Organiser un concert flash mob, étape par étape

Un concert flash mob se prépare comme un spectacle court, mais avec une coordination plus stricte : les participants doivent connaître leur rôle, le public ne doit pas gêner la zone de jeu et le matériel doit être installé rapidement. Commence par le lieu, les autorisations et l’alimentation électrique, puis verrouille le répertoire, les inscriptions et les répétitions. Les problèmes arrivent souvent le jour même, quand les câbles, les piles, les bénévoles ou les besoins alimentaires n’ont pas été vérifiés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et l'aire de jeu
2
Demander les autorisations et les déclarations
3
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
4
Contacter des musiciens et des chanteurs
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Définir le répertoire et l’arrangement
3 personnes
9
Distribuer les lots et les textes
2 personnes
10
Réserver la salle de répétition
11
Publier la promotion en ligne
2 personnes
12
Publier les informations au public
13
Réserver la sono
14
Réserver le catering
15
Déterminer les quantités de boissons et de snacks
2 personnes
16
Organiser la première répétition
12 personnes
17
Élaborer le plan de sécurité et le plan d'évacuation
2 personnes
18
Définir la responsabilité des premiers secours
2 personnes
19
Répartir les bénévoles à l'accueil
2 personnes
20
Répartir les bénévoles pour le catering
2 personnes
21
Envoyer la lettre aux musiciens
22
Effectuer la deuxième répétition
12 personnes
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Mettre les boissons non périssables en place
2 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Charger et transporter le matériel technique
3 personnes
30
Balisage du site
3 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer les tentes de fête
4 personnes
33
Installer le système de sonorisation
4 personnes
34
Brancher les microphones
2 personnes
35
Installer l’éclairage et les câbles
3 personnes
36
Sécuriser les câbles
2 personnes
37
Installer la table traiteur
3 personnes
38
Aménager la table d'accueil
2 personnes
39
Installer les panneaux du programme et de l’itinéraire
2 personnes
40
Installer la décoration
3 personnes
41
Effectuer les réglages sonores
5 personnes

Événement

42
Accueillir les musiciens
2 personnes
43
Briefer les musiciens
2 personnes
44
Accueillir le public
3 personnes
45
Cocher les inscriptions
2 personnes
46
Prendre les positions secrètes
12 personnes
47
Réaliser le flashmob
15 personnes
48
Guider le public vers le lieu du concert
4 personnes
49
Exécuter le programme du concert
15 personnes
50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
54
Répondre aux questions du public
2 personnes
55
Annoncer les spectacles
56
Gérer les flux de public
3 personnes
57
Allumer l’éclairage
58
Assurer le dernier bloc de concert
15 personnes
59
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
60
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes

Suivi

61
Refroidir le catering restant
2 personnes
62
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
63
Démonter l’équipement
4 personnes
64
Démonter l’éclairage
2 personnes
65
Démonter le mobilier
4 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
5 personnes
69
Rapporter le matériel
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
72
Distribuer les restes
2 personnes
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 80

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Pieds de microqté 15
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Piles de rechangeqté 24
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Chariots de transportqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds de lampeqté 4
Passe-câblesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 160
Assiettes réutilisablesqté 140
Couverts réutilisablesqté 160
Tasses à caféqté 50
Planches de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Bacs de stockage avec couvercleqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Ballonsqté 120
Poids pour ballonsqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8
Gafferqté 6
Attaches-câblesqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et demande les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Confirme aussi les horaires d’accès, la zone de jeu et les conditions d’utilisation de l’électricité.
Fixe le répertoire avant d’envoyer les textes et les lots aux participants. Prévois au minimum deux répétitions : une première pour les placements et une seconde pour enchaîner avec la sonorisation.
Traite les inscriptions avec une date limite claire, idéalement 10 à 14 jours avant l’événement. Demande en même temps les besoins alimentaires afin de ne pas découvrir des régimes particuliers au moment du catering.
Teste la sono sur place avant le jour du concert : table de mixage, microphones sans fil, boîtiers DI, rallonges et multiprises doivent fonctionner ensemble. Garde des piles de rechange et des passe-câbles disponibles, car ces détails bloquent vite une installation.
Prépare un plan de sécurité avec évacuation, premiers secours et talkies-walkies pour les responsables. Répartis séparément les bénévoles de l’accueil et du catering, puis vérifie le stock, les boissons et les snacks avant les courses finales.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert flash mob ?: Prévois environ 6 à 8 semaines pour un groupe de taille moyenne. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, réserver la salle de répétition, confirmer les musiciens et organiser deux répétitions.
Combien de répétitions faut-il pour un concert flash mob ?: Deux répétitions constituent un minimum réaliste. La première sert à travailler les entrées, les placements et les textes ; la seconde doit reproduire autant que possible le déroulement avec la sonorisation.
Quand faut-il envoyer les invitations et les textes aux participants ?: Envoie les invitations dès que le lieu et la date sont confirmés, puis fixe les inscriptions à 10 ou 14 jours avant le concert. Distribue les textes et les lots après validation du répertoire, afin d’éviter plusieurs versions en circulation.
Que faut-il vérifier le jour du concert flash mob ?: Vérifie au moins 3 heures avant le début l’accès au lieu, l’électricité, la sono, les microphones, les piles, les câbles et la zone de jeu. Contrôle ensuite les bénévoles, le catering, les boissons et le plan d’évacuation avant l’arrivée du public.

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