Zo organiseer je een kerstconcert

Begin met de datum, het programma en de bezetting: leg artiesten en dirigent vast voordat je de zaal definitief reserveert. Werk daarna aan vergunningen, verzekering, muziekrechten en techniek, want die onderdelen bepalen vaak de haalbaarheid. Zodra de uitnodigingen uitgaan, houd je aanmeldingen, dieetwensen en parkeerinformatie bij. Plan in de laatste week de zaalindeling, vrijwilligers, folders, catering en het draaiboek. Op de dag zelf draait alles om een tijdige soundcheck, duidelijke publieksbegeleiding en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten en dirigent bevestigen
2 personen
3
Locatie en zaal reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Parkeerinformatie versturen
11
Catering reserveren
12
Bloemstukken bestellen
13
Programmafolders bestellen
14
Technische apparatuur reserveren
15
Muziekrechten controleren
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Artiesteninformatie versturen
18
Zaalindeling uitwerken
2 personen
19
Nooduitgangen controleren
2 personen
20
Draaiboek afdrukken
21
Naamkaartjes maken
22
Programmafolders ontvangen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
4 personen
27
Techniek controleren
2 personen
28
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen

Event

29
Zaalvloer vrijmaken
3 personen
30
Podium en speelvloer opbouwen
5 personen
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Kerstboom plaatsen
2 personen
35
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
36
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
37
Instrumenten plaatsen
4 personen
38
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
39
Lichttest uitvoeren
2 personen
40
Artiesten ontvangen
2 personen
41
Catering klaarzetten
4 personen
42
Entreetafel inrichten
2 personen
43
Programmafolders klaarleggen
2 personen
44
Deuren openen
2 personen
45
Bezoekers ontvangen
4 personen
46
Programmafolders uitdelen
2 personen
47
Jassen aannemen
2 personen
48
Openingswoord verzorgen
49
Concert begeleiden
3 personen
50
Pauzedranken serveren
5 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
55
Artiesten begeleiden
2 personen
56
Afsluitend woord verzorgen
57
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen
58
Jassen uitreiken
2 personen
59
Catering afronden
3 personen
60
Instrumenten inpakken
4 personen
61
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
62
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen

Nazorg

63
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Zaal schoonmaken
4 personen
68
Keuken schoonmaken
2 personen
69
Locatie opleveren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
72
Gevonden voorwerpen afhandelen
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 10
Podiumdelenaantal 6
Kleedkamerstoelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Kleerhangersaantal 40
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Actieve speakersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 3
XLR-kabelsaantal 10
Audiokabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Muziekstandaardsaantal 30
Pianokruk
Lessenaar
Laptop

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Snoerdimmersaantal 2
Kerstlichtsnoerenaantal 8

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstboomverlichtingaantal 2
Kerstkransenaantal 4
Groene dennentakkenaantal 10
LED-kaarsenaantal 24
Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Maatbekersaantal 2
Opbergdozenaantal 10
Flessenopenersaantal 3
Afwasteiltjesaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Kantoor

Programmafoldersaantal 140
Naamkaartjesaantal 30
Balpennenaantal 12
Plakbandrollenaantal 6
Schilderstapeaantal 4
Schrijfmappenaantal 6

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Afzetpalenaantal 6
Brandblusdekensaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de technische apparatuur tegelijk met de zaal. Controleer of het mengpaneel, de actieve speakers, podiummonitoren, microfoons, DI-boxen en kabels bij elkaar passen en plan minimaal één volledige soundcheck vóór ontvangst van het publiek.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor het concert door aan de catering. Bestel ook servies zoals koffiekopjes, waterglazen, wijnglazen, borden en gebaksvorkjes mee in die controle.
Maak de zaalindeling op schaal en controleer minstens 2 weken vooraf de nooduitgangen. Houd ruimte vrij voor stoelen, klaptafels, podiumdelen, kapstokken en de looproute van bezoekers naar de zaal en catering.
Stuur artiesteninformatie, parkeerinformatie en praktische aankomsttijden uiterlijk 5 dagen vooraf. Zet voor dirigent en musici kleedkamerstoelen, kledingrekken, kleerhangers, muziekstandaards, een pianokruk en een lessenaar klaar.
Druk het draaiboek en de naamkaartjes uiterlijk 1 dag vooraf af en wijs per onderdeel een vrijwilliger aan. Test op de concertdag ook LED-spots, lichtstatieven, stekkerdozen, verlengkabels en alle audioverbindingen voordat de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, artiesten en zaal. Regel vergunningen, verzekering, muziekrechten en techniek uiterlijk 8 weken voor het concert.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een kerstconcert?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf, zodat bezoekers tijd hebben om zich aan te melden. Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor het concert om catering en zaalindeling definitief te maken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kerstconcert?: Plan minimaal 4 uur voor podium, stoelen, tafels, verlichting en geluid. Reserveer daarna minstens 60 minuten voor soundcheck en een korte controle van nooduitgangen en publieksroutes.
Wanneer regel je catering voor een kerstconcert?: Reserveer de catering uiterlijk 6 weken vooraf en geef het definitieve aantal gasten 7 dagen voor het concert door. Controleer 1 dag eerder of dranken gekoeld kunnen worden opgeslagen en of al het servies aanwezig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.