Ein Kinderkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Kinderkonzert müssen Programm, Raum, Technik und Betreuung früh zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und Musikerinnen oder Musikern, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Ernährungswünsche, Helferplanung und die technische Abstimmung. Plane außerdem Zeit für Sitzordnung, Namensschilder, Programmhefte und einen verständlichen Ablauf vor Ort ein. Die vollständige Planung umfasst 76 Aufgaben und 64 benötigte Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2
Musiker beauftragen
2 Personen
3
Reservierung der Location bestätigen
4
Soundanlage reservieren
5
Genehmigungen prüfen
6
Versicherung prüfen
7
Programm zusammenstellen
2 Personen
8
Anmeldeformular erstellen
9
Einladungen gestalten
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Bestätigungen versenden
14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
16
Notfallkontakte sammeln
17
Wegbeschreibung teilen
18
Parkinformationen teilen
19
Nummern und Texte prüfen
2 Personen
20
Technische Anforderungen anfragen
21
Ablaufplan ausdrucken
22
Namensschilder erstellen
23
Programmhefte drucken
24
Einkaufsliste prüfen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Haltbare Vorräte bereitstellen
27
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
28
Standortschlüssel abholen

Event

29
Lieferung der Tonanlage erhalten
2 Personen
30
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Tische aufstellen
2 Personen
33
Soundsystem anschließen
2 Personen
34
Mikrofone testen
2 Personen
35
Instrumente anschließen
2 Personen
36
Musikinstrumente aufstellen
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Empfangstisch einrichten
2 Personen
39
Cateringtisch einrichten
3 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
42
Snacks vorbereiten
3 Personen
43
Allergenkarten aufstellen
44
Toiletten kontrollieren
45
Fluchtwege freihalten
2 Personen
46
Einlasscrew einweisen
2 Personen
47
Musiker empfangen
2 Personen
48
Soundcheck durchführen
3 Personen
49
Publikum empfangen
4 Personen
50
Programmhefte verteilen
2 Personen
51
Kinderplätze betreuen
3 Personen
52
Konzert eröffnen
53
Konzert begleiten
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Pause betreuen
4 Personen
57
Kinder zur Toilette begleiten
2 Personen
58
Publikumsfragen betreuen
59
Konzert abschließen
60
Publikum nach draußen begleiten
4 Personen
61
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

62
Catering aufräumen
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Stühle aufräumen
4 Personen
66
Tische aufräumen
2 Personen
67
Bühnenteile abbauen
4 Personen
68
Soundanlage abkoppeln
2 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Location reinigen
4 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
73
Ausrüstung rückgabefertig machen
2 Personen
74
Tonanlage zurückgeben
2 Personen
75
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
76
Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KindertischeAnz. 6
Tische für ErwachseneAnz. 8
KlappischeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 6
PulteAnz. 3
UmkleideracksAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TeegläserAnz. 40
Dinner-TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 150
KinderbesteckAnz. 100
Besteck für ErwachseneAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

Soundanlage
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Monitorlautsprecher
DI-BoxenAnz. 3
NotenständerAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 10
Gaffer TapeAnz. 4
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 12
Bühnenmonitor

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
PapiergirlandenAnz. 12
AnkunftsschildAnz. 2
WegweiserAnz. 8
TischdeckenAnz. 14
AllergiekärtchenAnz. 20
NamensschilderAnz. 30
ProgrammhefteAnz. 130
BuntstifteAnz. 40
ZeichenblätterAnz. 120

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 16
LebensmittelboxenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
MüllsackhalterAnz. 8

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
NachtbeleuchtungAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und bestätige die Reservierung schriftlich. Kläre dabei auch Genehmigungen, Versicherung, Parkmöglichkeiten und den Zugang für Musiker sowie Technik.
Frage die technischen Anforderungen mindestens 3 Wochen vor dem Konzert ab. Für Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitorlautsprecher, DI-Boxen und Notenständer braucht die Technik am Veranstaltungstag eine feste Aufbau- und Testzeit.
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Konzert und erfasse dabei Ernährungswünsche sowie Notfallkontakte. Verschicke danach die Bestätigungen mit Wegbeschreibung und Parkinformationen.
Teile Freiwillige spätestens 5 Tage vorher konkreten Aufgaben und Uhrzeiten zu. Bei einem Kinderkonzert werden Einlass, Namensschilder, Betreuung, Getränke, Aufräumen und ein Ansprechpartner für Notfälle schnell zu viele Aufgaben für eine Person.
Drucke Ablaufplan, Programmhefte und Namensschilder spätestens am Vortag. Prüfe beim Einkauf nicht nur Essen und Getränke, sondern auch Kinderbesteck, wiederverwendbare Trinkbecher, Abfallbehälter, Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Gaffer Tape.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Kinderkonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Beauftragung der Musiker. Die technische Ausstattung und Helfer sollten spätestens 3 Wochen vorher feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Kinderkonzert?: Plane mindestens 1 verantwortliche Person für die Gesamtkoordination, 2 Personen für Einlass und Anmeldung sowie zusätzliche Helfer für Betreuung, Technik und Aufräumen ein. Bei mehr als 50 Kindern solltest du mindestens 1 Betreuungsperson pro 15 bis 20 Kinder vorsehen.
Wann sollte man die Einladungen für ein Kinderkonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Setze den Anmeldeschluss auf ungefähr 7 Tage vorher, damit du Sitzplätze, Namensschilder, Verpflegung und Helferaufgaben rechtzeitig anpassen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau bei einem Kinderkonzert?: Plane mindestens 2 Stunden für Aufbau, Verkabelung und Soundcheck ein. Mit Mischpult, Funkmikrofonen, Lautsprechern, Monitoren und mehreren Instrumenten solltest du zusätzliche 30 Minuten als Puffer einrechnen.

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