Silvesterkonzert organisieren: So gelingt der Ablauf
Bei einem Silvesterkonzert müssen Musikprogramm, Einlass, Technik und Mitternacht zeitlich zusammenpassen. Beginne mit Datum und Ort, lege danach Musiker und Programm fest und verschicke die Einladungen erst, wenn die wichtigsten Reservierungen bestätigt sind. Plane Getränke, Snacks und Sonderkost getrennt und stimme die technischen Anforderungen früh mit den Musikern ab. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen klaren Aufbauplan für Raum, Bühne, Garderobe und Beschallung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Musiker festlegen
2 Personen
- 3
Reservierungen vornehmen
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Musikrechte prüfen
- 9
Drehbuch ausdrucken
- 10
Besucherliste ausdrucken
- 11
Kontaktdaten prüfen
- 12
Technische Anforderungen abstimmen
2 Personen
- 13
Wettervorhersage prüfen
- 14
Einkaufen gehen
3 Personen
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 17
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 18
Diätportionen getrennt verpacken
2 Personen
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Raum lüften
2 Personen
- 21
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
- 22
Tische aufstellen
4 Personen
- 23
Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Musikerraum einrichten
3 Personen
- 25
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 26
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 27
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 28
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 29
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 31
Buffet aufbauen
3 Personen
- 32
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 33
Getränke bereitstellen
2 Personen
- 34
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 35
Toiletten kontrollieren
- 36
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
- 37
Programm am Eingang auslegen
Event
- 38
Türen öffnen
2 Personen
- 39
Besucher empfangen
3 Personen
- 40
Programm verteilen
2 Personen
- 41
Garderobe verwalten
2 Personen
- 42
Eröffnungsrede halten
- 43
Ersten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Pause ankündigen
- 48
Buffet auffüllen
3 Personen
- 49
Zweiten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 50
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Musiker betreuen
2 Personen
- 53
Silvesterbuffet servieren
4 Personen
- 54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 55
Dritten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 56
Countdown ankündigen
- 57
Neujahrsmoment begleiten
3 Personen
- 58
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 59
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 61
Instrumente einpacken
3 Personen
- 62
Buffet abräumen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 66
Location reinigen
4 Personen
- 67
Toiletten reinigen
2 Personen
- 68
Dekoration entfernen
2 Personen
- 69
Ausrüstung sicher verstauen
3 Personen
- 70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 71
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 72
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 73
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 90
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 100
- BuffetischeAnz. 3
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
- NotenständerAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- LaternenAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KannenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhalteschalenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltedosenAnz. 12
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- KonfettiAnz. 20
- TischdeckenAnz. 10
- NeujahrsbannerAnz. 4
- Konfettifreie TischdekorationAnz. 10
- ProgrammständerAnz. 4
Reinigung
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Staubsauger
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 6
- AbfalltrennbehälterAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum, Ort und Musiker zuerst. Reserviere den Raum und kläre technische Anforderungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert, damit Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Notenständer rechtzeitig eingeplant werden können.
- Verschicke die Einladungen erst mit einem festen Zeitplan. Bitte spätestens 10 Tage vor dem Konzert um Rückmeldung und erfasse dabei Ernährungswünsche, damit Diätportionen getrennt verpackt werden können.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Rechne für Beschallungsanlage, Mikrofonständer, Kabelkanäle und Licht mindestens 2 Stunden ein. Lege Verlängerungskabel, Ersatzbatterien und Gaffer Tape sichtbar bereit, statt sie erst beim Soundcheck zu suchen.
- Kühle Getränke am Vortag und stelle haltbare Vorräte sowie Snacks vor Beginn bereit. Für das erste Konzertstündchen kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; Gläser, Teller, Besteck und Servierschalen gehören ebenfalls vor dem Einlass an ihren Platz.
- Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Konzertbeginn. Lüfte den Raum, kontrolliere Eingang und Boden, stelle Tische und Stühle auf und richte den Musikerraum ein, bevor die Technik und der Soundcheck starten.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Silvesterkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Musikern und Reservierungen. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert verschickt werden, damit du Anmeldungen und Sonderkost rechtzeitig bearbeiten kannst.
- Wann sollte man die Musiker und die Technik für ein Silvesterkonzert buchen?
- Lege die Musiker spätestens 8 Wochen vorher fest und kläre die technischen Anforderungen direkt danach. Der konkrete Aufbau mit Lautsprechern, Mischpult, Mikrofonen und DI-Boxen sollte spätestens 2 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Silvesterkonzert?
- Plane mindestens 2 Stunden für Mobiliar, Beleuchtung, Beschallung und Kabelsicherung ein. Öffne die Location zusätzlich etwa 3 Stunden vor Beginn, damit Lüften, Eingangskontrolle und ein vollständiger Soundcheck nicht unter Zeitdruck geraten.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Silvesterkonzert?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane Wasser zusätzlich ein. Kaufe haltbare Vorräte einige Tage vorher, kühle die Getränke am Vortag und stelle Gläser sowie Nachschub vor dem Einlass bereit.
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