Cómo organizar un concierto en la plaza sin fallos de última hora

Un concierto en una plaza se organiza en este orden: primero se bloquean la fecha y el espacio, después se cierran permisos, artistas, sonido, electricidad y seguros. Con esa base puedes preparar el programa, la promoción, el catering y los equipos sin trabajar a ciegas. Las incidencias suelen aparecer cuando nadie ha revisado los riders técnicos, el suministro eléctrico o el plan alternativo por lluvia. Empieza con un calendario de responsables y fechas límite, no con la compra de materiales.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y la plaza
2
Comprobar el permiso
3
Cerrar contratos con artistas
4
Reservar la empresa de sonido
5
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
6
Reservar instalaciones sanitarias
7
Comprobar el seguro
8
Elaborar el programa
2 personas
9
Recopilar información de los artistas
10
Comprobar los riders técnicos
2 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Publicar la promoción en línea
13
Distribuir carteles
3 personas
14
Gestionar inscripciones
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Realizar el pedido de catering
17
Asignar voluntarios
2 personas
18
Organizar la seguridad
19
Registrar contacto de primeros auxilios
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Confirmar el plan alternativo por mal tiempo
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Recoger el equipo
2 personas
24
Enviar briefing a los artistas
25
Inspeccionar el lugar
2 personas
26
Marcar la ruta y la zona de carga
2 personas
27
Llevar los materiales a la plaza
4 personas
28
Colocar las barreras
3 personas
29
Montar el escenario
4 personas
30
Montar tiendas
4 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Conectar el equipo de sonido
3 personas
33
Conectar la instalación de luces
2 personas
34
Asegurar los cables eléctricos
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Montar el buffet de catering
3 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Montar el punto de café y té
2 personas
39
Comprobar los baños
2 personas
40
Colocar el cartel informativo

Evento

41
Recibir a los artistas
2 personas
42
Montar el camerino del artista
43
Hacer la prueba de sonido
4 personas
44
Instruir a los voluntarios
2 personas
45
Abrir la entrada para el público
3 personas
46
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
47
Repartir el programa
2 personas
48
Acompañar la primera actuación
3 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Servir las bebidas
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Reponer el bufé
2 personas
53
Guiar al público
3 personas
54
Montar y desmontar las actuaciones
3 personas
55
Acompañar a los artistas
2 personas
56
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
57
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
58
Reponer café y té
2 personas
59
Responder preguntas del público
2 personas
60
Coordinar la última actuación
3 personas
61
Anunciar el fin del evento
62
Guiar al público hacia la salida
3 personas
63
Hacer el check-out de los artistas
2 personas

Seguimiento

64
Apagar el sistema de sonido
3 personas
65
Apagar la instalación de luces
2 personas
66
Desmontar el catering
3 personas
67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Recoger la basura
4 personas
69
Limpiar la plaza
4 personas
70
Desmontar mesas y sillas
4 personas
71
Desmontar las tiendas
4 personas
72
Desmontar el escenario
4 personas
73
Retirar las barreras
3 personas
74
Devolver los materiales
3 personas
75
Devolver el equipo
2 personas
76
Lavar la vajilla
3 personas
77
Guardar el stock sobrante
2 personas
78
Retirar los residuos
2 personas
79
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Percheroscant. 2
Refrigeradores para bebidascant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Vallas de separacióncant. 12
Conoscant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables de instrumentoscant. 8
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Distribuidor de corrientecant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Linternascant. 6
Atriles de músicacant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de trabajocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Telones de escenariocant. 4
Carteles del programacant. 3
Carteles direccionalescant. 6
Mantelescant. 12
Bridascant. 100
Cinta gaffercant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Escobascant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el permiso, el seguro y la disponibilidad de la plaza antes de contratar artistas o publicar carteles. Deja al menos 4 semanas para corregir requisitos administrativos o de seguridad.
Pide los riders técnicos de todos los artistas antes de reservar el sonido. Compáralos con la mesa de mezclas, los monitores, los micrófonos, las cajas DI y los cables disponibles, y confirma por escrito cualquier sustitución.
Comprueba la potencia eléctrica de la plaza y dibuja dónde irán escenario, altavoces, luces y catering. Cuenta también los cables alargadores, las regletas y el distribuidor de corriente: suelen faltar cuando el montaje se hace sobre la marcha.
Define el horario de montaje, pruebas de sonido, actuaciones y desmontaje, y envía un briefing a cada artista. Reserva una franja específica para la prueba de sonido; mezclarla con la apertura al público suele provocar retrasos.
Confirma una semana antes el pronóstico, el plan alternativo, los voluntarios, primeros auxilios, seguridad, catering y baños. Ajusta las cantidades tras cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas, y revisa la plaza el mismo día antes de montar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en una plaza?: Empieza al menos 8 semanas antes. Los permisos, contratos, sonido, seguro y suministro eléctrico deben quedar encaminados durante las primeras 2 semanas; la promoción puede salir después de confirmar esos puntos.
¿Cuándo hay que pedir el rider técnico de los artistas?: Pídelo en el momento de cerrar cada contrato y revísalo como mínimo 4 semanas antes del concierto. Así todavía tendrás tiempo para alquilar monitores, micrófonos, cajas DI, soportes o cableado que no estén disponibles.
¿Cuánta bebida hay que calcular para un concierto en la plaza?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y después aproximadamente 1 por persona y hora, ajustando según la duración y el clima. Confirma el número de asistentes al cerrar las inscripciones y añade vasos reutilizables, neveras y espacio de servicio.
¿Qué se hace si llueve el día del concierto?: El plan alternativo debe estar decidido al menos 7 días antes, con responsables y un criterio claro para activarlo. Comprueba la previsión 72 y 24 horas antes, y no dependas solo de carpas si el viento puede comprometer el escenario, las luces o el equipo de sonido.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.