Cómo organizar un concierto en una sala
Organizar un concierto en sala requiere coordinar artistas, técnica, público y personal sin dejar decisiones para el último día. Empieza cerrando la fecha y el espacio, y después confirma artistas, programa, inscripciones y necesidades técnicas. La última semana debe servir para comprobar accesos, voluntarios, catering y equipos; el día del concierto, trabaja con un plan horario impreso. El montaje de sonido, iluminación, sillas y entrada debe terminar antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha y la sala
- 2
Confirmar a los artistas
- 3
Elaborar el programa
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Reservar el catering
- 8
Reservar técnica
- 9
Recopilar información de los artistas
- 10
Asignar voluntarios
- 11
Imprimir el plan de trabajo
- 12
Imprimir la lista de visitantes
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Recoger el equipo técnico
2 personas
- 15
Gestionar llaves y acceso
- 16
Comprobar la sala
2 personas
- 17
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
- 18
Colocar las sillas
4 personas
- 19
Montar mesas
3 personas
- 20
Despejar el espacio del escenario
3 personas
- 21
Montar el guardarropa
2 personas
- 22
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 23
Instalar la iluminación del escenario
2 personas
- 24
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 25
Conectar los micrófonos
2 personas
- 26
Preparar los instrumentos
3 personas
- 27
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 28
Realizar la comprobación de luces
2 personas
- 29
Montar el buffet de catering
3 personas
- 30
Enfriar las bebidas
2 personas
- 31
Montar el punto de café
2 personas
- 32
Colocar información sobre alérgenos
- 33
Colgar el programa
- 34
Comprobar los baños
- 35
Briefing del equipo de recepción
4 personas
- 36
Briefing del equipo de backstage
3 personas
Evento
- 37
Abrir las puertas
3 personas
- 38
Recibir a los visitantes
4 personas
- 39
Comprobar los mapas
2 personas
- 40
Atender el guardarropa
2 personas
- 41
Servir café y té
2 personas
- 42
Dar la bienvenida
- 43
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Servir el buffet del descanso
3 personas
- 46
Comprobar la sala y los baños
2 personas
- 47
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Servir la comida de los artistas
2 personas
- 50
Gestionar las preguntas del público
- 51
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
- 52
Seguir atendiendo el guardarropa
2 personas
- 53
Rellenar las bebidas
2 personas
- 54
Coordinar la actuación final
3 personas
- 55
Dar el discurso de agradecimiento
- 56
Poner música de ambiente
- 57
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
- 58
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 59
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
- 60
Recoger bebidas y catering
3 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 63
Desmontar la instalación de luces
2 personas
- 64
Empacar instrumentos
3 personas
- 65
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 66
Recoger la basura
3 personas
- 67
Limpiar la sala
3 personas
- 68
Limpiar los baños
2 personas
- 69
Comprobar los materiales
2 personas
- 70
Cerrar el salón
2 personas
- 71
Devolver el equipo técnico
2 personas
- 72
Recoger el stock sobrante
2 personas
- 73
Gestionar objetos perdidos
- 74
Pagar a los artistas
- 75
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 170
- Mesas plegablescant. 12
- Percheroscant. 4
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasoscant. 180
- Platos de postrecant. 180
- Tenedorescant. 180
- Cucharascant. 180
- Cucharillas de cafécant. 180
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 20
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 10
- Cables de audiocant. 8
- Regletascant. 10
- Cables alargadorescant. 10
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Micrófono de mano para anuncios
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación de trabajocant. 4
Decoración
- Telones de escenariocant. 4
- Plantas decorativascant. 8
- Atriles para programascant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha y la sala, y confirma después a los artistas. Pide con antelación horarios de llegada, necesidades de sonido, número de micrófonos y cualquier requisito de camerino o catering.
- No dejes las inscripciones y las preferencias dietéticas para la semana del concierto. Fija una fecha límite y entrega al catering el número final de personas con varios días de margen.
- Prepara el programa con horas concretas para montaje, prueba de sonido, apertura de puertas y actuaciones. Reserva al menos 60 minutos entre la llegada del equipo técnico y la apertura para resolver cables, conexiones o cambios de escenario.
- Asigna voluntarios por función, no solo por nombre: entrada, guardarropa, acceso de artistas, catering y apoyo técnico. Imprime el plan de trabajo y la lista de visitantes para que cada persona pueda actuar sin buscar instrucciones en el móvil.
- Haz una comprobación de la sala antes del montaje: rutas de evacuación despejadas, llaves disponibles, escenario libre y tomas de corriente localizadas. Monta primero el sonido y la iluminación; coloca después sillas, mesas, guardarropa y mostrador de entrada para no bloquear las rutas de trabajo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en una sala?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar la fecha, la sala, los artistas y la técnica. Deja la última semana para cerrar inscripciones, catering, voluntarios, accesos y documentación, no para buscar proveedores.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto en sala?
- Reserva como mínimo 3 horas para recoger o recibir el equipo, montar sonido e iluminación, conectar micrófonos y hacer la prueba. Añade 60 minutos de margen antes de abrir las puertas para corregir problemas sin público presente.
- ¿Cuándo hay que cerrar el número de asistentes y el catering?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del concierto. Envía en ese momento el número final al catering y entrega también las preferencias dietéticas recopiladas.
- ¿Qué se revisa justo antes de abrir las puertas?
- Comprueba las rutas de evacuación, el acceso con llaves, el funcionamiento de sonido e iluminación, la lista de visitantes y la señalización de entrada. Haz esta revisión unos 30 minutos antes de la apertura y confirma que guardarropa y catering estén atendidos.
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