Auftritt einer Coverband organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Auftritt einer Coverband entscheidet nicht nur die Musik über den Abend. Technik, Strom, Lärmschutz, Catering und ein genauer Zeitplan müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginne mit Datum, Ort und Bandvertrag und kläre danach, welche Tontechnik die Band mitbringt oder vor Ort benötigt. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Vorlauf für Aufbau, Kabelsicherung, Instrumente und Soundcheck. So vermeidest du die häufigsten Verzögerungen kurz vor dem ersten Lied.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Bandvertrag bestätigen
3
Bedarf an Tontechnik mit der Band abstimmen
2 Personen
4
Genehmigungen und Lärmschutzregeln prüfen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Cateringmengen berechnen
9
Reservierungen vornehmen
10
Freiwillige einteilen
11
Programm und Zeiten erstellen
12
Route und Parkinformationen teilen
13
Einkaufsliste prüfen
14
Getränke und haltbare Produkte kaufen
2 Personen
15
Frische Produkte kaufen
2 Personen
16
Geräte und Materialien prüfen
2 Personen
17
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
18
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
19
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
20
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
21
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
22
Kabel sicher abkleben
2 Personen
23
Band empfangen
2 Personen
24
Instrumente ausladen
3 Personen
25
Soundcheck durchführen
4 Personen
26
Buffet und Getränkestation einrichten
3 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Snacks und Buffet vorbereiten
3 Personen
29
Dekoration aufhängen
2 Personen
30
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
31
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
32
Armbänder oder Gästeliste bereitlegen

Event

33
Eröffnungsmusik starten
34
Gäste empfangen
2 Personen
35
Snacks servieren
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Buffet servieren
3 Personen
38
Band ankündigen
39
Auftritt begleiten
2 Personen
40
Abfall und leere Gläser sammeln
2 Personen
41
Abschied und Garderobe betreuen
2 Personen

Nachbereitung

42
Band ausladen und auschecken
3 Personen
43
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
44
Lichtanlage abbauen
2 Personen
45
Möbel zurückstellen
3 Personen
46
Essensreste verpacken
2 Personen
47
Geschirr abwaschen
2 Personen
48
Location reinigen
3 Personen
49
Abfall entsorgen
2 Personen
50
Materialien zurückgeben
2 Personen
51
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BuffetischeAnz. 3
EsstischeAnz. 6
StühleAnz. 60
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 80
Wiederverwendbare WeingläserAnz. 40
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 2
Musikmixer
GesangsmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 3
LautsprecherkabelAnz. 4
MikrofonkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
GitarrenkabelAnz. 6
GitarrenverstärkerAnz. 2
InstrumentenständerAnz. 5

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 4
Lichterketten für stimmungsvolle BeleuchtungAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
TischdeckenAnz. 9
Willkommensschild

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
SchälchenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4
KabelabdeckmattenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre den Technikbedarf spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Auftritt direkt mit der Band. Frage nach PA-Anlage, Mikrofonen, DI-Boxen, Verstärkern, Kabeln und einer benötigten Soundcheck-Zeit.
Plane den Aufbau nicht erst ab Einlass. Für Bühne, PA-Lautsprecher, Licht, Kabel und Instrumente solltest du mindestens drei Stunden vor Beginn einplanen; der Soundcheck folgt erst, wenn alles angeschlossen ist.
Prüfe Genehmigungen und Lärmschutzregeln frühzeitig. Bei einem Abendauftritt kann eine erlaubte Endzeit entscheidend sein, weil die Band Spielpausen und Zugaben daran anpassen muss.
Lege den Ablauf mit Uhrzeiten fest: Einlass, Essen, Soundcheck, Konzertbeginn, Pausen und Ende. Teile außerdem mindestens eine Person für Bandempfang, Ausladen und Rückfragen während des Auftritts ein.
Kaufe haltbare Getränke und Produkte zuerst und frische Lebensmittel näher am Termin. Erfasse Ernährungswünsche mit den Anmeldungen und stelle Gläser, Teller, Besteck sowie Servierlöffel vor dem Einlass bereit, damit niemand während des Soundchecks den Cateringbereich einrichten muss.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Coverband?: Plane mindestens drei Stunden vor dem Einlass für Bühne, Beschallung, Licht und Kabel ein. Der Soundcheck selbst benötigt je nach Band und Technik zusätzlich etwa 60 bis 90 Minuten.
Wann sollte man den Vertrag mit der Coverband bestätigen?: Bestätige den Bandvertrag, sobald Datum und Ort feststehen, idealerweise mehrere Wochen vor dem Auftritt. Technik, Spielzeiten, Pausen und Ansprechpartner sollten spätestens zwei bis drei Wochen vorher schriftlich geklärt sein.
Wie viele Getränke braucht man für einen Bandauftritt?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit ungefähr einem Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter oder einem langen Abend solltest du zusätzlich einen Vorrat einplanen.
Wann muss der Soundcheck stattfinden?: Der Soundcheck sollte abgeschlossen sein, bevor Gäste eingelassen werden, und meist 60 bis 90 Minuten vor Konzertbeginn starten. Lass danach mindestens 30 Minuten Puffer für Korrekturen oder fehlende Kabel.

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