Organiser un concert de Noël sans rien laisser au dernier moment

Un concert de Noël se prépare dans un ordre précis : date et programme, artistes, salle, autorisations, invitations, technique et accueil. Commencez par verrouiller ce qui conditionne tout le reste, puis avancez vers les inscriptions et la logistique. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour les répétitions, le montage du podium et les vérifications de sécurité. Ce plan vous aide à coordonner les 73 tâches et les 72 éléments nécessaires, jusqu’au stockage des boissons au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les artistes et le chef d'orchestre
2 personnes
3
Réserver le lieu et la salle
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les infos de parking
11
Réserver le catering
12
Commander des compositions florales
13
Commander les brochures du programme
14
Réserver le matériel technique
15
Vérifier les droits musicaux
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Envoyer les informations sur les artistes
18
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
19
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
20
Imprimer le déroulé
21
Créer des badges nominatifs
22
Recevoir les programmes
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Stocker les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer les en-cas
4 personnes
27
Vérifier la technique
2 personnes
28
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes

Événement

29
Libérer le sol de la salle
3 personnes
30
Monter la scène et la piste
5 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Installer le sapin de Noël
2 personnes
35
Monter l’installation lumière
3 personnes
36
Raccorder la sonorisation
3 personnes
37
Installer les instruments
4 personnes
38
Effectuer la vérification du son
4 personnes
39
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
40
Accueillir les artistes
2 personnes
41
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
42
Aménager la table d’entrée
2 personnes
43
Préparer les brochures du programme
2 personnes
44
Ouvrir les portes
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Distribuer les programmes
2 personnes
47
Prendre les vestes
2 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
49
Encadrer le concert
3 personnes
50
Servir les boissons de pause
5 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
55
Accompagner les artistes
2 personnes
56
Préparer le mot de clôture
57
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes
58
Distribuer les manteaux
2 personnes
59
Finaliser le catering
3 personnes
60
Emballer les instruments
4 personnes
61
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
62
Démonter l’éclairage
2 personnes

Suivi

63
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer la salle
4 personnes
68
Nettoyer la cuisine
2 personnes
69
Remettre le lieu en état
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Gérer les objets trouvés
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 10
Éléments de podiumqté 6
Chaises des vestiairesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Cintresqté 40
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 3
Câbles XLRqté 10
Câbles audioqté 8
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Pieds de microqté 30
Tabouret de piano
Lutrin
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Gradateurs à câbleqté 2
Guirlandes de Noëlqté 8

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Illuminations du sapin de Noëlqté 2
Couronnes de Noëlqté 4
Branches de pin vertesqté 10
Bougies LEDqté 24
Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Verres doseursqté 2
Boîtes de rangementqté 10
Tire-bouchonsqté 3
Bacs à vaisselleqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Bureau

Brochures du programmeqté 140
Badges nominatifsqté 30
Stylos à billeqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Ruban de masquageqté 4
Chemises à pinceqté 6

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 12
Poteaux de balisageqté 6
Couvertures anti-feuqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date, le programme, les artistes et le chef d’orchestre. Réservez ensuite la salle, car la capacité, les horaires de montage et les sorties de secours déterminent la suite du planning.
Traitez les autorisations, l’assurance et les droits musicaux avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 4 semaines pour obtenir les validations qui peuvent bloquer l’événement.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le concert afin de finaliser le plan de salle, les besoins alimentaires, les badges nominatifs et les informations de parking.
Planifiez la technique sur un créneau séparé du concert : prévoyez le montage de la table de mixage, des moniteurs, microphones, câbles, boîtiers DI et projecteurs LED, puis imprimez le déroulé.
Ne repoussez pas l’accueil au jour J. Répartissez les bénévoles, installez les portants, cintres et porte-manteaux, vérifiez les programmes imprimés et placez les boissons au frais au moins 6 heures avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de Noël ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, réserver la salle, obtenir les autorisations, envoyer les invitations et commander le matériel technique et les programmes.
Quand envoyer les invitations pour un concert de Noël ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date du concert. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement pour connaître le nombre de places, les besoins alimentaires et la disposition de la salle.
Quand réserver le traiteur pour un concert de Noël ?: Réservez le catering au plus tard 3 semaines avant le concert. Confirmez ensuite le nombre de participants et les régimes alimentaires 7 à 10 jours avant afin d’ajuster les quantités.
Que faut-il vérifier le jour d’un concert de Noël ?: Prévoyez une vérification complète 2 à 3 heures avant l’ouverture : sorties de secours, installation de la salle, son, éclairage, badges, programmes et accueil. Gardez ensuite un déroulé imprimé pour chaque responsable et bénévole clé.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.