Ein Sing-along-Konzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Sing-along-Konzert müssen Publikum, Musik und Technik genau zusammenspielen. Beginne deshalb mit Datum, Ort und Kapazität, bevor du Künstler buchst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Repertoire, Liedtexte, Anmeldung und die technischen Anforderungen für Mikrofone, Mischpult und Projektion. Am Veranstaltungstag entscheidet ein früher Techniktest darüber, ob alle mitsingen können und der Ablauf nicht ins Stocken gerät.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Künstler und Musiker buchen
2 Personen
- 3
Repertoire zusammenstellen
3 Personen
- 4
Songtexte überprüfen
2 Personen
- 5
Musikdateien sammeln
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Reservierungen vornehmen
- 10
Genehmigungen prüfen
- 11
Künstlerinformationen versenden
- 12
Endgültigen Ablaufplan erstellen
2 Personen
- 13
Technische Anforderungen festhalten
2 Personen
- 14
Zuschauerkapazität bestimmen
- 15
Zugangsweg festlegen
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Eintrittskarten vorbereiten
2 Personen
- 18
Liederbüchlein gestalten
2 Personen
- 19
Liederhefte drucken
2 Personen
- 20
Einkaufsliste prüfen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 23
Technik testen
3 Personen
- 24
Songtexte bereitlegen
2 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
- 27
Bühne und Publikumsbereich markieren
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
3 Personen
- 29
Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
- 31
Mikrofone aufstellen
2 Personen
- 32
Lautsprecher anschließen
2 Personen
- 33
Projektor anschließen
2 Personen
- 34
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 37
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 38
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 39
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 40
Liederhefte verteilen
2 Personen
- 41
Eingang ausschildern
2 Personen
- 42
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
- 43
Künstler empfangen
2 Personen
- 44
Künstler den Soundcheck machen lassen
3 Personen
- 45
Publikum empfangen
4 Personen
- 46
Zugangskarten kontrollieren
3 Personen
- 47
Programm ankündigen
- 48
Ersten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 49
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Snacks auffüllen
2 Personen
- 52
Zweiten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 53
Abendbuffet vorbereiten
4 Personen
- 54
Abendbuffet servieren
5 Personen
- 55
Dritten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 56
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 57
Getränke abbauen
2 Personen
- 58
Künstler auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Bühne abbauen
4 Personen
- 61
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Materialien verpacken
2 Personen
- 66
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
- 68
Dekoration entfernen
2 Personen
- 69
Fundgegenstände registrieren
- 70
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- BühnentreppenAnz. 2
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 12
- KlappischeAnz. 4
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 3
- MonitorspeakerAnz. 2
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- NotenständerAnz. 8
- KopfhörerAnz. 2
- ErsatzsicherungenAnz. 10
- KabelbinderAnz. 100
- AA-ErsatzbatterienAnz. 24
- AAA-ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
Geschirr
- GläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierplattenAnz. 12
- SchälchenAnz. 16
- KannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierbesteckAnz. 12
Dekoration
- BannerAnz. 4
- BallonsAnz. 100
- TischdeckenAnz. 12
- BühnentücherAnz. 4
- PfeiltafelnAnz. 8
- NamensschilderAnz. 30
Catering
- LiederbüchleinAnz. 130
- EintrittskartenAnz. 130
- Einkäufe
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- GummihandschuheAnz. 12
- ToilettenbürstenAnz. 4
- PapierhandtücherAnz. 8
Tipps
- Lege das Repertoire fest, bevor du Liederbüchlein gestaltest oder Liedtexte druckst. Prüfe jeden Text gegen die Musikdatei und plane eine feste Reihenfolge mit Beginn, Pausen und Schluss.
- Teste Projektor, Projektionsleinwand und Laptop mindestens einen Tag vorher mit den endgültigen Songtexten. So fallen falsche Dateiformate, schlecht lesbare Schrift oder fehlende Adapter nicht erst beim Einlass auf.
- Plane die Technik nach dem Raum: Aktive Lautsprecher, Monitorspeaker und Funkmikrofone brauchen feste Positionen, Verlängerungskabel müssen gesichert werden. Gaffer Tape und Ersatzbatterien gehören vor dem Öffnen der Location griffbereit an die Technik.
- Bestimme die Zuschauerkapazität vor dem Versand der Einladungen und halte einen klaren Zugangsweg frei. Teile Freiwillige für Einlass, Fragen und den Übergang zwischen den Liedblöcken ein.
- Stelle Liedtexte, Eintrittskarten und Notenständer vor dem Einlass an ihren Plätzen bereit. Öffne die Location früh genug für Aufbau und Soundcheck, statt diese Aufgaben parallel zum Eintreffen des Publikums zu erledigen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Sing-along-Konzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Künstlerbuchung. Repertoire, Einladungen und technische Planung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert feststehen.
- Wie viele Lieder braucht ein Sing-along-Konzert?
- Für ein Programm von etwa 90 Minuten sind meist 15 bis 20 Lieder realistisch, abhängig von Moderation und Pausen. Plane zusätzlich 2 bis 3 Ersatzlieder ein, falls ein Titel kurzfristig ausfällt.
- Wann sollte man die Technik für ein Sing-along-Konzert testen?
- Ein vollständiger Test sollte spätestens am Vortag mit Laptop, Projektor, Mischpult, Mikrofonen und allen Musikdateien stattfinden. Am Veranstaltungstag brauchst du zusätzlich mindestens 90 Minuten für Aufbau und Soundcheck.
- Wie viele Liedtexte muss man für das Publikum vorbereiten?
- Bereite pro angemeldeter Person ein Liederheft oder einen vollständigen Satz Liedtexte vor und drucke 5 bis 10 Prozent Reserve. Lege die Texte mindestens 30 Minuten vor dem Einlass aus, damit fehlende Exemplare noch ergänzt werden können.
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