Organiser un concert sur la place, étape par étape

Un concert sur une place se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par confirmer la date et le lieu, vérifier le permis, l’assurance et l’alimentation électrique avant de réserver les artistes et la sonorisation. Ensuite, construisez le programme, organisez l’accueil, la sécurité et les sanitaires, puis coordonnez les bénévoles. Les dernières vérifications concernent la météo, le plan de secours, le matériel et le briefing des artistes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et la place
2
Vérifier le permis
3
Consigner les contrats des artistes
4
Réserver la société de sonorisation
5
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
6
Réserver les sanitaires
7
Vérifier l’assurance
8
Établir le programme
2 personnes
9
Rassembler les informations sur les artistes
10
Vérifier les fiches techniques
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier la promotion en ligne
13
Distribuer les affiches
3 personnes
14
Traiter les inscriptions
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Passer la commande traiteur
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Organiser la sécurité
19
Consigner le contact de premiers secours
20
Vérifier les prévisions météo
21
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer l'équipement
2 personnes
24
Envoyer le briefing aux artistes
25
Inspecter le lieu
2 personnes
26
Marquer l'itinéraire et la zone de chargement
2 personnes
27
Apporter le matériel sur la place
4 personnes
28
Installer les barrières
3 personnes
29
Monter la scène
4 personnes
30
Monter les tentes
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Raccorder la sonorisation
3 personnes
33
Raccorder l’installation d’éclairage
2 personnes
34
Sécuriser les câbles électriques
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Installer le point café et thé
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
2 personnes
40
Installer le panneau d'information

Événement

41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Aménager le vestiaire des artistes
43
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes
45
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Distribuer le programme
2 personnes
48
Encadrer la première prestation
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
53
Guider le public
3 personnes
54
Adapter les spectacles
3 personnes
55
Accompagner les artistes
2 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
57
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
58
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
59
Répondre aux questions du public
2 personnes
60
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
61
Annoncer la fin de l’événement
62
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
63
Faire le check-out des artistes
2 personnes

Suivi

64
Éteindre la sonorisation
3 personnes
65
Éteindre l'installation d'éclairage
2 personnes
66
Démonter le catering
3 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
4 personnes
69
Nettoyer la place
4 personnes
70
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
71
Démonter les tentes
4 personnes
72
Démonter la scène
4 personnes
73
Retirer les barrières
3 personnes
74
Rapporter le matériel
3 personnes
75
Retourner le matériel
2 personnes
76
Faire la vaisselle
3 personnes
77
Ranger le stock restant
2 personnes
78
Évacuer les déchets
2 personnes
79
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Réfrigérateurs à boissonsqté 2
Tables de buffetqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 8
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Répartiteur électriqueqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Lampes de pocheqté 6
Pupitres de musiqueqté 6
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de chantierqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Tentures de scèneqté 4
Panneaux du programmeqté 3
Panneaux indicateursqté 6
Nappesqté 12
Serre-câblesqté 100
Ruban gafferqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Balaisqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date et la place, puis vérifiez le permis et l’assurance avant de signer définitivement les contrats des artistes. Ces points administratifs peuvent prendre plusieurs semaines et conditionnent tout le reste.
Demandez les fiches techniques de chaque artiste avant de réserver la sonorisation. Elles précisent notamment les microphones, boîtiers DI, retours de scène, câbles et besoins électriques à prévoir.
Traitez l’électricité comme un point critique : vérifiez la puissance disponible, les rallonges, multiprises et répartiteurs avant l’installation. Un test sur place évite de découvrir trop tard qu’une table de mixage ou des projecteurs ne peuvent pas être alimentés.
Préparez l’accueil en parallèle de la programmation : invitations, inscriptions, besoins alimentaires, sanitaires et répartition des bénévoles doivent être coordonnés. Prévoyez un responsable clairement identifié pour les artistes, un autre pour le public et un contact de premiers secours.
Ne laissez pas la météo au dernier jour. Vérifiez les prévisions quelques jours avant, confirmez le plan de repli et inspectez la place avant l’arrivée du matériel, notamment les tentes, la scène, les éclairages et les accès.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert sur une place ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour un concert avec artistes, sonorisation, permis et accueil du public. Gardez au moins les 2 dernières semaines pour confirmer les contrats, le programme, les bénévoles et le plan météo.
Quand faut-il réserver la sonorisation pour un concert ?: Réservez la société de sonorisation dès que la date et les artistes sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Envoyez les fiches techniques au prestataire au moins 3 semaines avant l’installation.
Quand vérifier le permis et l’assurance pour un concert en extérieur ?: Vérifiez le permis et l’assurance au début de la préparation, avant toute communication publique et avant de confirmer les contrats. Faites un dernier contrôle des documents environ 2 semaines avant le concert.
Que prévoir en cas de pluie pour un concert sur la place ?: Décidez du plan météo de secours au moins 7 jours avant l’événement, puis vérifiez les prévisions à 72 heures et à 24 heures. Le plan doit préciser si les tentes, la scène et le matériel électrique peuvent rester utilisés ou si le concert doit être déplacé ou annulé.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.