Zo organiseer je een fanfareconcert zonder last-minute chaos
Begin een fanfareconcert niet met de boodschappen, maar met de locatie, vergunningen en de muzikantenlijst. Leg daarna het programma vast en stem de praktische uitvoering af met de dirigent, leveranciers en locatiebeheerder. Plan publieksinformatie, reserveringen en dieetwensen ruim vooraf, zodat je op de concertdag alleen nog hoeft uit te voeren. De meeste problemen ontstaan doordat podium, techniek, sleutels en parkeerinformatie te laat worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Concertlocatie bevestigen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Muzikantenlijst bevestigen
- 4
Programma definitief maken
2 personen
- 5
Dirigent instrueren
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Reserveringen maken
- 10
Parkeerinformatie versturen
- 11
Programma afdrukken
- 12
Naamkaartjes maken
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Instrumenten controleren
3 personen
- 15
Muziekmappen ordenen
2 personen
- 16
Route voor leveranciers maken
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Sleutels ophalen
- 19
Locatie openen
2 personen
- 20
Ruimtes controleren
2 personen
- 21
Toiletten controleren
- 22
Tafels opstellen
4 personen
- 23
Stoelen opstellen
4 personen
- 24
Orkestpodium inrichten
4 personen
- 25
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
- 26
Partituren klaarleggen
3 personen
- 27
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
- 28
Microfoons testen
2 personen
- 29
Verlichting controleren
2 personen
- 30
Versiering ophangen
3 personen
- 31
Infobalie inrichten
2 personen
- 32
Kassa inrichten
2 personen
- 33
Programma's klaarleggen
2 personen
- 34
Dranken koud zetten
2 personen
- 35
Koffiehoek klaarzetten
2 personen
- 36
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 37
Catering klaarzetten
3 personen
- 38
EHBO-materialen klaarleggen
- 39
Branduitgangen vrijmaken
2 personen
Event
- 40
Muzikanten ontvangen
2 personen
- 41
Instrumenten uitladen
4 personen
- 42
Orkest opstellen
4 personen
- 43
Deuren openen
2 personen
- 44
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 45
Programma's uitdelen
2 personen
- 46
Kaartverkoop verzorgen
2 personen
- 47
Garderobe beheren
2 personen
- 48
Concert aankondigen
- 49
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
- 50
Pauzedranken serveren
4 personen
- 51
Hapjes serveren
4 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
- 54
Bezoekers informeren
2 personen
- 55
Toiletten tussentijds controleren
- 56
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
- 57
Afscheid aankondigen
- 58
Muzikanten bedanken
2 personen
- 59
Uitloop begeleiden
2 personen
- 60
Garderobe afronden
2 personen
- 61
Instrumenten inladen
4 personen
- 62
Locatie afsluiten
2 personen
Nazorg
- 63
Meubilair afbreken
4 personen
- 64
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
- 65
Decoratie verwijderen
3 personen
- 66
Servies afwassen
3 personen
- 67
Keuken schoonmaken
2 personen
- 68
Zaal schoonmaken
4 personen
- 69
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 70
Afval afvoeren
2 personen
- 71
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 72
Voorraad tellen
- 73
Materialen controleren
2 personen
- 74
Materialen retourneren
2 personen
- 75
Locatiesleutels retourneren
- 76
Foto's en documenten archiveren
- 77
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 140
- Tafelsaantal 10
- Biertafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Podiumdelenaantal 12
- Krukkenaantal 8
Apparatuur
- Muzieklessenaarsaantal 45
- Dirigentenlessenaar
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
- Orkestkistenaantal 4
- Instrumententafelsaantal 4
Servies
- Waterglazenaantal 160
- Koffiekopjesaantal 80
- Schotelsaantal 80
- Gebaksbordjesaantal 140
- Koffielepelsaantal 100
- Serveertangenaantal 8
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Schaaltjesaantal 12
- Kannenaantal 6
Catering
- Kassa
- Geldkist
- Pinapparaat
- Menukaartenhoudersaantal 6
- Koffie-isoleerkannenaantal 4
- Boodschappen
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Podiumdoekenaantal 4
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Programmabordenaantal 4
- Pijlbordenaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handvegersaantal 3
- Toiletborstelsaantal 3
- Zeepdispensersaantal 4
- Desinfectiepompjesaantal 4
Tips
- Bevestig de concertlocatie en controleer vergunningen minstens 8 weken vooraf. Vraag meteen wanneer je de sleutel krijgt, waar leveranciers kunnen lossen en hoeveel ruimte beschikbaar is voor podiumdelen, instrumenten en publieksstoelen.
- Maak het programma uiterlijk 4 weken voor het concert definitief. Geef de dirigent en muzikanten daarna één versie, zodat muzieklessenaars, muziekmappen en eventuele aankondigingen op elkaar aansluiten.
- Stuur parkeerinformatie samen met de uitnodiging of bevestiging. Vermeld ook een deadline voor aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert, vooral als je koffie, gebak of andere catering voorbereidt.
- Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers en verlengkabels vóór de deuren opengaan. Leg kabels vast met gaffer tape en controleer met de dirigent of de dirigentenlessenaar, muzieklessenaars en orkestopstelling goed staan.
- Plan op de concertdag minimaal 2 uur voor opbouw. Open eerst de locatie en controleer toiletten en ruimtes, zet daarna podium en stoelen klaar en test als laatste de geluidsinstallatie met iemand op publieksafstand.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fanfareconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen en muzikantenlijst. Vier weken voor het concert maak je het programma definitief en verstuur je de praktische publieksinformatie.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een fanfareconcert op te bouwen?
- Reken op minimaal 2 uur voor een eenvoudige opbouw en langer als je een orkestpodium en geluidsinstallatie plaatst. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige geluidstest en controle van de instrumentopstelling.
- Wanneer moet het programma van een fanfareconcert definitief zijn?
- Leg het programma uiterlijk 4 weken vooraf vast. Zo hebben dirigent en muzikanten tijd om muziekmappen te ordenen en kun je programma’s en naamkaartjes zonder spoed afdrukken.
- Wanneer verzamel je dieetwensen voor een fanfareconcert?
- Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het concert. Controleer daarna de aantallen voordat je boodschappen doet en reserveringen bevestigt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!