
Nappe de tableqté 12
Étagères de séchageqté 6
Toiles pour pinceauxqté 50

Inscription

Badges des participantsqté 60
Numéros de compétitionqté 60
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 10
Formulaires d’évaluationqté 15
Certificatsqté 10

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6
Nappe de remise des prix

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 10
Balais à mainqté 3
Porte-sacs-poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les règles avant d’ouvrir les inscriptions : thème, format des toiles, durée, critères d’évaluation et composition du jury doivent figurer sur le formulaire. Cela évite les contestations le jour du concours.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez le nombre de participants au plus tard 7 jours avant l’événement pour ajuster le catering et les boissons.
Prévoyez une table d’inscription séparée de l’espace de peinture, avec badges, numéros de compétition, stylos, presse-papiers et formulaires d’évaluation déjà regroupés par participant.
Installez les chevalets, tables et chaises avant l’arrivée du public, puis testez l’éclairage, les rallonges et les multiprises au moins 60 minutes avant le début. Une lampe sur batterie peut servir de secours.
Réservez une zone de séchage accessible mais hors du passage, avec les toiles identifiées par leur numéro. Placez les poubelles, nappes et protections avant de répartir les peintures, pinceaux, palettes et gobelets d’eau.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de peinture ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les règles, le lieu et le jury doivent être confirmés avant l’envoi des invitations, tandis que le matériel, les prix et le catering se finalisent dans les 7 à 10 jours précédant l’événement.
Quand faut-il lancer les inscriptions pour un concours de peinture ?: Ouvrez les inscriptions 3 à 4 semaines avant le concours et fixez une date de clôture 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de vérifier la liste des participants, les besoins alimentaires, les badges et les numéros de compétition.
Quel matériel prévoir pour chaque participant ?: Comptez au minimum une toile, un set de peinture, un set de pinceaux, une palette de mélange, une palette de peintre et un gobelet d’eau par personne. Ajoutez une marge de 10 % pour remplacer le matériel manquant ou endommagé.
Quand installer la salle le jour du concours ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’accueil : tables, chaises, chevalets, table d’inscription et zone de séchage d’abord. Gardez ensuite 60 minutes pour tester l’électricité, placer le matériel et mettre les boissons au frais.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.