Cómo organizar un concierto infantil sin improvisar
Un concierto infantil necesita más coordinación que un evento familiar pequeño: hay que encajar músicos, recinto, sonido, inscripciones y atención a menores. Empieza fijando fecha y lugar, y no anuncies nada hasta confirmar la reserva, los permisos y el seguro. Después organiza el programa, las inscripciones y los voluntarios. En la última semana, comprueba los requisitos técnicos, prepara la información para las familias y deja por escrito quién hace cada tarea el día del concierto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
- 2
Contratar músicos
2 personas
- 3
Confirmar la reserva del recinto
- 4
Reservar el equipo de sonido
- 5
Comprobar permisos
- 6
Comprobar el seguro
- 7
Elaborar el programa
2 personas
- 8
Crear formulario de inscripción
- 9
Diseñar invitaciones
- 10
Enviar invitaciones
2 personas
- 11
Gestionar inscripciones
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Enviar confirmaciones
- 14
Reclutar voluntarios
2 personas
- 15
Asignar voluntarios
- 16
Recopilar contactos de emergencia
- 17
Compartir las indicaciones
- 18
Compartir información sobre el aparcamiento
- 19
Comprobar los números y textos
2 personas
- 20
Solicitar los requisitos técnicos
- 21
Imprimir el plan de trabajo
- 22
Hacer tarjetas de identificación
- 23
Imprimir folletos del programa
- 24
Comprobar la lista de la compra
- 25
Hacer la compra
2 personas
- 26
Preparar provisiones no perecederas
- 27
Comprar productos refrigerados
2 personas
- 28
Recoger las llaves del recinto
Evento
- 29
Recibir la entrega del equipo de sonido
2 personas
- 30
Colocar las piezas del escenario
4 personas
- 31
Colocar las sillas
4 personas
- 32
Montar mesas
2 personas
- 33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 34
Probar los micrófonos
2 personas
- 35
Conectar los instrumentos
2 personas
- 36
Colocar los instrumentos musicales
2 personas
- 37
Colgar la decoración
3 personas
- 38
Montar la mesa de entrada
2 personas
- 39
Montar la mesa de catering
3 personas
- 40
Enfriar las bebidas
2 personas
- 41
Preparar café y té
2 personas
- 42
Preparar aperitivos
3 personas
- 43
Colocar carteles de alérgenos
- 44
Comprobar los baños
- 45
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
- 46
Instruir al equipo de entrada
2 personas
- 47
Recibir a los músicos
2 personas
- 48
Hacer la prueba de sonido
3 personas
- 49
Recibir al público
4 personas
- 50
Repartir folletos del programa
2 personas
- 51
Coordinar las plazas infantiles
3 personas
- 52
Abrir el concierto
- 53
Acompañar el concierto
2 personas
- 54
Rellenar las bebidas
2 personas
- 55
Servir aperitivos
3 personas
- 56
Gestionar la pausa
4 personas
- 57
Acompañar a los niños al baño
2 personas
- 58
Gestionar las preguntas del público
- 59
Cerrar el concierto
- 60
Guiar al público hacia la salida
4 personas
- 61
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 62
Recoger el catering
3 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Recoger la basura
3 personas
- 65
Recoger sillas
4 personas
- 66
Recoger las mesas
2 personas
- 67
Desmontar las partes del escenario
4 personas
- 68
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
- 69
Retirar la decoración
3 personas
- 70
Limpiar el lugar
4 personas
- 71
Limpiar los baños
2 personas
- 72
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 73
Dejar el equipo listo para devolución
2 personas
- 74
Devolver el equipo de sonido
2 personas
- 75
Devolver el material alquilado
2 personas
- 76
Devolver los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesas para niñoscant. 6
- Mesas para adultoscant. 8
- Mesas plegablescant. 4
- Piezas de escenariocant. 6
- Atrilescant. 3
- Percheros para camerinoscant. 2
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos de técant. 40
- Platos de cenacant. 150
- Platos de postrecant. 150
- Cubiertos infantilescant. 100
- Cubiertos para adultoscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Equipo de sonido
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Altavoz de monitor
- Cajas DIcant. 3
- Atrilescant. 5
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Canaletas para cablescant. 10
- Cinta gaffercant. 4
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 12
- Monitor de escenario
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Guirnaldas de papelcant. 12
- Cartel de llegadacant. 2
- Carteles direccionalescant. 8
- Mantelescant. 14
- Tarjetas de alérgenoscant. 20
- Credencialescant. 30
- Folletos del programacant. 130
- Lápices de colorescant. 40
- Hojas para dibujocant. 120
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 16
- Bandejas de comidacant. 12
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
Iluminación
- Lámparas de trabajo LEDcant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
- Iluminación nocturnacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el recinto y los músicos. Pide los requisitos técnicos antes de reservar el equipo de sonido: número de micrófonos, conexiones, monitores, atriles y espacio necesario en el escenario.
- Abre las inscripciones con un formulario que incluya preferencias dietéticas y contactos de emergencia. Envía las confirmaciones cuando tengas los datos revisados, en lugar de confiar en respuestas dispersas por correo o mensajería.
- Prepara un programa con horarios concretos para montaje, prueba de sonido, apertura de puertas, actuación y recogida. Imprime el plan de trabajo y los folletos del programa; el día del evento no dependas solo del portátil.
- Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a turnos generales: recepción, acompañamiento de menores, camerinos, aparcamiento y apoyo durante la comida. Comparte antes las indicaciones, los contactos de emergencia y la información de acceso.
- Haz una comprobación final de números y textos unos días antes. Revisa especialmente la cantidad de sillas, mesas infantiles y de adultos, vasos, platos, cubiertos, micrófonos, cables alargadores, regletas y cinta gaffer.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto infantil?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los músicos, el recinto, los permisos y el seguro deben estar confirmados antes de enviar las invitaciones; deja al menos 2 semanas para gestionar inscripciones y voluntarios.
- ¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido para un concierto infantil?
- Resérvalo en cuanto recibas los requisitos técnicos de los músicos, idealmente 6 semanas antes. Comprueba después que incluye mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, altavoces, monitor, cajas DI y cableado suficiente.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando la fecha, el lugar y el programa básico estén cerrados. Establece una fecha límite de inscripción aproximadamente 10 días antes para poder organizar comida, asientos y personal.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto infantil?
- Para un grupo de hasta 50 niños, calcula al menos 4 voluntarios además de la persona coordinadora: recepción, acompañamiento, apoyo a músicos y atención general. Añade uno por cada 15 o 20 niños más, según el recinto y el programa.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!