Ein Promenadenkonzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage die Genehmigung zuerst und bestätige gleichzeitig Ort und Anfahrtsweg. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, weil Rückfragen zu Verkehr, Strom oder Lärmschutz den Termin verzögern können.
• Lege das Aufführungsprogramm fest, bevor du Einladungen verschickst. Sobald Dauer, Pausen und Besetzung feststehen, lassen sich Programm, Sitzordnung, Moderation und Tonbedarf zuverlässig planen.
• Prüfe die Stromanschlüsse nicht erst beim Aufbau. Kläre vorher, welche Anschlüsse für Mischpult, aktive Lautsprecher, Monitorspeaker und Beleuchtung verfügbar sind, und verlege Kabel nur mit Kabelmatten oder Kabeltrommeln.
• Teile die Freiwilligen in feste Schichten ein: Empfang und Anmeldungen, Wegweisung, Getränke, Catering, Bühnenbereich und Abbau. Für jede Schicht sollte mindestens eine verantwortliche Person mit Kontaktliste eingetragen sein.
• Kontrolliere Wetter und Material am Vortag und lege eine feste Aufbauzeit fest. Partyzelte, Tische, Stühle, Absperrungen und Tonanlage müssen vor dem Eintreffen des Publikums stehen; Getränke und Snacks kommen erst danach an ihren Platz.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Promenadenkonzert genehmigen lassen?

Reiche den Antrag idealerweise mehrere Wochen vor dem Konzert ein. Sobald Ort, Besucherführung und Programm grob feststehen, kannst du die Genehmigung beantragen und fehlende Angaben nachreichen.

Wann sollte man die Tontechnik für ein Promenadenkonzert reservieren?

Reserviere Mischpult, Mikrofone, Lautsprecher, Monitorspeaker und Kabel, sobald die Musikvereinigungen und das Programm festgelegt sind. Plane spätestens einige Wochen vor dem Termin, damit die benötigte Ausstattung verfügbar bleibt.

Wie viele Helfer braucht ein Promenadenkonzert?

Plane mindestens eine verantwortliche Person für jede Aufgabe und Schicht ein: Empfang, Wegweisung, Getränke, Catering, Bühnenbereich und Abbau. Bei sechs Bereichen sind damit mindestens sechs eingewiesene Verantwortliche nötig, zusätzlich zu kurzfristigen Helfern.

Wann baut man die Tonanlage und die Absperrungen auf?

Beginne den Aufbau mehrere Stunden vor dem Einlass. Stelle zuerst Zelte, Tische, Stühle und Absperrungen auf, prüfe danach Strom und Kabelwege und führe anschließend einen vollständigen Soundcheck durch.