Ein Saalkonzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Raum und Datum zuerst und kläre spätestens mehrere Wochen vor dem Konzert, wann du Schlüssel bekommst und ab wann der Saal zugänglich ist. Ohne diese Information verschieben sich Aufbau, Technikabholung und Einlass.
• Plane die Technik nicht erst am Konzerttag. Prüfe vorab Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen, XLR- und Audiokabel und reserviere für den Aufbau mindestens zwei bis drei Stunden.
• Verschicke Einladungen erst mit einem klaren Programm und bearbeite Anmeldungen fortlaufend. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen, damit das Catering nicht erst am Vortag angepasst werden muss.
• Teile Helfer für konkrete Zeitfenster ein: mindestens eine Person für Eingang und Besucherliste, eine für Garderobe und mehrere für Saal- und Technikaufbau. Eine lose Zusage ohne Uhrzeit hilft beim Aufbau nicht.
• Drucke Drehbuch und Besucherliste vor dem Veranstaltungstag aus und kontrolliere den Saal vor dem Einlass. Fluchtwege, Bühnenbereich, Kabelmatten, Arbeitsbeleuchtung sowie Stühle und Tische sollten vor der Technikprobe fertig sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Saalkonzert organisieren?

Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Raum und Künstler sollten zuerst feststehen; danach bleiben noch mindestens drei bis vier Wochen für Programm, Einladungen, Anmeldungen, Catering und Technik.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Saalkonzert?

Plane für Möbel, Bühne, Beleuchtung und Beschallung mindestens drei Stunden ein. Für Technikprobe und Korrekturen solltest du zusätzlich etwa 60 Minuten vor dem Einlass freihalten.

Was muss man bei einem Saalkonzert für den Einlass vorbereiten?

Richte Eingangstresen, Besucherliste und Garderobe spätestens 30 Minuten vor Beginn ein. Bestimme außerdem eine Person, die Anmeldungen und kurzfristige Änderungen entgegennimmt.

Wann sollte man Catering für ein Saalkonzert reservieren?

Reserviere das Catering etwa drei bis vier Wochen vorher, sobald die erwartete Besucherzahl absehbar ist. Ernährungswünsche solltest du spätestens eine Woche vor dem Konzert gesammelt weitergeben.

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