Checklist pour organiser un concours de peinture
Un concours de peinture se prépare en plusieurs étapes : cadrer les règles, ouvrir les inscriptions, réunir le matériel et organiser l’espace de travail. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui ralentissent souvent le jour J. Prévoyez notamment les chevalets, les toiles, les numéros de compétition et un espace de séchage. Les besoins alimentaires, l’éclairage et l’alimentation électrique doivent aussi être vérifiés avant l’arrivée des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le concept de la compétition
2 personnes
Confirmer le lieu et la date
Rédiger les règles du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Commander les prix et les certificats
Commander le catering
Acheter le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les badges des participants
2 personnes
Préparer les numéros de course
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les chevalets et les espaces de peinture
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Tester l’éclairage et l’alimentation électrique
2 personnes
Répartir le matériel de peinture
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Expliquer les règles du match
Encadrer le concours de peinture
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Récupérer les tableaux
3 personnes
Accompagner l’évaluation du jury
3 personnes
Exposer les tableaux
3 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix et les certificats
2 personnes
Faire venir les participants pour le départ
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel de peinture
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Conserver les travaux non retirés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 55
- Chevaletsqté 45
- Table d'inscription
- Poubellesqté 6
Équipement
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Lampes sur batterieqté 6
- Enceinte Bluetooth
- Glacièresqté 3
Matériel d’art
- Toiles à peindreqté 50
- Sets de peinture acryliqueqté 50
- Sets de pinceauxqté 50
- Palettes de mélangeqté 50
- Gobelets d'eauqté 55
- Palettes de peintreqté 10
- Crayonsqté 60
- Gommesqté 30
- Taille-crayonsqté 10
- Tabliersqté 50
- Ruban de masquageqté 12
- Nappe de tableqté 12
- Étagères de séchageqté 6
- Toiles pour pinceauxqté 50
Inscription
- Badges des participantsqté 60
- Numéros de compétitionqté 60
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 10
- Formulaires d’évaluationqté 15
- Certificatsqté 10
Décoration
- Panneau d’accueil
- Panneaux indicateursqté 6
- Nappe de remise des prix
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Épongesqté 10
- Balais à mainqté 3
- Porte-sacs-poubelleqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les règles avant d’envoyer les invitations : précisez le thème, la durée, le format des toiles, les critères d’évaluation et les modalités de remise des prix.
- Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant le concours afin de confirmer la liste des participants, les badges, les numéros de compétition et les éventuels besoins alimentaires.
- Prévoyez une place de travail par participant, puis ajoutez une table d’inscription séparée avec stylos, presse-papiers et formulaires d’évaluation pour éviter les files à l’accueil.
- Testez l’éclairage, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Les lampes sur batterie sont utiles si certaines zones restent trop sombres ou si une prise devient inaccessible.
- Installez les étagères de séchage avant le début de l’épreuve et indiquez clairement où déposer chaque toile. Gardez les certificats et les prix dans un endroit accessible pour la remise finale.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de peinture ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et la date, rédiger le règlement, diffuser les invitations, traiter les inscriptions et commander les prix.
- Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de peinture ?
- Fermez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi ajuster les toiles, les sets de peinture, les chevalets, les badges et la restauration au nombre réel de participants.
- Quel matériel prévoir pour chaque participant ?
- Comptez au minimum une toile, un espace de peinture, un set de pinceaux, une palette de mélange, un gobelet d’eau et un tablier par participant. Ajoutez quelques unités de réserve pour remplacer le matériel manquant ou abîmé.
- Quand installer la salle du concours de peinture ?
- Faites l’installation la veille lorsque c’est possible, ou au moins 2 à 3 heures avant l’accueil. Les tables, chaises, chevalets, espaces de peinture, éclairage et table d’inscription doivent être prêts avant l’enregistrement.
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