Organiser un concert pop, étape par étape
Un concert pop se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, l’artiste et les autorisations, puis la technique, la sécurité et l’accueil du public. Commencez par vérifier les contraintes de la salle avant de confirmer le contrat de l’artiste. Les besoins alimentaires, le stationnement, les bracelets et le déroulé doivent être finalisés avant le jour J, pas pendant l’installation. Ce plan vous aide à suivre les 71 tâches et à réunir le matériel nécessaire sans oublier les détails qui bloquent souvent l’ouverture des portes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Réserver l’artiste
- 3
Demander les autorisations
- 4
Vérifier l’assurance
- 5
Établir le plan sonore
2 personnes
- 6
Élaborer le plan d’éclairage
2 personnes
- 7
Confirmer le contrat de l’artiste
- 8
Réserver la technique
- 9
Réserver la sécurité
- 10
Réserver le catering
- 11
Réserver le photographe
- 12
Assurer la présence des secours
- 13
Envoyer les invitations
2 personnes
- 14
Ouvrir la billetterie
2 personnes
- 15
Publier la promotion
2 personnes
- 16
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 17
Recueillir les besoins alimentaires
- 18
Vérifier la fiche technique
2 personnes
- 19
Imprimer le déroulé
- 20
Trier les bracelets
2 personnes
- 21
Publier l’itinéraire et le stationnement
- 22
Vérifier les stocks
2 personnes
- 23
Faire les courses
3 personnes
- 24
Préparer le matériel
3 personnes
Événement
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Chargement et déchargement
6 personnes
- 27
Monter la scène
6 personnes
- 28
Raccorder la sonorisation
4 personnes
- 29
Raccorder l’installation d’éclairage
3 personnes
- 30
Vérifier la répartition électrique
2 personnes
- 31
Installer des barrières de foule
4 personnes
- 32
Installer les chaises et les tables
4 personnes
- 33
Installer la décoration
3 personnes
- 34
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
- 35
Mettre les boissons au frais
3 personnes
- 36
Aménager la loge des artistes
2 personnes
- 37
Approvisionner les coulisses
2 personnes
- 38
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
- 39
Tester le show lumière
3 personnes
- 40
Aménager la billetterie
2 personnes
- 41
Tenir le briefing de l’équipe
5 personnes
- 42
Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
- 43
Vérifier les billets
4 personnes
- 44
Distribuer les bracelets
2 personnes
- 45
Tenir le vestiaire
3 personnes
- 46
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
- 47
Encadrer le pré-programme
2 personnes
- 48
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 49
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 50
Accompagner les artistes
2 personnes
- 51
Annoncer la tête d'affiche
- 52
Encadrer le concert
5 personnes
- 53
Contrôler les flux de public
4 personnes
- 54
Effectuer des rondes de sécurité
3 personnes
- 55
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 56
Rassembler les déchets
3 personnes
- 57
Annoncer le dernier numéro
- 58
Encadrer la sortie
4 personnes
- 59
Assurer la remise au vestiaire
3 personnes
Suivi
- 60
Débrancher l’équipement
4 personnes
- 61
Démonter la scène
6 personnes
- 62
Ranger le service traiteur
4 personnes
- 63
Évacuer les déchets
3 personnes
- 64
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 65
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
- 66
Inventorier le matériel
2 personnes
- 67
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
- 68
Retourner le matériel
3 personnes
- 69
Remettre le lieu en état
2 personnes
- 70
Enregistrer les objets trouvés
- 71
Envoyer des messages aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables hautesqté 12
- Chaises pour les clientsqté 80
- Tables de bièreqté 8
- Portantsqté 4
- Tables pliantesqté 10
- Tabourets de barqté 12
Équipement
- Éléments de podiumqté 12
- Escalier de podiumqté 2
- Haut-parleurs PAqté 4
- Subwoofersqté 2
- Table de mixage
- Microphones de scèneqté 6
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 6
- Caissons de monitoringqté 4
- Boîtiers DIqté 4
- Câbles XLRqté 15
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 20
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 12
- Moving headsqté 4
- Pieds d’éclairageqté 4
- Contrôleur d'éclairage
- Éclairage de scèneqté 6
Sécurité
- Barrières de fouleqté 20
- Ruban de balisageqté 4
- Talkies-walkiesqté 8
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 600
- Verres à vinqté 120
- Gobelets à caféqté 150
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
Catering
- Glacièresqté 8
- Bacs à glaceqté 4
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Bains-marieqté 4
- Pinces de serviceqté 12
- Bacs isothermesqté 4
Décoration
- Affiches de l’événementqté 20
- Tentures de scèneqté 4
- Guirlandesqté 12
- Guirlandes lumineuses LEDqté 10
- Panneaux de directionqté 12
- Pancartes de tableqté 20
Billetterie
- Scanners de billetsqté 4
- Braceletsqté 600
- Numéros de vestiaireqté 300
- Plateaux pour espècesqté 2
- Stylosqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 20
- Serpillièresqté 6
- Seauxqté 6
- Sets de balaiqté 4
- Aspirateursqté 2
- Gants de nettoyageqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
- Brosses de toilettesqté 6
- Chiffons microfibresqté 24
- Spray nettoyantqté 6
- Essuie-toutqté 12
- Pinces à déchetsqté 4
Courses
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et l’artiste avant de lancer la billetterie. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour obtenir les autorisations, vérifier l’assurance et confirmer les conditions du contrat.
- Demandez la fiche technique de l’artiste dès la réservation. Comparez-la avec votre plan sonore : sonorisation PA, subwoofers, retours, microphones, boîtiers DI, câbles XLR et alimentation électrique doivent être compatibles avant de louer le matériel.
- Séparez les flux du public, des artistes et de la technique. Prévoyez les barrières, le ruban de balisage, les talkies-walkies et les trousses de premiers secours avant l’ouverture du lieu, puis faites un contrôle sécurité au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
- Finalisez l’accueil au plus tard 3 jours avant le concert : invitations, inscriptions, besoins alimentaires, bracelets, itinéraire et stationnement. Imprimez aussi le déroulé afin que l’équipe ne dépende pas d’un téléphone ou d’une connexion réseau.
- Faites l’inventaire du matériel la veille et regroupez-le par zone : scène, son, lumière, accueil et sécurité. Les rallonges, multiprises, goulottes de câbles et lampes de poche sont souvent oubliées alors qu’elles deviennent indispensables pendant le montage et le démontage.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert pop ?
- Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un concert avec billetterie, artiste, technique et autorisations. Commencez plus tôt si la salle, la sécurité ou les prestataires sont très demandés.
- Quand réserver la salle et l’artiste pour un concert pop ?
- Réservez d’abord la salle et l’artiste, idéalement 3 mois avant la date. Vous pourrez ensuite confirmer la technique, la sécurité, le catering et la communication sur des informations fiables.
- Quand ouvrir la billetterie d’un concert ?
- Ouvrez la billetterie uniquement après avoir confirmé le lieu, la date, l’artiste et la capacité d’accueil. Dans la pratique, cela peut se faire 6 à 8 semaines avant le concert, une fois les autorisations engagées.
- Combien de temps prévoir pour installer la scène et le son ?
- Prévoyez au moins 4 heures pour une installation complète de la scène, de la sonorisation et de l’éclairage, puis ajoutez le temps de balance de l’artiste. Gardez une marge d’une heure pour les câbles manquants, les réglages et les contrôles de sécurité.
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