Organiser un concours de cocktails, étape par étape

Un concours de cocktails demande plus qu’un bar bien approvisionné. Il faut fixer un format clair, répartir les équipes, préparer le jury et donner à chaque participant un poste identique. Commence par le règlement et les inscriptions, puis verrouille les achats et l’organisation de la salle. Le jour J, prévois du temps pour le briefing, la mise en place des garnitures et le refroidissement des boissons avant le premier passage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Inviter les membres du jury
3
Confirmer le lieu
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les équipes et l’ordre de départ
2 personnes
9
Envoyer les règles de la compétition
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Commander les boissons et les ingrédients
12
Préparer les formulaires du jury
13
Préparer le briefing des participants
14
Faire les courses
2 personnes
15
Vérifier les ingrédients
2 personnes
16
Préparer les garnitures
2 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Monter le bar et les postes de travail
4 personnes
21
Installer la table du jury
2 personnes
22
Installer la table d’accueil
2 personnes
23
Suspendre la décoration
2 personnes
24
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
25
Préparer les ingrédients par équipe
4 personnes
26
Organiser le briefing du jury
4 personnes

Événement

27
Accueillir les participants
3 personnes
28
Enregistrer la présence
2 personnes
29
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
30
Expliquer les règles du match
31
Guider les équipes vers les postes de travail
2 personnes
32
Encadrer le premier tour de compétition
4 personnes
33
Servir des cocktails au jury
3 personnes
34
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
35
Encadrer le deuxième tour de compétition
4 personnes
36
Réapprovisionner les boissons et la glace
3 personnes
37
Servir des amuse-bouches
3 personnes
38
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
39
Laver les verres
2 personnes
40
Calculer les scores
2 personnes
41
Annoncer le vainqueur
42
Remettre le prix
2 personnes

Suivi

43
Fermer le bar
3 personnes
44
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
45
Retirer la décoration
2 personnes
46
Démonter le mobilier
4 personnes
47
Nettoyer le lieu
4 personnes
48
Compter le stock
2 personnes
49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
50
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 8
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Verres à cocktailqté 80
Verres à long drinkqté 60
Verres à vinqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Cuillères de barqté 12
Paillesqté 100

Équipement

Shakers à cocktailqté 10
Jiggersqté 12
Tabourets de barqté 10
Planches à découperqté 10
Couteaux d’officeqté 12
Mixeursqté 4
Glacièresqté 6
Glacières portativesqté 4

Cuisine

Verres doseursqté 8
Cuillères à glaceqté 8
Pincesqté 8
Bacs à garnituresqté 20
Saladiersqté 12
Bacs de rangementqté 20
Tire-bouchonsqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Assiettes à cocktailqté 8
Ballonsqté 40
Panneaux de noms de compétitionqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 4
Porte-sacs-poubelleqté 6

Catering

Fiches de juryqté 20
Sets de stylosqté 12
Prixqté 3
Étiquettes nominativesqté 70
Courses

Conseils

Fixe le format avant d’envoyer les invitations : nombre de participants par équipe, durée de chaque épreuve, cocktails imposés ou libres et critères de notation. Un règlement transmis au moins 7 jours avant évite les questions de dernière minute.
Traite les inscriptions dès leur réception et demande les besoins alimentaires en même temps. Établis ensuite l’ordre de départ et envoie à chaque équipe son horaire, ses règles et la liste du matériel disponible.
Prépare un poste de travail par équipe avec les mêmes bases : shaker, doseur, planche, couteau, glace, verres et bacs à garnitures. Prépare les ingrédients par équipe plutôt que de laisser tout le stock au bar central.
Installe la salle au moins 2 heures avant l’accueil : tables, chaises, postes de travail, table du jury et table d’accueil. Mets les boissons au frais suffisamment tôt et vérifie les ingrédients avant l’arrivée des participants.
Briefing, dégustation et notation doivent suivre le même ordre pour chaque équipe. Prépare les formulaires du jury à l’avance et réserve 10 à 15 minutes entre deux passages si tu dois nettoyer les postes ou remplacer la glace.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un concours de cocktails ?: Commence idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Garde la dernière semaine pour confirmer les inscriptions, répartir les équipes, envoyer le règlement et commander les boissons et ingrédients.
Combien de temps avant faut-il inviter le jury ?: Contacte les membres du jury au moins 3 semaines à l’avance, puis confirme leur présence 7 jours avant. Envoie-leur les critères de notation et le déroulé avant le jour du concours.
Combien de temps faut-il pour installer un concours de cocktails ?: Prévois environ 2 heures pour installer la salle et les postes, puis 30 minutes pour le briefing final. Ajoute du temps si les garnitures doivent être préparées sur place ou si plusieurs mixeurs sont utilisés.
Comment organiser les postes de travail pour un concours de cocktails ?: Prévois un poste par équipe et donne à chacun le même équipement et les mêmes quantités de base. Prépare les ingrédients dans des bacs séparés au moins 30 minutes avant le premier passage afin d’éviter les échanges et les retards.

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