Ein Platzkonzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Platz und Datum zuerst und prüfe die Genehmigung, Versicherung sowie die Stromversorgung, bevor du Verträge mit Künstlern abschließt. So vermeidest du Zusagen für einen Ort, an dem Bühne oder Beschallung nicht zulässig oder nicht versorgt sind.
• Reserviere Tontechnik, Bühne und Sanitäranlagen frühzeitig. Prüfe die technischen Rider der Künstler spätestens zwei Wochen vor dem Konzert und gleiche Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel mit den Anforderungen ab.
• Verschicke Künstlerbriefing und Helferplan spätestens sieben Tage vorher. Darin sollten Ankunft, Aufbau, Ansprechpartner, Soundcheck und Zuständigkeiten stehen; ein Erste-Hilfe-Kontakt und der Sicherheitsdienst gehören ebenfalls sichtbar in den Ablauf.
• Plane Verpflegung nach den Anmeldungen und erfassten Ernährungswünschen, nicht nach einer groben Schätzung. Bestelle Catering einige Tage vorher und denke bei der Ausgabe an wiederverwendbare Trinkgläser, Geschirr, Kühlboxen und ausreichend Serviergeschirr.
• Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und bestätige dann den Alternativplan. Inspiziere den Platz am Vortag, kontrolliere Partyzelte, Beleuchtung, Verlängerungskabel und Stromverteiler und hole fehlendes Equipment nicht erst am Veranstaltungstag ab.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Platzkonzert anmelden?

Kläre die Genehmigung, Versicherung und Nutzung des Platzes möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Für Künstlerverträge, Technik und Sanitäranlagen bleiben dann noch mehrere Wochen Puffer.

Wann sollte man die Tontechnik für ein Platzkonzert reservieren?

Reserviere Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone und Kabel etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Die technischen Rider der Künstler sollten spätestens 14 Tage vor dem Termin geprüft sein.

Wie viele Helfer braucht man für ein Platzkonzert?

Plane mindestens eine Person für die Veranstaltungsleitung, zwei für Aufbau und Technik, zwei für Einlass oder Betreuung sowie eine Person für Verpflegung ein. Bei größerem Publikumsandrang kommen Sicherheitsdienst und zusätzliche Helfer dazu.

Wann soll der Wetterplan für ein Platzkonzert feststehen?

Bestätige den Alternativplan spätestens 48 Stunden vor dem Konzert und informiere Künstler, Helfer und Gäste danach über die Entscheidung. Zelte, Beleuchtung und Strom müssen bereits vorher für beide Varianten geprüft sein.