Organiser un concert de jazz, étape par étape

Un concert de jazz se prépare dans un ordre précis : confirmer le public et les musiciens, organiser l’accueil, puis installer la salle et la technique. Le jour J, la scène, le son et l’éclairage doivent être prêts avant l’arrivée des premiers visiteurs. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, les programmes imprimés et un espace clair pour le bar. Ce plan vous aide à répartir les 49 tâches et à vérifier les 39 éléments nécessaires sans attendre la dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
2 personnes
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer les réservations
5
Informer les musiciens
6
Imprimer le programme
7
Imprimer la liste des visiteurs
8
Commander le catering
9
Faire les courses
2 personnes
10
Ouvrir le lieu
2 personnes
11
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
12
Monter la scène
4 personnes
13
Raccorder le matériel audio
3 personnes
14
Installer les instruments
3 personnes
15
Installer l'éclairage
2 personnes
16
Installer les chaises
3 personnes
17
Installer les tables
2 personnes
18
Aménager l’entrée
2 personnes
19
Aménager le bar
3 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Préparer les programmes
23
Effectuer la vérification du son
3 personnes
24
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes

Événement

25
Accueillir les musiciens
2 personnes
26
Accueillir les visiteurs
3 personnes
27
Contrôler l’entrée
2 personnes
28
Distribuer les programmes
29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
30
Servir les boissons
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Effectuer les travaux du bar
2 personnes
33
Annoncer la pause
34
Accompagner les musiciens
35
Vérifier le niveau sonore
36
Faire sortir les visiteurs en toute sécurité
2 personnes

Suivi

37
Éteindre l’équipement
2 personnes
38
Emballer les instruments
3 personnes
39
Démonter la scène
4 personnes
40
Ranger les chaises
3 personnes
41
Dégager les tables
2 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Ranger le bar
2 personnes
44
Rassembler les déchets
3 personnes
45
Nettoyer le lieu
3 personnes
46
Nettoyer les toilettes
2 personnes
47
Vérifier le matériel emprunté
48
Retourner le matériel
2 personnes
49
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Caissons DIqté 3
Câbles XLRqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Rallongesqté 8

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Supports de menuqté 8
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Épongesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires. Confirmez les réservations avant de commander le catering et prévoyez une liste visiteurs imprimée pour l’entrée.
Bloquez une vraie plage de montage avant l’ouverture. Libérez la scène, installez les éléments de podium, les instruments, les haut-parleurs, les retours et les câbles avant de passer au test du son.
Faites le sound-check avant l’arrivée du public, puis contrôlez séparément l’éclairage. Vérifiez chaque microphone, caisson DI et moniteur de scène, car un câble manquant peut retarder tout le programme.
Organisez la salle autour de la circulation. Installez les chaises et les tables, gardez l’entrée dégagée, puis aménagez le bar avec les boissons au frais, les verres et les machines à café accessibles.
Préparez l’accueil des musiciens avant l’ouverture des portes. Confirmez leur horaire, gardez un espace pour leurs instruments et imprimez les programmes suffisamment tôt pour corriger une erreur avant la distribution.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour installer un concert de jazz ?: Prévoyez au moins 3 heures avant l’ouverture au public pour monter la scène, raccorder l’audio, installer les instruments et l’éclairage. Gardez ensuite 30 à 45 minutes pour le sound-check et les derniers réglages.
Quand faut-il confirmer les réservations pour un concert de jazz ?: Confirmez les réservations au plus tard 3 à 5 jours avant le concert. Ce délai permet d’ajuster la liste des visiteurs, le nombre de chaises et la commande de catering.
Quand commander le catering pour un concert de jazz ?: Passez la commande après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Prévoyez une marge pour les régimes particuliers et les modifications de dernière minute.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée du public ?: Vérifiez au minimum la scène, les microphones, les retours, les câbles, l’éclairage, les chaises, l’entrée et le bar. Terminez ces contrôles 30 minutes avant l’ouverture afin de pouvoir résoudre un problème sans public dans la salle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.