Organiser un concert de chants participatifs, étape par étape

Un concert de chants participatifs se prépare comme un spectacle, mais avec une attention particulière portée au public : chacun doit savoir quoi chanter, quand entrer et où trouver les paroles. Commencez par bloquer la date, le lieu et les artistes, puis construisez le répertoire avant d’imprimer les livrets. Les inscriptions, la capacité de la salle et les besoins alimentaires se règlent ensuite. La dernière semaine sert surtout à tester la technique, répartir les bénévoles et vérifier que les informations envoyées sont définitives.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver les artistes et les musiciens
2 personnes
3
Composer le répertoire
3 personnes
4
Vérifier les paroles des chansons
2 personnes
5
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Faire les réservations
10
Vérifier les autorisations
11
Envoyer les informations aux artistes
12
Établir le planning définitif
2 personnes
13
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
14
Déterminer la capacité du public
15
Déterminer l'itinéraire d'accès
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Préparer les cartes d'entrée
2 personnes
18
Mettre en page les livrets de chants
2 personnes
19
Imprimer les livrets de chants
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler le matériel
2 personnes
23
Tester la technique
3 personnes
24
Préparer les paroles des chansons
2 personnes

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
27
Marquer la scène et l’espace public
2 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer les éléments de scène
4 personnes
31
Installer les microphones
2 personnes
32
Brancher les enceintes
2 personnes
33
Brancher le projecteur
2 personnes
34
Installer l'éclairage
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Installer le point café et thé
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Préparer la vaisselle
2 personnes
40
Distribuer les livrets de chansons
2 personnes
41
Signaler l’entrée
2 personnes
42
Effectuer la balance technique
3 personnes
43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Faire faire la balance sonore aux artistes
3 personnes
45
Accueillir le public
4 personnes
46
Vérifier les billets d'entrée
3 personnes
47
Annoncer le programme
48
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
49
Servir les boissons de pause
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
52
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
53
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
54
Servir le buffet du soir
5 personnes
55
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
56
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
57
Démonter les boissons
2 personnes
58
Faire le check-out des artistes
2 personnes

Suivi

59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Démonter la scène
4 personnes
61
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Emballer le matériel
2 personnes
66
Retourner le matériel
2 personnes
67
Ranger les courses restantes
2 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Envoyer des messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Tables pliantesqté 4
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Enceintes de monitoringqté 2
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Pieds de microqté 8
Casque audioqté 2
Fusibles de secoursqté 10
Serre-câblesqté 100
Piles AA de rechangeqté 24
Piles de rechange AAAqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Louchesqté 8
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Bannièresqté 4
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de directionqté 8
Badges nominatifsqté 30

Catering

Livrets de chansonsqté 130
Billets d'entréeqté 130
Courses

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Épongesqté 12
Gants en caoutchoucqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Essuie-toutqté 8

Conseils

Fixez le répertoire avant la mise en page des livrets : vérifiez chaque parole et rassemblez les fichiers musicaux au même endroit. Une modification tardive peut obliger à réimprimer l’ensemble des exemplaires.
Traitez les inscriptions plusieurs jours avant l’événement et comparez le nombre de participants à la capacité réelle de la salle. Prévoyez aussi une liste claire des besoins alimentaires pour finaliser les réservations.
Demandez les besoins techniques aux artistes avant d’établir le planning définitif. Testez la table de mixage, les microphones sans fil, les boîtiers DI, les retours et le projecteur avant l’ouverture du lieu.
Préparez les livrets, cartes d’entrée et informations d’accès avant le jour J. Indiquez l’itinéraire, l’horaire d’accueil et le fonctionnement des chants afin de limiter les questions à l’arrivée.
Répartissez les bénévoles par créneau, notamment pour l’accueil, les entrées, les livrets et la régie. Gardez des rallonges, multiprises, ruban gaffer et piles de rechange accessibles pendant toute la représentation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de chants participatifs ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu et les artistes, composer le répertoire, gérer les inscriptions et préparer les livrets. Gardez les 7 derniers jours pour les vérifications et les essais techniques.
Quand faut-il imprimer les livrets de chants ?: Imprimez-les une fois le répertoire et les paroles définitivement vérifiés, idéalement 7 à 10 jours avant le concert. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les livrets abîmés.
Combien de chansons prévoir pour un concert participatif ?: Pour un programme d’environ 1 h 30, prévoyez généralement 12 à 18 chansons, selon leur durée et les interventions des artistes. Testez l’ordre du répertoire avec les musiciens avant d’envoyer les informations finales.
Quand tester le matériel technique ?: Faites un premier contrôle au moins 3 jours avant l’événement, puis un essai complet le jour même avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les microphones, la table de mixage, les retours, le projecteur et toutes les alimentations.

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