Cómo organizar una actuación de una banda de versiones
Una actuación de una banda de versiones necesita más coordinación técnica que una fiesta con música grabada. Empieza cerrando la fecha, el lugar y el contrato, y después confirma con la banda qué sonido, conexiones y espacio necesita. Mientras avanzan las inscripciones, calcula el catering y prepara el programa. El día del evento, reserva al menos dos horas para montar sonido e iluminación y hacer la prueba antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Confirmar el contrato de la banda
- 3
Coordinar con la banda las necesidades de sonido
2 personas
- 4
Comprobar los permisos y las normas de sonido
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Calcular las cantidades de catering
- 9
Hacer reservas
- 10
Asignar voluntarios
- 11
Crear el programa y los horarios
- 12
Compartir la ruta y los datos de aparcamiento
- 13
Comprobar la lista de la compra
- 14
Comprar bebidas y productos no perecederos
2 personas
- 15
Comprar productos frescos
2 personas
- 16
Comprobar el equipo y los materiales
2 personas
- 17
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
- 18
Montar mesas y sillas
3 personas
- 19
Despejar el espacio del escenario
2 personas
- 20
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 21
Montar la instalación de iluminación
2 personas
- 22
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
- 23
Banda recibida
2 personas
- 24
Descargar instrumentos
3 personas
- 25
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 26
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
- 27
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 28
Preparar aperitivos y buffet
3 personas
- 29
Colgar la decoración
2 personas
- 30
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
- 31
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 32
Preparar las pulseras o la lista de invitados
Evento
- 33
Poner la música de apertura
- 34
Recibir a los invitados
2 personas
- 35
Servir aperitivos
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Servir el bufé
3 personas
- 38
Anunciar la banda
- 39
Acompañar la actuación
2 personas
- 40
Recoger la basura y los vasos vacíos
2 personas
- 41
Gestionar la despedida y el guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 42
Descargar y hacer el check-out de la banda
3 personas
- 43
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
- 44
Desmontar la instalación de luces
2 personas
- 45
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 46
Empaquetar las sobras de comida
2 personas
- 47
Lavar la vajilla
2 personas
- 48
Limpiar el lugar
3 personas
- 49
Retirar los residuos
2 personas
- 50
Devolver los materiales
2 personas
- 51
Devolver los artículos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas de comedorcant. 6
- Sillascant. 60
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Copas de vino reutilizablescant. 40
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Altavoces de PAcant. 2
- Mezclador de música
- Micrófonos para cantocant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cajas DIcant. 3
- Cables de altavozcant. 4
- Cables de micrófonocant. 6
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Cables de guitarracant. 6
- Amplificadores de guitarracant. 2
- Soportes para instrumentoscant. 5
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 4
- Guirnaldas de luces ambientalescant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Mantelescant. 9
- Cartel de bienvenida
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
- Alfombrillas para cubrir cablescant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el contrato antes de enviar las invitaciones y deja por escrito el horario de llegada, la duración de la actuación, los descansos y quién aporta el equipo de sonido. Una confusión en estos puntos suele aparecer cuando ya no hay margen para corregirla.
- Pide a la banda una lista técnica con antelación, incluyendo altavoces PA, mezclador, micrófonos, cajas DI, amplificadores y cables. Comprueba que hay regletas y alargadores suficientes y que todos los cables quedan fijados con cinta de seguridad.
- Consulta los permisos y las normas de sonido al menos 3 semanas antes. Averigua también hasta qué hora se permite la música amplificada, porque ese límite debe reflejarse en el programa.
- Deja libre el espacio del escenario antes de montar las mesas y sillas. Para una banda con varios instrumentos, reserva como mínimo 3 metros de ancho y coloca cerca soportes para instrumentos y tomas de corriente.
- No programes la prueba de sonido justo antes de abrir las puertas: calcula 60-90 minutos para descargar instrumentos, conectar el sistema, ajustar los micrófonos y resolver fallos. Comparte después la ruta y el aparcamiento con la banda y con los voluntarios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que contratar una banda de versiones?
- Intenta cerrar la contratación entre 8 y 12 semanas antes, especialmente si el evento tiene una fecha fija. Así queda tiempo para confirmar el contrato, revisar las necesidades de sonido y tramitar permisos.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido de una banda?
- Reserva entre 2 y 3 horas para descargar, montar altavoces, mezclador, micrófonos, amplificadores e iluminación. Añade otros 60-90 minutos para la prueba de sonido antes de que llegue el público.
- ¿Qué permisos hacen falta para una actuación con música amplificada?
- Depende del lugar y de la normativa local, pero conviene comprobarlo al menos 3 semanas antes. Confirma si necesitas autorización para música en directo y cuál es la hora límite para el sonido.
- ¿Cuántas bebidas y platos debo preparar?
- Como referencia, calcula 2-3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por hora, ajustando según la duración y el catering. Prepara vajilla reutilizable, vasos, copas, cubiertos y al menos un 10 % adicional para roturas o uso simultáneo.
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