Checklist pour organiser un concours de danse de salon

Un concours de danse de salon repose sur une organisation précise avant même l’arrivée des couples. Il faut cadrer le règlement, les catégories et le jury, puis suivre les inscriptions jusqu’à la liste de départ. La musique, les résultats, l’accueil et les espaces de changement demandent aussi une préparation dédiée. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu de la compétition
Définir le règlement du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
Définir l'encadrement de la compétition
Définir le responsable de la musique
Réserver le photographe
Consigner le contact de premiers secours
Faire les réservations
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Établir la liste de départ
2 personnes
Établir la répartition des poules
2 personnes
Publier le planning
Informer les participants
2 personnes
Envoyer les consignes du jury
Collecter la musique par danse
2 personnes
Enregistrer la musique de secours
Commander les prix et les coupes
Préparer les certificats
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Imprimer les dossards
Imprimer le programme du public
2 personnes
Passer la commande traiteur
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel de compétition
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Tester la musique de compétition
2 personnes
Installer la table des scores
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Accueillir le jury
2 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les numéros de départ
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les premières manches
4 personnes
Récupérer les fiches de score
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Vérifier les scores intermédiaires
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer les finales
4 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Prononcer le mot de clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Archiver le matériel de score
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Contrôler le vestiaire
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Partager les photos
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 120
Table du jury
Tables d’inscriptionqté 2
Portantsqté 4
Portants de logeqté 8
Poubellesqté 8
Tentes de réceptionqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 3
Rallonges à enrouleurqté 3
Calculatricesqté 4
Microphones sans filqté 2
Téléphones portablesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Glacièresqté 4
Défroisseurs vapeurqté 2
Pistolet à colle
Aspirateurqté 2
Pompes à airqté 2
Caisse

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 6
Piles de rechangeqté 24

Son

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Pieds de microqté 2
Casque audioqté 2
Cartes mémoire de rechangeqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 14
Bannières de compétitionqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Compositions floralesqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Pichets à caféqté 4
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4

Matériel de compétition

Numéros de départqté 80
Épingles de sûretéqté 200
Feuilles de scoreqté 600
Presse-papiersqté 25
Stylosqté 60
Crayonsqté 30
Marqueursqté 12
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 150
Certificatsqté 100
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 12
Enveloppes pour les prixqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement et les catégories avant d’ouvrir les inscriptions. Précisez notamment les danses concernées, les niveaux, les horaires et les critères de jugement afin d’éviter les demandes contradictoires.
Fermez les inscriptions assez tôt pour vérifier les données, les frais et les besoins alimentaires. Prévoyez au moins un contrôle complet avant d’attribuer les numéros de départ et de publier les poules.
Préparez le planning après la répartition des poules, pas avant. Envoyez-le aux participants avec les consignes du jury suffisamment tôt pour qu’ils puissent arriver, s’échauffer et se changer sans retard.
Demandez la musique de chaque danse dans un format défini et conservez une copie de secours sur une autre clé USB. Testez le son avant l’ouverture, avec les haut-parleurs, la table de mixage et les microphones.
Organisez séparément l’accueil, le jury, les coulisses et la piste. Les tables d’inscription, les chaises, les portants, les rallonges et l’éclairage doivent être installés avant l’arrivée des premiers participants, avec une personne responsable par zone.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de danse de salon ?: Ouvrez-les dès que le règlement, les catégories et les membres du jury sont confirmés. Prévoyez une période d’inscription d’au moins 3 à 4 semaines, puis gardez quelques jours pour vérifier les dossiers et les paiements.
Quand publier le planning d’un concours de danse de salon ?: Publiez-le après la clôture des inscriptions, lorsque les numéros de départ et les poules sont établis. Envoyez la version définitive au moins 5 à 7 jours avant la compétition afin de limiter les appels de dernière minute.
Combien de temps prévoir pour préparer la musique du concours ?: Collectez les morceaux au plus tard 7 jours avant l’événement et préparez une copie de secours immédiatement après. Réservez ensuite 1 à 2 heures pour tester chaque danse, les transitions et le microphone sur place.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des danseurs ?: Installez un point d’inscription avec ordinateur, imprimante, calculatrice et liste de départ, puis prévoyez une zone distincte pour les changements. Arrivez au moins 2 heures avant le premier passage pour installer le mobilier, vérifier le son et orienter les participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.