Zo organiseer je een pleinconcert zonder last-minute stress
Begin niet met posters of boodschappen, maar met datum, programma en plein. Bevestig daarna de artiesten en verzamel hun technische wensen, zodat podium, geluidsset, stroom en verlichting op elkaar aansluiten. Regel vergunningen, geluidsafspraken en een weerscenario voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste fase draait alles om uitvoering: vrijwilligers indelen, leveringen controleren, dranken gekoeld vervoeren en nooduitgangen vrijhouden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Artiesten bevestigen
2 personen
- 3
Repertoire en speeltijden afstemmen
2 personen
- 4
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 5
Locatie en plein reserveren
2 personen
- 6
Vergunningen controleren
2 personen
- 7
Geluidsafspraken vastleggen
2 personen
- 8
Stroomvoorziening controleren
2 personen
- 9
Weerscenario bepalen
2 personen
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Promotie online plaatsen
2 personen
- 12
Posters ophangen
3 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
2 personen
- 15
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 16
Leveringen bevestigen
2 personen
- 17
Reserveringen maken
2 personen
- 18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Dranken gekoeld vervoeren
2 personen
- 21
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
- 22
Podiumindeling voorbereiden
2 personen
- 23
Technische planning maken
2 personen
- 24
Publieksrouting bepalen
2 personen
- 25
Nooduitgangen vrijhouden
2 personen
- 26
Toiletten controleren
2 personen
- 27
Contactlijst uitdelen
2 personen
- 28
Kassa voorbereiden
2 personen
- 29
Programmafolders klaarleggen
2 personen
- 30
Terrein inspecteren
3 personen
- 31
Leveringstijden bevestigen
2 personen
Event
- 32
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
- 33
Podiumdelen opbouwen
6 personen
- 34
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
- 35
Microfoons aansluiten
2 personen
- 36
Instrumenten klaarzetten
4 personen
- 37
Kabels veilig afwerken
3 personen
- 38
Licht installeren
3 personen
- 39
Decoratie ophangen
3 personen
- 40
Informatiebord plaatsen
2 personen
- 41
Bar inrichten
4 personen
- 42
Koelboxen vullen
3 personen
- 43
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 44
Catering klaarzetten
4 personen
- 45
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
- 46
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 47
Toiletvoorzieningen aanvullen
2 personen
- 48
Kassa bemannen
2 personen
- 49
Artiesten ontvangen
2 personen
- 50
Soundcheck uitvoeren
4 personen
- 51
Programma aankondigen
- 52
Publiek verwelkomen
3 personen
- 53
Dranken serveren
4 personen
- 54
Hapjes serveren
3 personen
- 55
Dranken bijvullen
3 personen
- 56
Koffie en thee schenken
2 personen
- 57
Barvoorraad controleren
2 personen
- 58
Afval verzamelen
2 personen
- 59
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
- 60
Artiesten begeleiden
2 personen
- 61
Pauzemuziek afspelen
- 62
Geluidsniveau controleren
2 personen
- 63
Verlichting bijstellen
2 personen
- 64
Eindprogramma aankondigen
- 65
Laatste bestellingen verwerken
2 personen
- 66
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen
Nazorg
- 67
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
- 68
Instrumenten inpakken
4 personen
- 69
Podium afbreken
6 personen
- 70
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 71
Decoratie verwijderen
3 personen
- 72
Barvoorraad inpakken
3 personen
- 73
Servies afwassen
3 personen
- 74
Afval sorteren
3 personen
- 75
Terrein schoonmaken
5 personen
- 76
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 77
Geleende spullen controleren
2 personen
- 78
Materialen retourneren
3 personen
- 79
Kassa afsluiten
2 personen
- 80
Restanten opslaan
2 personen
- 81
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 82
Locatie opleveren
2 personen
- 83
Sleutels en toegangspassen terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Biertafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Barbalieaantal 2
- Statafelsaantal 8
- Podiumdelenaantal 12
- Artiestentafelaantal 2
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Geluidsset
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- Luidsprekersaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 2
- DI-boxenaantal 4
- Instrumentkabelsaantal 12
- Microfoonkabelsaantal 12
- Stroomhaspelsaantal 6
- Verdeelstekkersaantal 10
- Kabelmattenaantal 10
- Reservebatterijenaantal 24
- Muziekstandaardsaantal 12
- Laptopstandaard
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 2
- Snoerverlichtingaantal 4
- Werklampenaantal 4
- Zaklampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Opslagbakkenaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Podiumdoekenaantal 4
- Programmabordenaantal 3
- Pijlbordenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Krijtbordenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handvegersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de technische planning uiterlijk twee weken vooraf vast. Noteer per artiest microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, instrumentkabels en de gewenste speeltijden; zo kan de geluidscheck vóór het publiek arriveert plaatsvinden.
- Controleer de stroomvoorziening vóór je podium en verlichting reserveert. Tel het verbruik van mengpaneel, luidsprekers, LED-spots en snoerverlichting bij elkaar op en leg voldoende stroomhaspels, verdeelstekkers en kabelmatten klaar.
- Maak één publieksroute van entree naar plein, bar en zitplaatsen. Houd nooduitgangen volledig vrij en plaats klapstoelen, biertafels en statafels zo dat bezoekers en hulpverleners minstens één duidelijke doorgang behouden.
- Plan het weerbesluit niet op de dag zelf. Leg vooraf vast wanneer je bij regen of wind overschakelt naar het alternatieve scenario en informeer artiesten, vrijwilligers en bezoekers uiterlijk 24 uur van tevoren.
- Plan de opbouw terug vanaf de aanvangstijd. Reserveer tijd voor podiumdelen, geluidsset, microfoons, muziekbestanden, LED-spots en een volledige soundcheck; leveringen en gekoelde dranken moeten vóór de publieksinloop binnen zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een pleinconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, plein, artiesten en vergunningen. Reserveer de laatste 2 weken voor techniek, promotie, vrijwilligers, leveringen en het weerscenario.
- Welke vergunning heb je nodig voor een pleinconcert?
- Dat hangt af van de gemeente, locatie en geluidsniveau. Controleer minimaal 8 weken vooraf welke evenementen- en geluidsafspraken gelden en of je een melding, vergunning of aanvullende toestemming nodig hebt.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een pleinconcert?
- Reken voor een klein pleinconcert op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en publieksrouting, 2 voor bar of catering en 2 voor opbouw en afbouw. Voeg extra mensen toe zodra meerdere ingangen of een groter plein toezicht vragen.
- Wanneer moet je de techniek van een pleinconcert testen?
- Plan de technische opbouw en soundcheck minimaal 2 uur vóór de publieksinloop. Test ook reservebatterijen, kabels, monitorluidsprekers, verlichting en de muziekbestanden; een korte controle vlak voor aanvang voorkomt uitval tijdens het programma.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!