Cómo organizar un concierto de jazz sin fallos de última hora
Organizar un concierto de jazz empieza mucho antes de colocar las sillas o conectar los micrófonos. Primero cierra la lista de visitantes, las reservas y las preferencias dietéticas; después coordina a los músicos, el catering y el montaje técnico. El día del concierto, reserva tiempo separado para escenario, sonido, luces, entrada y barra. Este orden evita que la prueba de sonido compita con la llegada del público y reduce los olvidos que suelen aparecer al final.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Gestionar inscripciones
2 personas
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Confirmar las reservas
- 5
Informar a los músicos
- 6
Imprimir el programa
- 7
Imprimir la lista de visitantes
- 8
Pedir el catering
- 9
Hacer la compra
2 personas
- 10
Abrir la ubicación
2 personas
- 11
Despejar el espacio del escenario
3 personas
- 12
Montar el escenario
4 personas
- 13
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 14
Preparar los instrumentos
3 personas
- 15
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
- 16
Colocar las sillas
3 personas
- 17
Montar mesas
2 personas
- 18
Montar la entrada
2 personas
- 19
Montar la barra
3 personas
- 20
Enfriar las bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Preparar los programas
- 23
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 24
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Evento
- 25
Recibir a los músicos
2 personas
- 26
Recibir a los visitantes
3 personas
- 27
Controlar la entrada
2 personas
- 28
Repartir programas
- 29
Servir aperitivos
3 personas
- 30
Servir las bebidas
3 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Realizar tareas de bar
2 personas
- 33
Anunciar el descanso
- 34
Acompañar a los músicos
- 35
Comprobar el nivel de sonido
- 36
Acompañar a los visitantes a la salida de forma segura
2 personas
Seguimiento
- 37
Apagar el equipo
2 personas
- 38
Empacar instrumentos
3 personas
- 39
Desmontar el escenario
4 personas
- 40
Recoger sillas
3 personas
- 41
Recoger las mesas
2 personas
- 42
Lavar la vajilla
3 personas
- 43
Recoger la barra
2 personas
- 44
Recoger la basura
3 personas
- 45
Limpiar el lugar
3 personas
- 46
Limpiar los baños
2 personas
- 47
Comprobar los objetos prestados
- 48
Devolver el equipo
2 personas
- 49
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 12
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
Equipo
- Piezas de escenariocant. 12
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 3
- Cables XLRcant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Cables alargadorescant. 8
Iluminación
- Luces del escenariocant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
Decoración
- Mantelescant. 12
- Atriles para menúcant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Pancartas con nombrescant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Esponjascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y confirma las reservas al menos 7 días antes. Usa la lista definitiva para ajustar el catering, imprimir los programas y preparar la entrada sin improvisaciones.
- Pide las preferencias dietéticas una semana antes y confirma el pedido del catering con la cifra final de asistentes. Prevé también bebidas frías y servicio de café, porque suelen olvidarse hasta que llegan los primeros invitados.
- Despeja el espacio del escenario antes de montar las piezas, los altavoces y los monitores. Deja los cables XLR y alargadores fuera de las zonas de paso y comprueba que cada micrófono tenga soporte y conexión asignados.
- Programa la prueba de sonido y la comprobación de luces antes de abrir las puertas, dejando al menos 60 minutos para ambas. Los músicos necesitan probar voces, instrumentos, monitores y mesa de mezclas sin público entrando al mismo tiempo.
- Prepara la recepción, la barra y los programas antes de recibir a los músicos. Enfría las bebidas con antelación y coloca vasos, copas, tazas y servilletas donde se usarán; así el equipo no abandona la entrada durante los primeros 15 minutos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de jazz?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y confirmar reservas. Deja la cifra definitiva de asistentes y el catering cerrados al menos 7 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto de jazz?
- Reserva como mínimo 3 horas antes de la apertura: aproximadamente 90 minutos para escenario y sonido, 45 minutos para iluminación y 45 minutos para sillas, mesas, barra y entrada. Añade 60 minutos para la prueba de sonido.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Hazla después de conectar la mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos y cajas DI, y antes de abrir las puertas. Programa la prueba al menos 60 minutos antes de la llegada del público para corregir cables, niveles o monitores.
- ¿Cuántas bebidas debo preparar para un concierto de jazz?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una reserva del 10 % para imprevistos. Enfría las bebidas antes de abrir y separa el agua para los músicos y los vasos de servicio de la barra.
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