Ein Flashmob-Konzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Flashmob-Konzert entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über den Ablauf. Zuerst sicherst du Spielfläche, Genehmigungen, Strom und Tonanlage, danach stellst du das Ensemble zusammen und legst Repertoire sowie Arrangement fest. Einladungen und Anmeldungen brauchen klare Fristen, damit du Besetzung, Verpflegung und Helfer planen kannst. Rechne außerdem mit zwei Proben und einem Musikerbrief, bevor der Auftritt stattfindet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Spielfläche reservieren
2
Genehmigungen und Meldungen beantragen
3
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
4
Musiker und Sänger ansprechen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Repertoire und Arrangement festlegen
3 Personen
9
Flyer und Texte verteilen
2 Personen
10
Proberaum reservieren
11
Werbung online stellen
2 Personen
12
Publikumsinformationen veröffentlichen
13
Tonanlage reservieren
14
Catering reservieren
15
Getränke- und Snackmengen festlegen
2 Personen
16
Erste Probe durchführen
12 Personen
17
Sicherheitsplan und Fluchtweg erstellen
2 Personen
18
Erste-Hilfe-Verantwortung abstimmen
2 Personen
19
Freiwillige für den Empfang einteilen
2 Personen
20
Freiwillige für das Catering einteilen
2 Personen
21
Musikerbrief versenden
22
Zweite Probe durchführen
12 Personen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Haltbare Getränke bereitstellen
2 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
4 Personen
29
Technik verladen und transportieren
3 Personen
30
Ort absperren
3 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
34
Mikrofone anschließen
2 Personen
35
Licht und Kabel verlegen
3 Personen
36
Kabel sichern
2 Personen
37
Cateringtisch einrichten
3 Personen
38
Empfangstisch einrichten
2 Personen
39
Programm- und Routenschilder aufstellen
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Soundcheck durchführen
5 Personen

Event

42
Musiker empfangen
2 Personen
43
Musiker anweisen
2 Personen
44
Publikum empfangen
3 Personen
45
Anmeldungen abhaken
2 Personen
46
Geheime Positionen einnehmen
12 Personen
47
Flashmob durchführen
15 Personen
48
Publikum zum Konzertort begleiten
4 Personen
49
Konzertprogramm durchführen
15 Personen
50
Snacks servieren
4 Personen
51
Getränke servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Geschirr sammeln
2 Personen
54
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
55
Auftritte ankündigen
56
Publikumsströme lenken
3 Personen
57
Beleuchtung einschalten
58
Letzten Konzertblock durchführen
15 Personen
59
Abschied und Dankesrede halten
60
Publikum sicher hinausleiten
4 Personen

Nachbereitung

61
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
62
Anlage ausschalten
2 Personen
63
Geräte abbauen
4 Personen
64
Beleuchtung abbauen
2 Personen
65
Mobiliar abbauen
4 Personen
66
Abfall sammeln
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Location reinigen
5 Personen
69
Materialien zurückbringen
3 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
73
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 80

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 4
MusikständerAnz. 15
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24
HandfunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
TransportwagenAnz. 2

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 6
LampenstativeAnz. 4
KabelmattenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 160
Mehrweg-TellerAnz. 140
Wiederverwendbares BesteckAnz. 160
KaffeetassenAnz. 50
ServierbretterAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
Aufbewahrungsboxen mit DeckelAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 120
BallongewichteAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
WegweiserAnz. 10
KreidetafelnAnz. 4
KreidestifteAnz. 8
Gaffa-TapeAnz. 6
KabelbinderAnz. 200

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Spielfläche, Proberaum und Tonanlage frühzeitig und kläre, welche Stromanschlüsse vor Ort verfügbar sind. Für aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und DI-Boxen sollte eine verantwortliche Person den Aufbau testen.
Lege Repertoire und Arrangement fest, bevor du Einladungen verschickst. So wissen Sänger und Musiker genau, welches Material sie erhalten und wie viel Zeit sie für die erste Probe einplanen müssen.
Setze eine feste Anmeldefrist und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. Für die Verpflegung kannst du anschließend Getränke, Snacks, Mehrwegbecher und Teller anhand der bestätigten Personenzahl kalkulieren.
Plane die zweite Probe nicht direkt am Veranstaltungstag ein. Verschicke den Musikerbrief spätestens einige Tage vorher mit Treffpunkt, Beginn, Ablauf, Notenmaterial und einer Telefonnummer für kurzfristige Rückfragen.
Erstelle den Sicherheitsplan parallel zur Veranstaltungsplanung: Fluchtweg, Erste-Hilfe-Verantwortung, Kabelmatten und Beleuchtung müssen vor dem Aufbau feststehen. Handfunkgeräte und Powerbanks helfen, wenn Helfer über die Fläche verteilt sind.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man ein Flashmob-Konzert planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Spielfläche, Musiker, Proberaum und Tonanlage sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin angefragt oder reserviert sein.
Wie viele Proben braucht ein Flashmob-Konzert?: Plane mindestens zwei gemeinsame Proben ein. Die erste Probe dient dem musikalischen Ablauf, die zweite der Abstimmung von Besetzung, Aufstellung, Einsätzen und Übergängen.
Wann sollte man die Musiker für ein Flashmob-Konzert informieren?: Schicke den Musikerbrief spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Auftritt. Darin sollten Treffpunkt, genaue Uhrzeit, Repertoire, Arrangement, Noten und eine Kontaktperson stehen.
Wie plant man die Technik bei einem Flashmob-Konzert?: Prüfe Stromversorgung und Spielfläche mindestens 2 Wochen vorher und teste die Tonanlage bei der ersten Probe. Für den Aufbau müssen Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel und Ersatzbatterien vollständig vor Ort sein.

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