Organiser un concert de fanfare sans rien laisser au hasard

Un concert de fanfare se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu et les autorisations, verrouiller les musiciens, puis construire le programme et l’accueil du public. Les oublis les plus gênants concernent souvent les partitions, les besoins alimentaires, le stationnement et les branchements électriques. Prévoyez aussi un vrai temps d’installation pour les chaises, les pupitres, la scène et la sonorisation. Le jour venu, une vérification des espaces et des toilettes évite les problèmes dès l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu du concert
2
Vérifier les autorisations
3
Confirmer la liste des musiciens
4
Finaliser le programme
2 personnes
5
Briefer le chef d’orchestre
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Faire les réservations
10
Envoyer les infos de parking
11
Imprimer le programme
12
Créer des badges nominatifs
13
Faire les courses
2 personnes
14
Vérifier les instruments
3 personnes
15
Classer les partitions
2 personnes
16
Établir l’itinéraire pour les fournisseurs
17
Vérifier les prévisions météo
18
Récupérer les clés
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Vérifier les espaces
2 personnes
21
Vérifier les toilettes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Aménager la scène de l’orchestre
4 personnes
25
Installer les pupitres
3 personnes
26
Préparer les partitions
3 personnes
27
Installer le système de sonorisation
3 personnes
28
Tester les microphones
2 personnes
29
Vérifier l'éclairage
2 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
32
Installer la caisse
2 personnes
33
Préparer les programmes
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Mettre en place le coin café
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
38
Préparer le matériel de premiers secours
39
Dégager les sorties de secours
2 personnes

Événement

40
Accueillir les musiciens
2 personnes
41
Décharger les instruments
4 personnes
42
Installer l’orchestre
4 personnes
43
Ouvrir les portes
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Distribuer les programmes
2 personnes
46
Gérer la billetterie
2 personnes
47
Gérer le vestiaire
2 personnes
48
Annoncer le concert
49
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
50
Servir les boissons de pause
4 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
54
Informer les visiteurs
2 personnes
55
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
56
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
57
Annoncer le départ
58
Remercier les musiciens
2 personnes
59
Encadrer la sortie
2 personnes
60
Finaliser le vestiaire
2 personnes
61
Charger les instruments
4 personnes
62
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

63
Démonter le mobilier
4 personnes
64
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer la cuisine
2 personnes
68
Nettoyer la salle
4 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Évacuer les déchets
2 personnes
71
Rassembler les objets trouvés
72
Compter le stock
73
Vérifier le matériel
2 personnes
74
Retourner les matériels
2 personnes
75
Restituer les clés du lieu
76
Archiver les photos et les documents
77
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tablesqté 10
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Éléments de podiumqté 12
Tabouretsqté 8

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Caisses d’orchestreqté 4
Tables pour instrumentsqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 160
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 140
Cuillères à caféqté 100
Pinces de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Louchesqté 6
Petits bolsqté 12
Carafesqté 6

Catering

Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Présentoirs à menusqté 6
Thermos à caféqté 4
Courses

Décoration

Nappesqté 10
Tentures de scèneqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savonqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 4 semaines pour obtenir les validations nécessaires et confirmer les conditions d’accès.
Fixez la liste des musiciens avant de finaliser le programme. Envoyez ensuite les partitions classées et briefez le chef d’orchestre au moins 7 jours avant le concert.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires dans un même tableau. Faites les réservations au plus tard 10 jours avant, puis prévoyez les verres, tasses, plateaux et équipements de service en fonction du nombre attendu.
Préparez l’implantation de l’orchestre sur papier avant l’arrivée du matériel. Comptez au moins 2 heures pour installer les chaises, les éléments de podium, les pupitres, les microphones, les haut-parleurs et les câbles.
Ne remettez pas les informations pratiques au dernier moment. Envoyez le parking, l’itinéraire des fournisseurs et les horaires d’ouverture 3 à 5 jours avant, puis vérifiez la météo la veille si une partie de l’accueil se fait dehors.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de fanfare ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, les musiciens, le programme, les réservations et le matériel technique.
Quand envoyer les invitations pour un concert de fanfare ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant le concert, dès que le lieu, l’horaire et le programme provisoire sont confirmés. Fixez une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant l’événement.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée du public. L’installation comprend les chaises, les tables, la scène, les pupitres, les instruments, la sonorisation et un test complet des branchements.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert de fanfare ?: Vérifiez les prévisions météo, les clés, les horaires d’accès, les partitions, les instruments, les badges et les informations de parking. Faites aussi un dernier contrôle des réservations et des besoins alimentaires 24 heures avant.

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