Organiser un concert sur la promenade, étape par étape
Un concert sur une promenade se prépare d’abord comme un projet de circulation, puis comme un spectacle. Commence par obtenir l’autorisation et à confirmer le lieu, le parcours et les points d’alimentation avant de réserver les artistes et le matériel. Ensuite, verrouille le programme, les bénévoles, les inscriptions et les informations destinées au public. La dernière semaine sert surtout à vérifier la météo, refroidir les boissons, préparer les encas et contrôler chaque élément technique avant l’installation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Demander une autorisation
- 2
Réserver les formations musicales
2 personnes
- 3
Établir le programme des spectacles
2 personnes
- 4
Confirmer le lieu et le parcours
2 personnes
- 5
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 6
Réserver le matériel sonore
- 7
Réserver le catering
- 8
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Diffuser les informations sur la circulation
- 13
Imprimer le programme
2 personnes
- 14
Vérifier les prévisions météo
- 15
Faire les courses
3 personnes
- 16
Rassembler le matériel
3 personnes
- 17
Refroidir les boissons
3 personnes
- 18
Préparer les en-cas
4 personnes
- 19
Balisage du parcours
3 personnes
- 20
Balisage de la zone de scène
3 personnes
- 21
Installer les tables
4 personnes
- 22
Installer les chaises
4 personnes
- 23
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 24
Installer la décoration
3 personnes
- 25
Installer le matériel sonore
3 personnes
- 26
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
- 27
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
- 28
Installer le point caisse et information
2 personnes
Événement
- 29
Accueillir les artistes
2 personnes
- 30
Placer les instruments en sécurité
3 personnes
- 31
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
- 32
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 33
Assurer l'accueil à l'entrée
2 personnes
- 34
Fournir des informations au public
2 personnes
- 35
Annoncer les spectacles
- 36
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 37
Servir les boissons
4 personnes
- 38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 39
Servir le café et le thé
2 personnes
- 40
Vider les poubelles
2 personnes
- 41
Vérifier les toilettes
- 42
Accompagner les spectacles
2 personnes
- 43
Gérer la sortie du public
3 personnes
Suivi
- 44
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
- 45
Démonter le mobilier
4 personnes
- 46
Retirer la décoration
3 personnes
- 47
Faire la vaisselle
3 personnes
- 48
Rassembler les déchets
4 personnes
- 49
Nettoyer le site
4 personnes
- 50
Inventorier le matériel
2 personnes
- 51
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 52
Ranger le stock restant
2 personnes
- 53
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 10
- Chaises pliantesqté 120
- Tabourets de barqté 12
- Tables de buffetqté 4
- Poteaux de balisageqté 20
- Barrières de séparationqté 12
Équipement
- Intervenants actifsqté 4
- Table de mixage
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 4
- Enceintes de monitoringqté 2
- Câbles de haut-parleurqté 8
- Câbles audioqté 12
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 12
- Enrouleurs électriquesqté 4
Éclairage
- Lampes de travail LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Pieds de lampeqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Ballonsqté 200
- Affiches du programmeqté 30
- Panneaux de directionqté 12
- Panneaux indicateursqté 16
- Nappesqté 14
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 400
- Tasses à caféqté 120
- Assiettesqté 250
- Couvertsqté 250
- Louchesqté 12
- Pincesqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 8
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 16
- Bacs de conservationqté 12
- Pinces de cuisineqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Demande l’autorisation avant de confirmer les réservations importantes : prévois au moins 6 à 8 semaines pour valider le parcours, la scène et les éventuelles restrictions de circulation.
- Réserve les formations musicales et le matériel sonore dès que le programme est établi. Pour chaque groupe, note l’horaire, la durée du passage et les besoins en microphones, boîtiers DI, retours et câbles.
- Traite les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le concert. Cette échéance laisse le temps d’ajuster le catering, les verres réutilisables et les tasses à café.
- Prépare un plan de circulation lisible avec des panneaux indicateurs, des poteaux de balisage et des barrières de séparation. Installe le balisage du parcours avant les tables, les chaises et les tentes afin de ne pas devoir déplacer le mobilier.
- Fais une répétition technique le jour même, avant l’arrivée du public : teste la table de mixage, les microphones, les enceintes, les rallonges et les passe-câbles. Garde des lampes de travail LED disponibles si le démontage se prolonge après la tombée de la nuit.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert sur une promenade ?
- Prévois au minimum 6 à 8 semaines, et davantage si une autorisation de circulation ou d’occupation de l’espace public est nécessaire. Les artistes, le son et le catering doivent idéalement être confirmés 4 semaines avant la date.
- Quand réserver la sonorisation d’un concert en plein air ?
- Réserve-la dès que le programme des spectacles est défini, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Transmets au prestataire le nombre de formations, les horaires et la liste des microphones, retours, câbles et alimentations nécessaires.
- Combien de bénévoles faut-il pour un concert sur une promenade ?
- Pour un événement de petite ou moyenne taille, prévois au moins 1 bénévole pour 25 à 40 participants, avec des personnes affectées séparément à l’accueil, à la circulation et au rangement. Confirme les disponibilités 10 à 14 jours avant le concert.
- Quand installer le balisage et les tentes le jour du concert ?
- Commence le balisage du parcours et de la zone de scène au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Monte ensuite les tentes, installe les tables et les chaises, puis réserve la dernière heure au branchement et au test du matériel sonore.
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