So organisierst du ein Platzkonzert

Bei einem Platzkonzert entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum, Programm und Spielzeiten fest, bestätige die Künstler und reserviere den Platz. Danach klärst du Genehmigungen, Strom, Ton, Wetter und die Führung des Publikums. Plane außerdem früh Helfer, Getränke, Sitzplätze und den Bühnenaufbau ein – gerade technische Details und ein Schlechtwetterszenario werden häufig zu spät geregelt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Künstler bestätigen
2 Personen
3
Repertoire und Spielzeiten abstimmen
2 Personen
4
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
5
Location und Platz reservieren
2 Personen
6
Genehmigungen prüfen
2 Personen
7
Soundabsprachen festlegen
2 Personen
8
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
9
Wetterszenario festlegen
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Werbung online stellen
2 Personen
12
Poster aufhängen
3 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Lieferungen bestätigen
2 Personen
17
Reservierungen vornehmen
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke gekühlt transportieren
2 Personen
21
Musikdateien sammeln
2 Personen
22
Bühnenaufbau vorbereiten
2 Personen
23
Technische Planung erstellen
2 Personen
24
Publikumsführung festlegen
2 Personen
25
Notausgänge freihalten
2 Personen
26
Toiletten kontrollieren
2 Personen
27
Kontaktliste verteilen
2 Personen
28
Kasse vorbereiten
2 Personen
29
Programmhefte auslegen
2 Personen
30
Gelände inspizieren
3 Personen
31
Lieferzeiten bestätigen
2 Personen

Event

32
Tische und Stühle bereitstellen
6 Personen
33
Bühnenelemente aufbauen
6 Personen
34
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
35
Mikrofone anschließen
2 Personen
36
Instrumente bereitstellen
4 Personen
37
Kabel sicher verlegen
3 Personen
38
Licht installieren
3 Personen
39
Dekoration aufhängen
3 Personen
40
Infotafel aufstellen
2 Personen
41
Bar einrichten
4 Personen
42
Kühlboxen füllen
3 Personen
43
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
44
Catering bereitstellen
4 Personen
45
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
46
Müllstationen aufstellen
2 Personen
47
Toilettenartikel auffüllen
2 Personen
48
Kasse bedienen
2 Personen
49
Künstler empfangen
2 Personen
50
Soundcheck durchführen
4 Personen
51
Programm ankündigen
52
Publikum begrüßen
3 Personen
53
Getränke servieren
4 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
3 Personen
56
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
57
Barvorrat kontrollieren
2 Personen
58
Abfall sammeln
2 Personen
59
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
60
Künstler betreuen
2 Personen
61
Pausenmusik abspielen
62
Lautstärke kontrollieren
2 Personen
63
Beleuchtung anpassen
2 Personen
64
Abschlussprogramm ankündigen
65
Letzte Bestellungen bearbeiten
2 Personen
66
Publikum sicher hinausleiten
4 Personen

Nachbereitung

67
Tonanlage ausschalten
3 Personen
68
Instrumente einpacken
4 Personen
69
Bühne abbauen
6 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Barvorrat einpacken
3 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Abfall trennen
3 Personen
75
Gelände reinigen
5 Personen
76
Toiletten reinigen
2 Personen
77
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
78
Materialien zurückgeben
3 Personen
79
Kasse abschließen
2 Personen
80
Reste einlagern
2 Personen
81
Fundsachen sammeln
2 Personen
82
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
83
Schlüssel und Zutrittskarten zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
Bar-ThekeAnz. 2
StehtischeAnz. 8
BühnenelementeAnz. 12
KünstlertischAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Soundanlage
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
LautsprecherAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 12
MikrofonkabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 6
SteckdosenleistenAnz. 10
KabelmattenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24
NotenständerAnz. 12
Laptopständer

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
LichterkettenAnz. 4
ArbeitslampenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BühnentücherAnz. 4
ProgrammschilderAnz. 3
WegweiserAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 3
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Künstler und Spielzeiten mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Frage dabei auch nach benötigten Mikrofonen, DI-Boxen, Monitoren, Notenständern und Anschlüssen.
Prüfe Strom und Kabel vor dem Aufbau vor Ort. Plane Kabeltrommeln, Steckdosenleisten und Kabelmatten so, dass keine Wege und Notausgänge blockiert werden.
Lege das Wetterszenario spätestens 7 Tage vor dem Konzert fest. Kläre, wer bei Regen entscheidet, wie Technik geschützt wird und ob Bühnenelemente sowie Licht sicher stehen können.
Teile Helfer in feste Schichten ein: mindestens eine Person für Künstlerbetreuung, eine für Getränke und eine für Publikumsführung. Übergib Aufgaben und Telefonnummern spätestens 3 Tage vorher.
Kühle Getränke erst nach dem Aufbau vollständig und transportiere sie möglichst kurz vor dem Einlass. Wiederverwendbare Trinkgläser, Kaffeetassen und Teller solltest du nach erwarteter Gästezahl plus etwa 10 Prozent bereitstellen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Platzkonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Platzreservierung und Künstlern. Genehmigungen, Technik und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann sollte ich die Tontechnik für ein Platzkonzert planen?: Sammle die technischen Anforderungen direkt bei der Künstlerbestätigung und erstelle spätestens 3 Wochen vorher einen Aufbauplan. Prüfe Soundanlage, Mischpult, Mikrofone, Lautsprecher, Monitorspeaker und Stromanschlüsse gemeinsam.
Wie viele Helfer braucht ein Platzkonzert?: Für ein kleines Platzkonzert solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer einteilen: für Aufbau, Künstler, Getränke, Publikumsführung und Abbau. Plane zusätzlich eine Reserveperson ein, damit Ausfälle nicht den Ablauf unterbrechen.
Wann verschicke ich Einladungen und stelle Werbung online?: Starte die Online-Werbung etwa 4 Wochen vorher und verschicke Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Konzert. Poster sollten mindestens 14 Tage hängen, damit der Termin nicht nur kurzfristig wahrgenommen wird.

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