Zo organiseer je een jazzconcert zonder last-minute gedoe
Begin met de bezoekers en de muzikanten, niet met de decoratie. Verstuur uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je reserveringen en catering definitief maakt. Plan daarna de opbouw in een vaste volgorde: eerst podium en stroom, dan geluid en licht, daarna stoelen, entree en bar. Op de concertdag houd je tijd over voor een volledige geluids- en lichtcheck en voor het ontvangen van de muzikanten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Reserveringen bevestigen
- 5
Muzikanten informeren
- 6
Programma afdrukken
- 7
Bezoekerslijst afdrukken
- 8
Catering bestellen
- 9
Boodschappen doen
2 personen
- 10
Locatie openen
2 personen
- 11
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
- 12
Podium opbouwen
4 personen
- 13
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
- 14
Instrumenten klaarzetten
3 personen
- 15
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
- 16
Stoelen opstellen
3 personen
- 17
Tafels opstellen
2 personen
- 18
Entree inrichten
2 personen
- 19
Bar inrichten
3 personen
- 20
Dranken koud zetten
2 personen
- 21
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 22
Programma's klaarleggen
- 23
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
- 24
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
Event
- 25
Muzikanten ontvangen
2 personen
- 26
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 27
Entree controleren
2 personen
- 28
Programma's uitdelen
- 29
Hapjes serveren
3 personen
- 30
Dranken serveren
3 personen
- 31
Dranken bijvullen
2 personen
- 32
Barwerkzaamheden uitvoeren
2 personen
- 33
Pauze aankondigen
- 34
Muzikanten begeleiden
- 35
Geluidsniveau controleren
- 36
Bezoekers veilig uitlaten
2 personen
Nazorg
- 37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 38
Instrumenten inpakken
3 personen
- 39
Podium afbreken
4 personen
- 40
Stoelen opruimen
3 personen
- 41
Tafels opruimen
2 personen
- 42
Servies afwassen
3 personen
- 43
Bar opruimen
2 personen
- 44
Afval verzamelen
3 personen
- 45
Locatie schoonmaken
3 personen
- 46
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 47
Geleende spullen controleren
- 48
Apparatuur retourneren
2 personen
- 49
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 2
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Di-boxenaantal 3
- XLR-kabelsaantal 8
- Stroomhaspelsaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
Verlichting
- Podiumlampenaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 6
Servies
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Scharenaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Koks messenaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Menustandaardsaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Naambordjesaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Sponzenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Zet de planning achteruit vanaf het moment dat de deuren opengaan. Reserveer minimaal 2 uur voor podiumdelen, mengpaneel, luidsprekers, monitoren, microfoons en bekabeling; een geluidscheck van 30 tot 45 minuten komt daar nog bovenop.
- Controleer de stroom vóór je apparatuur aansluit. Leg stroomhaspels en verlengkabels langs vaste looproutes en houd minstens één vrije route naar de entree; losse XLR-kabels over een publieksdoorgang worden vaak pas te laat ontdekt.
- Maak de bezoekerslijst en programma’s op dezelfde dag af waarop je de reserveringen bevestigt. Print de bezoekerslijst en programma’s uiterlijk 2 uur voor de deuren opengaan, zodat wijzigingen niet meer aan de entree hoeven te worden uitgezocht.
- Regel catering op basis van de aanmeldingen en dieetwensen, niet op een algemene schatting. Zet water voor de muzikanten klaar en plan hapjes, glazen, borden en bestek vóór de soundcheck; daarna is de podiumruimte meestal niet meer rustig genoeg.
- Open de locatie minstens 3 uur vóór aanvang. Maak eerst de podiumruimte vrij en bouw het podium op, richt daarna entree en bar in en zet dranken koud; zo voorkom je dat stoelen of tafels de kabels en instrumenten blokkeren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een jazzconcert organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, reserveringen en afspraken met de muzikanten. Plan de definitieve catering en bezoekerslijst uiterlijk 3 dagen voor het concert, zodat dieetwensen en aantallen verwerkt zijn.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een jazzconcert op te bouwen?
- Reken op minstens 3 uur vanaf het openen van de locatie tot de deuren opengaan. Reserveer daarvan ongeveer 90 minuten voor podium, instrumenten, stoelen en tafels, 45 minuten voor geluid en 30 minuten voor licht en de laatste controle.
- Wanneer doe je de geluidscheck bij een jazzconcert?
- Doe de geluidscheck nadat mengpaneel, luidsprekers, podiummonitoren, microfoons en instrumenten zijn aangesloten, maar vóór de bezoekers binnenkomen. Plan hiervoor 30 tot 45 minuten en houd daarna minimaal 15 minuten vrij voor kleine aanpassingen.
- Hoeveel drank en catering heb je nodig voor een jazzconcert?
- Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel ongeveer 10 procent extra voor water, koffie en hapjes. Zet dranken ten minste 1 uur voor aanvang koud en bereid de hapjes zo dat ze uiterlijk 30 minuten vóór de deuren klaarstaan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!