Cómo organizar un concierto de Navidad sin dejar cabos sueltos

Organizar un concierto de Navidad exige coordinar en paralelo la programación artística, la sala y la atención al público. Empieza fijando la fecha y el programa; después confirma a los artistas, reserva el espacio y revisa permisos, seguro y derechos de música. Cuando tengas esos puntos cerrados, abre las inscripciones, encarga catering y folletos, y define la distribución de la sala. La última semana sirve para comprobar sonido, iluminación, materiales y turnos de voluntariado, no para tomar decisiones fundamentales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Confirmar artistas y director
2 personas
3
Reservar la sede y la sala
4
Comprobar permisos
5
Comprobar el seguro
6
Diseñar invitaciones
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Enviar la información de aparcamiento
11
Reservar el catering
12
Encargar arreglos florales
13
Encargar folletos del programa
14
Reservar equipo técnico
15
Comprobar los derechos de música
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Enviar la información de los artistas
18
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
19
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
20
Imprimir el plan de trabajo
21
Hacer tarjetas con nombres
22
Recibir los folletos del programa
23
Comprobar la lista de la compra
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
26
Preparar aperitivos
4 personas
27
Comprobar la técnica
2 personas
28
Preparar la recepción de artistas
2 personas

Evento

29
Despejar el suelo del salón
3 personas
30
Montar el escenario y el área de juego
5 personas
31
Colocar las sillas
4 personas
32
Montar mesas
3 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Colocar el árbol de Navidad
2 personas
35
Montar la instalación de iluminación
3 personas
36
Conectar el equipo de sonido
3 personas
37
Colocar los instrumentos
4 personas
38
Realizar la prueba de sonido
4 personas
39
Realizar la prueba de luces
2 personas
40
Recibir a los artistas
2 personas
41
Preparar la restauración
4 personas
42
Montar la mesa de entrada
2 personas
43
Preparar folletos del programa
2 personas
44
Abrir las puertas
2 personas
45
Recibir a los visitantes
4 personas
46
Repartir folletos del programa
2 personas
47
Recibir abrigos
2 personas
48
Dar el discurso de apertura
49
Acompañar el concierto
3 personas
50
Servir bebidas del descanso
5 personas
51
Servir aperitivos
4 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Comprobar los baños
54
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
55
Acompañar a los artistas
2 personas
56
Pronunciar las palabras de cierre
57
Despedirse de los visitantes
3 personas
58
Entregar los abrigos
2 personas
59
Cerrar el catering
3 personas
60
Empacar instrumentos
4 personas
61
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
62
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas

Seguimiento

63
Desmontar sillas y mesas
4 personas
64
Retirar la decoración
3 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Limpiar la sala
4 personas
68
Limpiar la cocina
2 personas
69
Entregar la ubicación
2 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Guardar el stock sobrante
2 personas
72
Gestionar objetos perdidos
73
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 10
Piezas de escenariocant. 6
Sillas del vestuariocant. 12
Percheroscant. 2
Perchascant. 40
Percheroscant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 3
Cables XLRcant. 10
Cables de audiocant. 8
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Atrilescant. 30
Taburete de piano
Atril
Portátil

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Reguladores de cablecant. 2
Guirnaldas de luces navideñascant. 8

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 60
Luces para el árbol de Navidadcant. 2
Coronas navideñascant. 4
Ramas verdes de pinocant. 10
Velas LEDcant. 24
Manteles runnerscant. 10
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 3

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 16
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenamientocant. 10
Abrebotellascant. 3
Cubetas para lavarcant. 2

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6

Oficina

Folletos del programacant. 140
Tarjetas de nombrecant. 30
Bolígrafoscant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 6
Cinta de pintorcant. 4
Portadocumentoscant. 6

Seguridad

Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Postes separadorescant. 6
Mantas ignífugascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los artistas antes de enviar invitaciones. Reserva la sala con varias semanas de margen y confirma por escrito el horario de montaje, ensayo y desmontaje.
No dejes permisos, seguro ni derechos de música para el final. Revísalos en la primera fase y guarda las confirmaciones junto con el plan de trabajo.
Define la distribución de la sala antes de contratar el equipo técnico. El número y la posición de sillas, mesas, escenario, atriles, monitores y altavoces condicionan el montaje y las salidas de emergencia.
Envía las invitaciones con un plazo claro de inscripción y pregunta al mismo tiempo por preferencias dietéticas y aparcamiento. Así puedes cerrar el catering con datos reales, en lugar de calcularlo a última hora.
Haz una comprobación técnica completa antes de abrir las puertas: mesa de mezclas, micrófonos, cables, monitores, focos y regletas. Imprime el plan de trabajo y asigna a cada voluntario una tarea y una hora concretas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Navidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los primeros 14 días deberían quedar reservados para fijar fecha y programa, confirmar artistas, reservar la sala y comprobar permisos, seguro y derechos de música.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones del concierto?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y deja al menos 10 días para recibir inscripciones. Cierra el número de asistentes y las preferencias dietéticas aproximadamente 7 días antes de confirmar el catering.
¿Qué hay que comprobar el día anterior al concierto?: El día anterior revisa la lista de compra, recibe los folletos, prepara las tarjetas con nombres y guarda las bebidas refrigeradas. También conviene confirmar durante 30 minutos el equipo de sonido, la iluminación, los enchufes y los cables.
¿Cómo se organiza el montaje de la sala para un concierto de Navidad?: Define primero las salidas de emergencia y los recorridos del público; después coloca escenario, sillas, atriles y equipo técnico. Reserva al menos 2 horas para el montaje y una prueba de sonido antes de que lleguen los asistentes.

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