Cómo organizar un concierto en casa sin perder el control
Un concierto en casa se organiza en tres frentes: público, artistas y espacio. Empieza fijando la fecha, el programa y el repertorio; después confirma asistentes, preferencias alimentarias y aparcamiento. La preparación técnica necesita su propio margen: instrumentos, sonido, micrófonos, iluminación y una prueba completa antes de que llegue nadie. El día del concierto, recibe primero al artista, termina el montaje y deja preparada la información que seguirá el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
- 2
Confirmar el artista y el repertorio
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Compartir información sobre el aparcamiento
- 7
Coordinar el acceso de los artistas
- 8
Comprobar la lista de la compra
- 9
Hacer la compra
2 personas
- 10
Enfriar bebidas
- 11
Preparar aperitivos
2 personas
- 12
Limpiar a fondo el espacio
2 personas
- 13
Preparar instrumentos y equipo
2 personas
- 14
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 15
Colocar micrófonos y soportes
2 personas
- 16
Realizar la prueba de sonido
2 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 18
Despejar la zona del escenario
2 personas
- 19
Colgar la decoración
2 personas
- 20
Configurar la iluminación
2 personas
- 21
Montar el bufé y la mesa de bebidas
2 personas
- 22
Preparar la vajilla y las copas
- 23
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
Evento
- 24
Recibir al artista
- 25
Dejar listo el programa y la información para el público
- 26
Recibir a los invitados
2 personas
- 27
Servir bebidas y aperitivos
2 personas
- 28
Anunciar el concierto
- 29
Coordinar la primera parte del concierto
- 30
Rellenar las bebidas
- 31
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
- 32
Acompañar la segunda parte del concierto
- 33
Agradecer al artista y despedirlo
- 34
Despachar a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 35
Recoger la comida y los residuos
2 personas
- 36
Lavar la vajilla
2 personas
- 37
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 38
Empacar equipos e instrumentos
2 personas
- 39
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 40
Limpiar el espacio
2 personas
- 41
Vaciar los contenedores de basura
- 42
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 36
- Mesas bistrocant. 4
- Mesas de buffetcant. 2
- Taburetescant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Instrumentos musicalescant. 2
- Soportes para instrumentoscant. 2
- Cables de audiocant. 6
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Cinta gaffercant. 2
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Iluminación ambientalcant. 3
- Guirnaldas de lucescant. 3
Vajilla
- Vasos para aguacant. 40
- Copas de vinocant. 40
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 40
- Tenedorescant. 40
- Cuchilloscant. 40
- Cucharascant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Cubiertos de serviciocant. 8
Cocina
- Jarras de aguacant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Pinzascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 6
- Porta-servilletascant. 4
- Arreglos floralescant. 3
- Atriles para programascant. 2
- Pancartas con nombrescant. 36
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el repertorio y el programa antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar la duración y evitar cambios de última hora que afecten a la prueba de sonido.
- Haz la prueba de sonido con el espacio ya despejado y las sillas colocadas. Reserva al menos 60 minutos para conectar la mesa de mezclas, los altavoces, los micrófonos y los cables, y fija estos últimos con cinta gaffer.
- Coordina el acceso del artista con antelación, especialmente si lleva instrumentos o equipo voluminoso. Comparte instrucciones de aparcamiento y acuerda una hora de llegada que deje margen antes de recibir al público.
- No dejes la bebida y el café para el final: enfría las bebidas y prepara jarras de agua, vasos, copas, tazas, platos y cubiertos antes de abrir las puertas. Coloca los aperitivos en bandejas cuando el montaje técnico ya esté terminado.
- Separa físicamente la zona del escenario del bufé y de la circulación de invitados. Comprueba también que haya regletas y cables alargadores suficientes y que ninguna ruta de paso quede cruzada por cables.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánto tiempo hay que preparar un concierto en casa?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para confirmar al artista, el repertorio, las invitaciones y las preferencias dietéticas. Reserva el día anterior para la limpieza, la compra y la organización del espacio.
- ¿Cuánto dura una prueba de sonido en casa?
- Calcula entre 60 y 90 minutos si utilizas altavoces activos, mesa de mezclas y varios micrófonos. Hazla antes de que lleguen los invitados y vuelve a comprobar los niveles después de colocar las sillas.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un concierto en casa?
- Envíalas al menos 2 semanas antes e incluye horario, duración aproximada, aparcamiento y forma de inscripción. Cierra la lista de asistentes entre 3 y 5 días antes para ajustar sillas, comida y bebida.
- ¿Qué se suele olvidar al organizar un concierto en casa?
- Lo más habitual es olvidar el acceso del artista, los cables alargadores, las regletas y la información para el público. Comprueba estos puntos 24 horas antes y deja preparados los materiales impresos antes de recibir al artista.
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