Zo organiseer je een dansconcert
Begin met de datum, locatie en capaciteit: die bepalen hoeveel publiek, techniek en begeleiding je nodig hebt. Boek daarna artiesten en dansgroepen en leg hun technische wensen meteen vast, voordat je het programma definitief maakt. Regel vergunningen, verzekering en ticketverkoop ruim vooraf en werk toe naar één gedeeld draaiboek. Op de dag zelf draait veel om een goede publieksroute, een tijdige soundcheck en een duidelijke taakverdeling tussen techniek, catering en vrijwilligers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Artiesten en dansgroepen boeken
2 personen
- 3
Geluidstechniek reserveren
- 4
Vergunningen en verzekeringen controleren
- 5
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Ticketverkoop openen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Catering en consumpties bestellen
2 personen
- 11
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 12
Draaiboek delen
- 13
Artiesteninformatie verzamelen
- 14
Technische wensen controleren
2 personen
- 15
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
- 16
Plattegrond en publieksroute maken
- 17
Naamkaartjes en polsbandjes maken
2 personen
- 18
Programma's printen
- 19
Decoratie inkopen
2 personen
- 20
Voorraad controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Hapjes voorbereiden
3 personen
Event
- 24
Locatie openen
2 personen
- 25
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
- 26
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
- 27
Dansvloer vrijmaken
3 personen
- 28
Geluid aansluiten
3 personen
- 29
Licht aansluiten
2 personen
- 30
Microfoons testen
2 personen
- 31
Muziek en afspeellijsten testen
2 personen
- 32
Decoratie ophangen
3 personen
- 33
Entree en garderobe inrichten
3 personen
- 34
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
- 35
Dranken klaarzetten
2 personen
- 36
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 37
Toiletten controleren
- 38
Veiligheidsroutes controleren
2 personen
- 39
Artiesten ontvangen
2 personen
- 40
Artiestenbriefing geven
2 personen
- 41
Deuren openen
3 personen
- 42
Bezoekers inchecken
4 personen
- 43
Programma's uitdelen
2 personen
- 44
Garderobe bemannen
2 personen
- 45
Openingsmuziek starten
- 46
Optredens begeleiden
3 personen
- 47
Pauze aankondigen
- 48
Hapjes serveren
3 personen
- 49
Dranken serveren
3 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Buffet opruimen
2 personen
- 52
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
- 53
Optredens ombouwen
3 personen
- 54
Slotoptreden aankondigen
- 55
Muziek afsluiten
- 56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
- 57
Garderobe uitgifte afronden
2 personen
Nazorg
- 58
Geluid uitschakelen
2 personen
- 59
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
- 60
Servies verzamelen
3 personen
- 61
Afval verzamelen
3 personen
- 62
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 63
Decoratie verwijderen
3 personen
- 64
Servies afwassen
3 personen
- 65
Locatie schoonmaken
4 personen
- 66
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 67
Apparatuur inpakken
3 personen
- 68
Materialen terugbrengen
2 personen
- 69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 70
Afval afvoeren
2 personen
- 71
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Barkrukkenaantal 12
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 100
- Garderoberekkenaantal 4
- Klaptafelsaantal 4
- Afzetpalenaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 4
- DI-boxenaantal 2
- Muzieklaptop
- Audio-kabelsaantal 12
- Stroomhaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 10
- Koptelefoonaantal 2
Verlichting
- Ledspotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtslingeraantal 6
- Zaklampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Kurkentrekkersaantal 2
- Flessenopenersaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksbestekaantal 4
- Koelelementenaantal 16
Decoratie
- Stoffen achtergronddoekenaantal 3
- Ballonnenbogenaantal 2
- Tafelkledenaantal 10
- Plantenaantal 8
- Programmastandaardsaantal 4
- Pijlbordenaantal 8
- Krijtbordenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stofzuiger
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Poetsdoekenaantal 20
- Afvalcontainersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de technische voorbereiding vóór je het tijdschema publiceert. Verzamel per artiest de muziekbestanden, aansluitingen en microfoonbehoefte en reserveer tijd voor soundcheck en ombouwen.
- Maak de publieksroute op papier voordat je tafels, stoelen en garderoberekken neerzet. Houd entree, garderobe, bar, zaal en nooduitgangen vrij en gebruik afzetpalen waar bezoekers anders gaan kruisen.
- Open de ticketverkoop pas nadat capaciteit, programma en toegangsregels vaststaan. Verwerk aanmeldingen dagelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert, zodat catering niet op de laatste dag hoeft te improviseren.
- Zet voor de bar niet alleen glazen en serveermateriaal klaar, maar ook koeling, thermoskannen, waterkokers en kurkentrekkers. Koel dranken enkele uren vooraf en wijs één persoon aan die de voorraad tijdens het concert controleert.
- Deel het draaiboek uiterlijk 48 uur vooraf met artiesten, techniek en vrijwilligers. Zet daarin contactpersonen, laad- en loszone, openingstijd van de locatie, publieksinloop, optreedtijden en wie bij vertraging beslist.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een dansconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, artiesten en vergunningen. Open de ticketverkoop pas wanneer capaciteit, programma en toegangsvoorwaarden definitief zijn.
- Hoe maak je een tijdschema voor een dansconcert?
- Plan naast optredens ook publieksinloop, soundcheck, ombouw en pauzes. Reken per wissel minimaal 15 minuten en zet het definitieve schema uiterlijk 48 uur vooraf in het draaiboek.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dansconcert?
- Plan minimaal één coördinator, één persoon voor techniek en per publiekszone minstens één vrijwilliger. Bij een aparte garderobe, bar en entree kom je al snel uit op 5 tot 8 mensen naast de artiesten en technici.
- Wanneer regel je catering voor een dansconcert?
- Bestel catering en consumpties zodra het aantal aanmeldingen redelijk vaststaat, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Geef dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert door aan de cateraar en controleer de voorraad opnieuw op de dag zelf.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!