Organiser un concert sur la place, étape par étape

Un concert sur une place se prépare d’abord sur papier, bien avant l’installation de la scène. Commencez par fixer la date, le programme et les artistes, puis verrouillez le lieu, les autorisations et les besoins techniques. Le son, l’électricité, la météo et la circulation du public demandent des décisions précises : une prise insuffisante ou un câble mal protégé peut bloquer toute la soirée. Prévoyez ensuite les bénévoles, les boissons, les invitations et un planning d’installation avec des horaires réalistes.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les artistes
2 personnes
3
Coordonner le répertoire et les horaires de passage
2 personnes
4
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
5
Réserver le lieu et la place
2 personnes
6
Vérifier les autorisations
2 personnes
7
Fixer les consignes sonores
2 personnes
8
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
9
Définir le scénario météo
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la promotion en ligne
2 personnes
12
Accrocher les affiches
3 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Confirmer les livraisons
2 personnes
17
Faire les réservations
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Transporter les boissons au frais
2 personnes
21
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
22
Préparer l’agencement de la scène
2 personnes
23
Élaborer le planning technique
2 personnes
24
Définir le parcours du public
2 personnes
25
Dégager les sorties de secours
2 personnes
26
Vérifier les toilettes
2 personnes
27
Distribuer la liste de contacts
2 personnes
28
Préparer la caisse
2 personnes
29
Préparer les brochures du programme
2 personnes
30
Inspecter le site
3 personnes
31
Confirmer les délais de livraison
2 personnes

Événement

32
Installer les tables et les chaises
6 personnes
33
Monter les éléments de scène
6 personnes
34
Installer le système de sonorisation
4 personnes
35
Brancher les microphones
2 personnes
36
Installer les instruments
4 personnes
37
Sécuriser les câbles
3 personnes
38
Installer l’éclairage
3 personnes
39
Installer la décoration
3 personnes
40
Installer le panneau d'information
2 personnes
41
Aménager le bar
4 personnes
42
Remplir les glacières
3 personnes
43
Mettre en place le point café
2 personnes
44
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
45
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
46
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
47
Ravitailler les sanitaires
2 personnes
48
Tenir la caisse
2 personnes
49
Accueillir les artistes
2 personnes
50
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
51
Annoncer le programme
52
Accueillir le public
3 personnes
53
Servir les boissons
4 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Vérifier le stock du bar
2 personnes
58
Rassembler les déchets
2 personnes
59
Répondre aux questions du public
2 personnes
60
Accompagner les artistes
2 personnes
61
Diffuser la musique de pause
62
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
63
Ajuster l’éclairage
2 personnes
64
Annoncer le programme final
65
Traiter les dernières commandes
2 personnes
66
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes

Suivi

67
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
68
Emballer les instruments
4 personnes
69
Démonter la scène
6 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Préparer le stock du bar
3 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Trier les déchets
3 personnes
75
Nettoyer le site
5 personnes
76
Nettoyer les toilettes
2 personnes
77
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
78
Retourner les matériels
3 personnes
79
Clôturer la caisse
2 personnes
80
Ranger les restes
2 personnes
81
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
82
Remettre le lieu en état
2 personnes
83
Rapporter les clés et les badges d’accès

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Bar de serviceqté 2
Tables hautesqté 8
Éléments de podiumqté 12
Table des artistesqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Haut-parleursqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles de microqté 12
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 10
Piles de rechangeqté 24
Pieds de microqté 12
Support pour ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plats de service avec couvercleqté 8
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Tentures de scèneqté 4
Panneaux du programmeqté 3
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme et les horaires de passage avant la communication. Demandez à chaque artiste ses besoins techniques, ses fichiers musicaux et son heure d’arrivée au moins deux semaines avant le concert.
Traitez les autorisations et les consignes sonores dès que la date est fixée. Vérifiez aussi la puissance électrique disponible et prévoyez une solution si elle ne suffit pas au système de sonorisation et à l’éclairage.
Dessinez le parcours du public avant de placer les tables, le bar et les chaises. Gardez les sorties de secours dégagées et protégez les câbles avec des passe-câbles, surtout entre la scène, la régie et les prises.
Préparez un scénario météo écrit au moins 48 heures à l’avance. Décidez qui suit les prévisions, où déplacer le matériel et comment prévenir les artistes et le public en cas de pluie ou de vent.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que de compter sur une seule équipe. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour le bar, une pour la scène et une pour les imprévus pendant les changements d’artistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert sur une place ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes, obtenir les autorisations, réserver le matériel et lancer la communication.
Quand faut-il demander les autorisations pour un concert sur la place ?: Déposez les demandes dès que la date et le lieu sont envisagés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Les délais varient selon la commune, le niveau sonore et l’occupation de l’espace public.
Combien de boissons prévoir pour un concert en plein air ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 à 15 % et gardez les boissons au frais avant l’ouverture du bar.
Quand installer la scène et le matériel technique ?: Prévoyez l’installation au moins 4 à 6 heures avant le premier passage. Gardez ensuite 60 à 90 minutes pour les balances, les tests de microphones, les retours et la vérification de chaque câble.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.