Ein Fanfarenkonzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige den Veranstaltungsort und mögliche Genehmigungen frühzeitig, idealerweise mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Prüfe dabei auch, wann du die Schlüssel bekommst und wie Lieferanten an die Räume gelangen.
• Lege das Programm erst fest, wenn die Musiker und der Dirigent zugesagt haben. Drucke die Programme nicht früher als 1 bis 2 Wochen vor dem Termin, damit Änderungen nicht zu unnötigem Nachdruck führen.
• Plane das Orchesterpodium nach Raum und Besetzung, nicht nur nach der Zahl der Gäste. Stelle Musiklessenaars, Dirigentenlessenaar, Instrumententafeln und Orchesterkisten so auf, dass Wege und Notausgänge frei bleiben.
• Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Kabel mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Markiere Verlängerungskabel und Steckerleisten mit Gaffer Tape, damit niemand darüber stolpert.
• Sammle Anmeldungen und dieetwensen spätestens 7 Tage vorher. Bereite Kaffee, Wasser und gegebenenfalls Gebäck so vor, dass Tassen, Gläser, Servierplatten und Thermoskannen bereits vor Beginn am richtigen Platz stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Fanfarenkonzert organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Genehmigungen und Musikerbesetzung. Programm, Einladungen und Reservierungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert feststehen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Fanfarenkonzert?

Plane mindestens 3 Stunden für Räume, Stühle, Podium, Musiklessenaars und Technik ein. Für einen ersten Soundcheck sollten zusätzlich etwa 60 Minuten ohne Publikum eingeplant werden.

Wann sollte man die Musiker für ein Fanfarenkonzert bestätigen?

Bestätige die Musiker möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 4 Wochen, um Besetzung, Dirigentenanweisungen, Musikmappen und das endgültige Programm abzustimmen.

Was wird bei einem Fanfarenkonzert häufig vergessen?

Oft fehlen Schlüssel, Parkhinweise, ausreichend Stromanschlüsse oder ein freier Lieferweg. Prüfe diese Punkte spätestens 48 Stunden vorher und kontrolliere am Veranstaltungstag Toiletten, Räume und Wetter erneut.