Organiser un concert du Nouvel An sans rien oublier

Un concert du Nouvel An se prépare dans un ordre précis : confirmer la date et le lieu, réserver les musiciens, puis construire le programme et gérer les inscriptions. Les oublis arrivent surtout dans les détails de coordination : besoins alimentaires, droits musicaux, branchements audio et liste des visiteurs. Prévoyez aussi un temps distinct pour l’installation de la salle, du buffet et des instruments. Le jour J, une vérification méthodique de l’entrée, du sol, des boissons et du matériel évite les retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver les musiciens
2 personnes
3
Faire les réservations
4
Établir le programme
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les droits musicaux
9
Imprimer le déroulé
10
Imprimer la liste des visiteurs
11
Vérifier les coordonnées
12
Coordonner les exigences techniques
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Faire les courses
3 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
17
Préparer les en-cas
4 personnes
18
Emballer séparément les portions diététiques
2 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Aérer la salle
2 personnes
21
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Aménager l’espace des musiciens
3 personnes
25
Installer le système de sonorisation
3 personnes
26
Brancher les microphones
2 personnes
27
Installer les instruments
3 personnes
28
Effectuer la vérification du son
3 personnes
29
Régler l’éclairage
2 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Installer le buffet
3 personnes
32
Mettre en place le point café
2 personnes
33
Préparer les boissons
2 personnes
34
Préparer la vaisselle
2 personnes
35
Vérifier les toilettes
36
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
37
Déposer le programme à l’entrée

Événement

38
Ouvrir les portes
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Distribuer le programme
2 personnes
41
Gérer le vestiaire
2 personnes
42
Faire le discours d’ouverture
43
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Annoncer la pause
48
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
49
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
50
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
S’occuper des musiciens
2 personnes
53
Servir le buffet du Nouvel An
4 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
56
Annoncer le compte à rebours
57
Animer le moment du Nouvel An
3 personnes
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
59
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes

Suivi

60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
61
Emballer les instruments
3 personnes
62
Désinstaller le buffet
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Ranger le matériel en lieu sûr
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
73
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Pieds de microqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Goulottes de câblesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternesqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Serpentinsqté 20
Nappesqté 10
Bannières du Nouvel Anqté 4
Décoration de table sans confettisqté 10
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les musiciens, puis bloquez rapidement les réservations nécessaires. Gardez une confirmation écrite pour chaque prestataire et vérifiez les contraintes techniques avant d’établir le programme.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le concert. À ce moment-là, relevez les besoins alimentaires, vérifiez les coordonnées et préparez une liste des visiteurs à imprimer.
Demandez la fiche technique des musiciens au plus tard 10 jours avant l’événement. Contrôlez le nombre de microphones, pieds, boîtiers DI, rallonges et multiprises nécessaires, puis sécurisez les câbles avec du ruban gaffer ou des goulottes.
Préparez les documents opérationnels la veille : déroulé imprimé, liste des visiteurs et répartition des rôles. Prévoyez une copie supplémentaire de chaque document pour éviter de dépendre d’un seul exemplaire à l’accueil.
Le jour J, ouvrez la salle au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Aérez, inspectez le sol et l’entrée, installez les tables et les chaises, refroidissez les boissons et testez la sonorisation avant de lancer l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert du Nouvel An ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Réservez les musiciens et le lieu en premier, puis finalisez les inscriptions et les besoins alimentaires environ 7 jours avant le concert.
Quand réserver les musiciens pour un concert du Nouvel An ?: Faites la réservation dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 6 à 8 semaines à l’avance. Demandez aussi leurs exigences techniques au moins 10 jours avant l’événement.
Quand installer la salle avant le concert ?: Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’ouverture au public. Gardez ensuite 30 à 45 minutes pour tester les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones et l’éclairage.
Comment gérer les besoins alimentaires des invités ?: Demandez ces informations au moment de l’inscription et fixez une date limite 7 jours avant le concert. Emballez séparément les portions adaptées et identifiez-les clairement avant l’ouverture du buffet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.