Cómo organizar un concierto flashmob sin perder el control

Un concierto flashmob necesita dos planes coordinados: el musical y el operativo. Empieza por reservar el recinto, confirmar permisos y comprobar la electricidad antes de convocar al público. Después cierra el repertorio, reúne a músicos y cantantes, programa dos ensayos y prepara sonido, seguridad y voluntarios. El día del concierto, una persona debe dirigir los tiempos mientras otras controlan recepción, catering, accesos y comunicación con los participantes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto y la zona de juego
2
Solicitar permisos y notificaciones
3
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
4
Contactar a músicos y cantantes
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Fijar el repertorio y el arreglo
3 personas
9
Distribuir folletos y textos
2 personas
10
Reservar la sala de ensayo
11
Publicar la promoción en línea
2 personas
12
Publicar información para el público
13
Reservar el equipo de sonido
14
Reservar el catering
15
Determinar las cantidades de bebidas y aperitivos
2 personas
16
Realizar el primer ensayo
12 personas
17
Hacer el plan de seguridad y la ruta de evacuación
2 personas
18
Acordar la responsabilidad de primeros auxilios
2 personas
19
Asignar voluntarios para la recepción
2 personas
20
Asignar voluntarios para el catering
2 personas
21
Enviar la carta a los músicos
22
Realizar el segundo ensayo
12 personas
23
Comprobar la lista de la compra
2 personas
24
Comprobar el stock y el material
2 personas
25
Hacer la compra
3 personas
26
Preparar las bebidas no perecederas
2 personas
27
Llenar las neveras portátiles
2 personas
28
Preparar aperitivos
4 personas
29
Cargar y transportar el equipo técnico
3 personas
30
Delimitar el recinto
3 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar carpas
4 personas
33
Montar el sistema de sonido
4 personas
34
Conectar los micrófonos
2 personas
35
Instalar luces y cables
3 personas
36
Asegurar los cables
2 personas
37
Montar la mesa de catering
3 personas
38
Montar la mesa de recepción
2 personas
39
Colocar carteles del programa y de la ruta
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Hacer la prueba de sonido
5 personas

Evento

42
Recibir a los músicos
2 personas
43
Instruir a los músicos
2 personas
44
Recibir al público
3 personas
45
Marcar las inscripciones
2 personas
46
Tomar las posiciones secretas
12 personas
47
Realizar flashmob
15 personas
48
Guiar al público al recinto del concierto
4 personas
49
Ejecutar el programa del concierto
15 personas
50
Servir aperitivos
4 personas
51
Servir las bebidas
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Recoger la vajilla
2 personas
54
Responder preguntas del público
2 personas
55
Anunciar las actuaciones
56
Guiar los flujos de público
3 personas
57
Encender la iluminación
58
Realizar el último bloque del concierto
15 personas
59
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
60
Hacer salir al público de forma segura
4 personas

Seguimiento

61
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
62
Apagar el sistema de sonido
2 personas
63
Desmontar el equipo
4 personas
64
Desmontar la iluminación
2 personas
65
Desmontar el mobiliario
4 personas
66
Recoger la basura
4 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar el lugar
5 personas
69
Devolver los materiales
3 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
72
Repartir la comida sobrante
2 personas
73
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 80

Equipo

Altavoces activoscant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 4
Atriles para músicacant. 15
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías de repuestocant. 24
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4
Carros de transportecant. 2

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6
Soportes para lámparascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 160
Platos reutilizablescant. 140
Cubiertos reutilizablescant. 160
Tazas de cafécant. 50
Tablas para servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamiento con tapacant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Decoración

Globoscant. 120
Pesos para globoscant. 12
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8
Señales direccionalescant. 10
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 8
Cinta gaffercant. 6
Bridascant. 200

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el repertorio y el arreglo antes de enviar las partituras o los textos. Si cambias la pieza después del primer ensayo, tendrás que corregir materiales y avisar de nuevo a músicos y cantantes.
Reserva el espacio, la zona de actuación y la sala de ensayo con varias semanas de margen. Los permisos y las notificaciones también deben estar resueltos antes de publicar la convocatoria.
Haz dos ensayos: el primero para detectar problemas musicales y el segundo para comprobar entradas, posiciones, micrófonos y tiempos. Lleva el mismo esquema de escena al lugar del concierto para evitar improvisaciones.
Comprueba la electricidad y el sonido antes del montaje. Cuenta con alargadores, regletas, baterías de repuesto y alfombrillas para cables; un cable sin proteger puede bloquear una ruta de evacuación.
Asigna voluntarios con funciones concretas y horarios escritos: recepción, catering, orientación de participantes y apoyo de primeros auxilios. Calcula bebidas y aperitivos por persona y confirma las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto flashmob?: Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas permisos, músicos, sala de ensayo y equipo de sonido. Reserva el recinto y tramita las notificaciones en las primeras 2 semanas, antes de anunciar el evento.
¿Cuántos ensayos necesita un concierto flashmob?: Programa como mínimo 2 ensayos. Usa el primero para trabajar el repertorio y el segundo, cerca de la fecha, para comprobar posiciones, entradas, sonido y coordinación con los voluntarios.
¿Cuándo hay que cerrar el repertorio de un flashmob?: Cierra el repertorio y el arreglo entre 4 y 6 semanas antes del concierto. Así puedes distribuir partituras o textos, organizar el primer ensayo y evitar cambios de última hora.
¿Qué hay que comprobar el día antes de un concierto flashmob?: Revisa la lista de la compra, el stock, el material, las baterías, los walkie-talkies y el equipo de sonido entre 24 y 48 horas antes. Confirma también la ruta de evacuación, los responsables de primeros auxilios y los turnos de recepción y catering.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.