Organiser un concert intimiste sans rien laisser au hasard

Un concert intimiste se prépare dans cet ordre : confirmer l’artiste et le répertoire, fixer la date, gérer les inscriptions, puis organiser l’espace et la technique. La jauge limitée facilite l’accueil, mais chaque chaise, câble et verre compte quand le public est proche de la scène. Prévoyez aussi l’accès de l’artiste, les besoins alimentaires et les informations de stationnement. Le jour même, gardez assez de temps pour le son, les boissons et les derniers réglages de lumière.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2
Confirmer l’artiste et le répertoire
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Partager les informations de stationnement
7
Coordonner l’accès des artistes
8
Vérifier la liste des courses
9
Faire les courses
2 personnes
10
Refroidir les boissons
11
Préparer les en-cas
2 personnes
12
Nettoyer soigneusement l’espace
2 personnes
13
Préparer les instruments et le matériel
2 personnes
14
Raccorder la sonorisation
2 personnes
15
Installer les microphones et les pieds
2 personnes
16
Effectuer la vérification du son
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Dégager la zone du podium
2 personnes
19
Suspendre la décoration
2 personnes
20
Régler l’éclairage
2 personnes
21
Installer le buffet et la table des boissons
2 personnes
22
Préparer la vaisselle et les verres
23
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes

Événement

24
Accueillir l'artiste
25
Préparer le programme et les informations au public
26
Accueillir les invités
2 personnes
27
Servir les boissons et les en-cas
2 personnes
28
Annoncer le concert
29
Accompagner la première partie du concert
30
Réapprovisionner les boissons
31
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
32
Encadrer la deuxième partie du concert
33
Remercier l’artiste et lui faire signe au revoir
34
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

35
Collecter la nourriture et les déchets
2 personnes
36
Faire la vaisselle
2 personnes
37
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
38
Emballer l’équipement et les instruments
2 personnes
39
Remettre le mobilier en place
3 personnes
40
Nettoyer l’espace
2 personnes
41
Vider les conteneurs à déchets
42
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 36
Tables bistrotqté 4
Tables de buffetqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Instruments de musiqueqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 6
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Ruban gafferqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 3
Guirlandes lumineusesqté 3

Vaisselle

Verres à eauqté 40
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 40
Fourchettesqté 40
Couteauxqté 40
Cuillèresqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8

Cuisine

Carafes d'eauqté 4
Machines à caféqté 2
Thermosqté 3
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pincesqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Porte-serviettesqté 4
Compositions floralesqté 3
Pupitres de programmeqté 2
Badges nominatifsqté 36

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et l’artiste, puis envoyez les invitations. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le concert pour connaître le nombre de chaises, de verres et de portions à prévoir.
Traitez les inscriptions avant les achats. Demandez les besoins alimentaires et envoyez les informations de stationnement au plus tard 3 jours avant, car ces détails arrivent souvent trop tard.
Réservez un créneau technique d’au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Installez la table de mixage, les microphones, les pieds, les câbles et les instruments avant la vérification du son.
Dégagez une zone de podium clairement visible et gardez les rallonges hors des passages avec du ruban gaffer. Testez chaque microphone et chaque source sonore à la place où le public sera assis.
Préparez séparément le buffet, la table des boissons et l’accueil de l’artiste. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et mettez les carafes d’eau, verres, tasses et plateaux en place avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert intimiste ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer l’artiste, d’envoyer les invitations, de recueillir les inscriptions et de régler les besoins techniques.
Quand envoyer les invitations pour un concert intimiste ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date et fixez une clôture des inscriptions 7 jours avant. Vous pourrez ainsi ajuster les chaises, les boissons, les encas et la vaisselle.
Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation ?: Comptez environ 90 minutes, puis 30 minutes supplémentaires pour la vérification du son. Installez microphones, pieds, câbles et instruments avant l’arrivée du public.
Quand acheter et refroidir les boissons ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant le concert et refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’accueil. Gardez de l’eau disponible dans des carafes dès l’ouverture des portes.

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