Organiser un concert pour enfants, étape par étape

Un concert pour enfants se prépare comme un petit spectacle, avec une attention particulière portée au rythme, à la sécurité et à l’accueil des familles. Commence par fixer la date et le lieu, puis confirme les musiciens et les besoins techniques avant d’ouvrir les inscriptions. Le programme, les informations pratiques et les contacts d’urgence doivent être prêts assez tôt pour éviter les oublis. Les dernières vérifications concernent surtout le son, les bénévoles, les repas et l’installation de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Engager des musiciens
2 personnes
3
Confirmer la réservation du lieu
4
Réserver le matériel de sonorisation
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Établir le programme
2 personnes
8
Créer le formulaire d’inscription
9
Concevoir les invitations
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les confirmations
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
16
Recueillir les contacts d'urgence
17
Partager l’itinéraire
18
Partager les informations de stationnement
19
Vérifier les morceaux et les textes
2 personnes
20
Demander les exigences techniques
21
Imprimer le déroulé
22
Créer les badges nominatifs
23
Imprimer les programmes
24
Vérifier la liste des courses
25
Faire les courses
2 personnes
26
Mettre en place les stocks non périssables
27
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
28
Récupérer les clés du lieu

Événement

29
Réceptionner la livraison du système son
2 personnes
30
Installer les éléments de scène
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les tables
2 personnes
33
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Brancher les instruments
2 personnes
36
Installer les instruments de musique
2 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Aménager la table d’entrée
2 personnes
39
Installer la table traiteur
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Préparer les en-cas
3 personnes
43
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
44
Vérifier les toilettes
45
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
46
Briefer l'équipe d'entrée
2 personnes
47
Accueillir les musiciens
2 personnes
48
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
49
Accueillir le public
4 personnes
50
Distribuer les programmes
2 personnes
51
Encadrer les places enfants
3 personnes
52
Ouvrir le concert
53
Encadrer le concert
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Encadrer la pause
4 personnes
57
Accompagner les enfants aux toilettes
2 personnes
58
Animer les questions du public
59
Clôturer le concert
60
Accompagner le public à l'extérieur
4 personnes
61
Rassembler les objets trouvés

Suivi

62
Ranger le service traiteur
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Ranger les chaises
4 personnes
66
Dégager les tables
2 personnes
67
Démonter les éléments de scène
4 personnes
68
Débrancher le système audio
2 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Emballer les restes
2 personnes
73
Préparer le matériel pour le retour
2 personnes
74
Renvoyer le matériel de sonorisation
2 personnes
75
Retourner les matériels de location
2 personnes
76
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pour enfantsqté 6
Tables pour adultesqté 8
Tables pliantesqté 4
Éléments de podiumqté 6
Pupitresqté 3
Portants de logeqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 40
Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Couverts pour enfantsqté 100
Couverts pour adultesqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Enceinte de monitoring
Boîtiers DIqté 3
Pieds de microqté 5
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 10
Ruban gafferqté 4
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 12
Moniteur de scène

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes en papierqté 12
Panneau d’arrivéeqté 2
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 14
Cartes des allergènesqté 20
Badges nominatifsqté 30
Brochures du programmeqté 130
Crayons de couleurqté 40
Feuilles pour dessinerqté 120

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 16
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Porte-sacs-poubelleqté 8

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Éclairage de nuitqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les musiciens avant d’envoyer les invitations. Demande au minimum 4 semaines à l’avance les exigences techniques, la durée du spectacle et les morceaux ou textes qui seront utilisés.
Prévois un programme adapté aux enfants, avec des séquences courtes et une pause clairement annoncée. Imprime le déroulé et les programmes au plus tard la veille afin que l’équipe n’utilise pas plusieurs versions.
Ferme les inscriptions quelques jours avant le concert et envoie les confirmations avec l’itinéraire, le stationnement et l’horaire d’arrivée. Demande les besoins alimentaires et les contacts d’urgence dans le même formulaire pour ne pas courir après les informations.
Teste la sonorisation dans la salle avant l’arrivée du public. Vérifie les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les rallonges et le passage des câbles ; garde du ruban gaffer à portée de main pour sécuriser immédiatement une installation.
Répartis les bénévoles par créneaux précis : accueil, accompagnement des enfants, aide en salle, loge et rangement. Pour un concert d’environ 50 enfants, prévois au moins 4 adultes identifiés et donne à chacun un contact d’urgence ainsi qu’un exemplaire du déroulé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pour enfants ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les musiciens, vérifier les autorisations et l’assurance, ouvrir les inscriptions, puis régler la sonorisation et les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour un concert pour enfants ?: Envoie-les environ 4 semaines avant la date du concert. Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement pour traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et envoyer les confirmations.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert de 50 enfants ?: Prévois au moins 4 bénévoles clairement répartis, en plus des artistes et du responsable général. Ajoute une personne si les enfants sont très jeunes, si la salle comporte plusieurs espaces ou si une collation est prévue.
Quand tester la sonorisation d’un concert pour enfants ?: Fais un premier test avec le lieu et les musiciens au moins 7 jours avant, puis un contrôle complet le jour même. Arrive généralement 2 à 3 heures avant l’accueil du public pour installer les microphones, les haut-parleurs et sécuriser les câbles.

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