Organiser un concert en salle, étape par étape

Un concert en salle se prépare dans un ordre précis : bloquer la date et le lieu, confirmer les artistes, puis construire le programme et les inscriptions. Les problèmes arrivent souvent plus tard, quand le catering, la technique, les accès ou les bénévoles sont réglés trop tard. Prépare un déroulé imprimé, une liste de visiteurs et un responsable par zone. Le jour J, garde du temps pour vérifier la salle, dégager les issues et tester chaque microphone avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et la salle
2
Réserver les artistes
3
Établir le programme
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver le catering
8
Réserver la technique
9
Rassembler les informations sur les artistes
10
Répartir les bénévoles
11
Imprimer le déroulé
12
Imprimer la liste des visiteurs
13
Faire les courses
2 personnes
14
Récupérer le matériel technique
2 personnes
15
Organiser les clés et l’accès
16
Vérifier la salle
2 personnes
17
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
18
Installer les chaises
4 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
21
Aménager le vestiaire
2 personnes
22
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
23
Installer l’éclairage de scène
2 personnes
24
Installer le système de sonorisation
3 personnes
25
Brancher les microphones
2 personnes
26
Installer les instruments
3 personnes
27
Effectuer la vérification du son
3 personnes
28
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
29
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Mettre en place le point café
2 personnes
32
Afficher les informations sur les allergènes
33
Afficher le programme
34
Vérifier les toilettes
35
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
36
Briefing de l'équipe backstage
3 personnes

Événement

37
Ouvrir les portes
3 personnes
38
Accueillir les visiteurs
4 personnes
39
Contrôler les billets
2 personnes
40
Tenir le vestiaire
2 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Assurer le mot de bienvenue
43
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir le buffet de pause
3 personnes
46
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
47
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir le repas des artistes
2 personnes
50
Animer les questions du public
51
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
52
Assurer la garde-robe
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Encadrer la prestation de clôture
3 personnes
55
Prononcer le discours de remerciement
56
Diffuser la musique de fin
57
Reconduire les visiteurs
4 personnes
58
Gérer le vestiaire
2 personnes
59
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

60
Ranger les boissons et le catering
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Démonter la sono
3 personnes
63
Démonter l'installation d'éclairage
2 personnes
64
Emballer les instruments
3 personnes
65
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer la salle
3 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Vérifier le matériel
2 personnes
70
Fermer la salle
2 personnes
71
Retourner le matériel technique
2 personnes
72
Ranger les stocks restants
2 personnes
73
Gérer les objets trouvés
74
Payer les artistes
75
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables pliantesqté 12
Portantsqté 4
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 180
Cuillères à caféqté 180

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 20
Louchesqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 10
Câbles audioqté 8
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Microphone main pour l'annonce
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage de travailqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Plantes décorativesqté 8
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par confirmer la date et la salle avant de réserver les artistes : vérifie aussi les horaires d’accès, les clés et le temps réellement disponible pour le montage.
Établis le programme avant d’envoyer les invitations. Donne une heure d’ouverture des portes, une heure de début et une marge d’au moins 30 minutes pour les retards d’installation.
Traite les inscriptions dès leur réception et recueille les besoins alimentaires avant de réserver le catering. Prévois une liste visiteurs imprimée à l’entrée, avec une personne chargée de la mettre à jour.
Répartis les bénévoles par poste : entrée, vestiaire, catering, scène et rangement. Une seule personne doit coordonner le déroulé et savoir qui appeler en cas de problème technique.
Monte la sonorisation et l’éclairage avant l’ouverture des portes. Teste la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones et les câbles, puis fixe les câbles au sol avec des passe-câbles pour éviter les chutes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un concert en salle ?: Prévois au minimum plusieurs semaines pour confirmer la salle et les artistes, organiser les inscriptions et réserver le catering et la technique. Bloque aussi une demi-journée le jour J pour l’installation, les tests et les derniers contrôles.
Quand faut-il réserver la technique pour un concert ?: Réserve la technique dès que la salle et les artistes sont confirmés, avant d’envoyer les invitations. Demande la liste des besoins au moins 2 à 3 semaines avant le concert afin de prévoir la table de mixage, les microphones, les haut-parleurs, les câbles et l’éclairage.
Que faut-il vérifier dans la salle avant l’arrivée du public ?: Vérifie les accès, les clés, les issues d’évacuation, la scène, les chaises, les tables, le vestiaire et le comptoir d’entrée. Termine par un contrôle d’au moins 30 minutes des microphones, de la sonorisation et de l’éclairage.
Comment organiser l’accueil des visiteurs à un concert ?: Installe le comptoir d’entrée avant l’ouverture et garde une liste visiteurs imprimée, avec les informations d’inscription disponibles. Prévois au moins une personne à l’accueil pendant toute la période d’arrivée et une autre si le vestiaire ouvre en même temps.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.