Cómo organizar un concierto de Nochevieja
Un concierto de Nochevieja necesita más coordinación que una fiesta normal: coinciden músicos, cena o aperitivos, invitados y el cambio de año. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después trabaja hacia atrás desde la hora prevista del concierto. Las reservas, los derechos de música y los requisitos técnicos suelen retrasarse si no se confirman por escrito. El día del evento, deja varias horas para montar el sonido, preparar la sala y resolver cualquier problema antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Contratar músicos
2 personas
- 3
Hacer reservas
- 4
Elaborar el programa
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Comprobar los derechos de música
- 9
Imprimir el plan de trabajo
- 10
Imprimir la lista de visitantes
- 11
Comprobar datos de contacto
- 12
Coordinar los requisitos técnicos
2 personas
- 13
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 14
Hacer la compra
3 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 17
Preparar aperitivos
4 personas
- 18
Empaquetar por separado las raciones de dieta
2 personas
- 19
Abrir la ubicación
2 personas
- 20
Ventilar el espacio
2 personas
- 21
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
- 22
Montar mesas
4 personas
- 23
Colocar las sillas
4 personas
- 24
Montar la sala de músicos
3 personas
- 25
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 26
Conectar los micrófonos
2 personas
- 27
Preparar los instrumentos
3 personas
- 28
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 29
Configurar la iluminación
2 personas
- 30
Colgar la decoración
3 personas
- 31
Montar el buffet
3 personas
- 32
Montar el punto de café
2 personas
- 33
Preparar las bebidas
2 personas
- 34
Preparar la vajilla
2 personas
- 35
Comprobar los baños
- 36
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
- 37
Colocar el programa en la entrada
Evento
- 38
Abrir las puertas
2 personas
- 39
Recibir a los visitantes
3 personas
- 40
Repartir el programa
2 personas
- 41
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 42
Dar el discurso de apertura
- 43
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
- 44
Servir aperitivos
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Servir café y té
2 personas
- 47
Anunciar el descanso
- 48
Reponer el bufé
3 personas
- 49
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
- 50
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 52
Atender a los músicos
2 personas
- 53
Servir el bufé de fin de año
4 personas
- 54
Servir comidas especiales
2 personas
- 55
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
- 56
Anunciar la cuenta atrás
- 57
Guiar el momento de Año Nuevo
3 personas
- 58
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
- 59
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 60
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 61
Empacar instrumentos
3 personas
- 62
Desmontar el bufé
3 personas
- 63
Recoger la basura
3 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 66
Limpiar el lugar
4 personas
- 67
Limpiar los baños
2 personas
- 68
Retirar la decoración
2 personas
- 69
Guardar el equipo de forma segura
3 personas
- 70
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 71
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 72
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
- 73
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 100
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Atrilescant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Canaletas para cablescant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Luces decorativascant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Farolescant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas térmicascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Papel de aluminiocant. 4
- Recipientes herméticoscant. 12
Decoración
- Globoscant. 100
- Serpentinascant. 20
- Mantelescant. 10
- Banners de Año Nuevocant. 4
- Decoración de mesa sin confeticant. 10
- Atriles para programascant. 4
Limpieza
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 6
- Contenedores de separación de residuoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra músicos, ubicación y reservas antes de enviar las invitaciones. Pide a los músicos sus necesidades técnicas por escrito y confirma al menos 2 semanas antes si necesitan mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI o atriles.
- Elabora el programa con horas concretas: apertura, comida o aperitivos, actuación, pausas y cuenta atrás de medianoche. Comparte la versión final con el equipo y los músicos entre 3 y 5 días antes para evitar cambios durante el montaje.
- Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y separa las raciones especiales desde el principio. Etiquétalas antes de preparar los aperitivos para que no se mezclen con las bandejas generales.
- Reserva como mínimo 3 horas antes de la llegada del público para abrir, ventilar, revisar la entrada y el suelo, colocar mesas y sillas y montar la zona de músicos. Prueba cada micrófono, altavoz y foco antes de que empiece el programa.
- Prepara una copia impresa del plan de trabajo y de la lista de visitantes, además de baterías de repuesto, cinta gaffer y canaletas para cables. Comprueba la previsión meteorológica el mismo día y adapta la entrada o la protección del material si el acceso es exterior.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Nochevieja?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los músicos, las reservas, las inscripciones y los derechos de música deben estar confirmados como máximo 2 semanas antes; deja los últimos 3 días para compras y ajustes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto de Nochevieja?
- Calcula al menos 3 horas de montaje y pruebas antes de abrir al público. La instalación de sonido, la zona de músicos, la iluminación, las mesas y las sillas suelen requerir más tiempo del previsto.
- ¿Cuántas bebidas necesito para Nochevieja?
- Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 bebida por persona cada hora. Añade agua y bebidas sin alcohol desde el principio, y enfría una parte con antelación para no depender de la última compra.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un concierto de Nochevieja?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, especialmente si necesitas gestionar reservas o aforo. Cierra las inscripciones aproximadamente 10 días antes para revisar los datos de contacto y las preferencias dietéticas.
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