Organiser un concert de reprises sans improviser

Un concert de reprises se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu et le groupe, cadrer les besoins techniques, puis organiser l’accueil du public et des bénévoles. La sonorisation est souvent le point qui prend le plus de temps, surtout si le groupe apporte une partie de son matériel. Prévoyez un planning détaillé pour le montage, les balances et le repas. Ce guide vous aide à repérer les oublis fréquents avant que les invités et les musiciens arrivent.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Confirmer le contrat du groupe
3
Coordonner les besoins sonores avec le groupe
2 personnes
4
Vérifier les autorisations et les règles de sonorisation
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Calculer les quantités de catering
9
Faire les réservations
10
Répartir les bénévoles
11
Établir le programme et les horaires
12
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
13
Vérifier la liste des courses
14
Acheter des boissons et des produits non périssables
2 personnes
15
Acheter des produits frais
2 personnes
16
Contrôler l’équipement et le matériel
2 personnes
17
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
20
Installer le système de sonorisation
3 personnes
21
Monter l’installation lumière
2 personnes
22
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
23
Accueillir le groupe
2 personnes
24
Décharger les instruments
3 personnes
25
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
26
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Préparer les amuse-bouches et le buffet
3 personnes
29
Suspendre la décoration
2 personnes
30
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
31
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
32
Prévoir les bracelets ou la liste des invités

Événement

33
Lancer la musique d’ouverture
34
Accueillir les invités
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir le buffet
3 personnes
38
Annoncer le groupe
39
Accompagner la prestation
2 personnes
40
Rassembler les déchets et les verres vides
2 personnes
41
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes

Suivi

42
Décharger et faire le check-out du groupe
3 personnes
43
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
44
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
45
Remettre le mobilier en place
3 personnes
46
Emballer les restes alimentaires
2 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Nettoyer le lieu
3 personnes
49
Évacuer les déchets
2 personnes
50
Retourner les matériels
2 personnes
51
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de buffetqté 3
Tables à mangerqté 6
Chaisesqté 60
Portantsqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Verres à vin réutilisablesqté 40
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Louchesqté 8

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Table de mixage
Microphones de chantqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 3
Câbles de haut-parleurqté 4
Câbles de microqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Câbles de guitareqté 6
Amplis de guitareqté 2
Pieds de microqté 5

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Guirlandes lumineuses d’ambianceqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Nappesqté 9
Panneau d’accueil

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Tapis de protection pour câblesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et le contrat du groupe, puis demandez une fiche technique écrite. Faites préciser au moins le nombre de voix, d’amplis, de boîtiers DI et de prises électriques nécessaires.
Bloquez une plage de montage suffisamment longue : prévoyez l’accès de l’équipe au moins 3 heures avant le début du concert et gardez 60 à 90 minutes pour les réglages sonores.
Vérifiez les autorisations et les règles de sonorisation au moins 3 semaines à l’avance. Les limites de bruit, l’horaire de fin et les conditions d’accès peuvent modifier tout le programme.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de calculer le catering. Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée prévue.
Désignez une personne pour accueillir le groupe et une autre pour suivre la technique le jour J. Préparez l’espace scène avant leur arrivée et fixez les câbles au sol dès l’installation pour éviter les chutes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de reprises ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le groupe et le lieu, vérifier les autorisations, recueillir les inscriptions et commander le matériel manquant.
Quand faut-il faire les balances d’un concert ?: Les balances se font généralement 60 à 90 minutes avant l’ouverture au public. Ajoutez une marge d’au moins 30 minutes si plusieurs micros, amplis ou instruments doivent être réglés.
Combien de boissons prévoir pour un concert de reprises ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 à 2 par heure supplémentaire. Prévoyez aussi de l’eau pour le groupe et les bénévoles, en particulier pendant le montage et le concert.
Que faut-il vérifier dans la salle avant l’arrivée du groupe ?: Vérifiez les toilettes, les accès de déchargement, les prises électriques, l’espace libre devant la scène et la disposition des tables et des chaises. Faites cette inspection au moins 2 heures avant l’arrivée des musiciens pour corriger les problèmes à temps.

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