Organiser un concert de danse sans perdre le fil

Pour organiser un concert de danse, commencez par verrouiller la date, le lieu et les artistes avant de construire le reste. La technique sonore, les autorisations et le parcours du public doivent être réglés assez tôt pour éviter les blocages de dernière minute. Ensuite, coordonnez billetterie, restauration, bénévoles et communication autour d’un planning unique. Cette méthode vous aide à passer d’un programme artistique à une journée réellement fluide, du déchargement jusqu’au dernier rappel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver des artistes et des groupes de danse
2 personnes
3
Réserver le matériel sonore
4
Vérifier les permis et les assurances
5
Établir le programme et le planning
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir la billetterie
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Commander la restauration et les consommations
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Partager le déroulé
13
Rassembler les informations sur les artistes
14
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
15
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
16
Créer le plan et le parcours du public
17
Créer les badges nominatifs et les bracelets
2 personnes
18
Imprimer les programmes
19
Acheter la décoration
2 personnes
20
Vérifier les stocks
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
5 personnes
27
Dégager la piste de danse
3 personnes
28
Brancher le son
3 personnes
29
Brancher l’éclairage
2 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Tester la musique et les playlists
2 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
34
Monter le buffet traiteur
3 personnes
35
Préparer les boissons
2 personnes
36
Préparer les en-cas
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Contrôler les itinéraires de sécurité
2 personnes
39
Accueillir les artistes
2 personnes
40
Faire le briefing des artistes
2 personnes
41
Ouvrir les portes
3 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
43
Distribuer les programmes
2 personnes
44
Tenir le vestiaire
2 personnes
45
Lancer la musique d’ouverture
46
Accompagner les spectacles
3 personnes
47
Annoncer la pause
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Démonter le buffet
2 personnes
52
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
53
Adapter les spectacles
3 personnes
54
Annoncer la prestation de clôture
55
Couper la musique
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
57
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

58
Couper le son
2 personnes
59
Éteindre l'éclairage
2 personnes
60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Rassembler les objets trouvés
67
Emballer le matériel
3 personnes
68
Rapporter le matériel
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Évacuer les déchets
2 personnes
71
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tabourets de barqté 12
Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Portantsqté 4
Tables pliantesqté 4
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Ordinateur portable de musique
Câbles audioqté 12
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Casque audioqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlande lumineuseqté 6
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Tire-bouchonsqté 2
Tire-bouchonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couverts de chefqté 4
Pains de glaceqté 16

Décoration

Toiles de fond en tissuqté 3
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 10
Plantesqté 8
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date et le lieu, puis confirmez les artistes et groupes de danse par écrit. Gardez une marge d’au moins 2 à 3 semaines pour régler les besoins techniques, les assurances et les autorisations.
Construisez le programme à partir des temps de montage, de balance et de changement de plateau, pas seulement de la durée des spectacles. Prévoyez un conducteur avec une heure précise pour chaque passage et chaque transition.
Faites tester toute la chaîne audio avant l’ouverture : haut-parleurs, table de mixage, microphones, boîtiers DI, câbles et ordinateur musical. Une répétition technique complète permet de repérer les câbles manquants ou les prises électriques insuffisantes.
Organisez le parcours du public avant d’imprimer les programmes et les badges. Séparez clairement entrée, billetterie, vestiaire, espace spectacle et restauration, puis utilisez les poteaux de balisage et les bracelets pour limiter les hésitations.
Traitez les détails pratiques au plus tard la veille : boissons refroidies, en-cas préparés, fichiers musicaux rassemblés et stocks vérifiés. Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour libérer la zone de chargement et laisser le temps aux bénévoles de prendre leur poste.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de danse ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les artistes et le matériel sonore, de vérifier les permis et assurances, d’ouvrir la billetterie et de confirmer la restauration.
Quand faut-il réserver le matériel sonore pour un concert de danse ?: Réservez-le dès que le lieu et les artistes sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Demandez les besoins techniques des groupes avant de valider les haut-parleurs, microphones, pieds, câbles et boîtiers DI.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert de danse ?: Ouvrez-la environ 4 à 6 semaines avant la date, une fois le programme suffisamment stable. Fixez une date limite pour les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires au moins 10 jours avant le concert.
À quelle heure faut-il ouvrir le lieu le jour du concert ?: Ouvrez le lieu au minimum 3 heures avant l’arrivée du public, et davantage si le montage sonore ou lumineux est important. Réservez le premier créneau au déchargement, puis enchaînez installation, balance, briefing des bénévoles et contrôle du parcours public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.