Organiser un concert de chorale d’enfants, étape par étape

Un concert de chorale d’enfants demande surtout une bonne coordination entre le répertoire, les familles, l’accueil et la technique. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis avancez dans l’ordre : programme, invitations, inscriptions, autorisations parentales et répartition des accompagnateurs. Les détails qui posent le plus souvent problème sont les contacts incomplets, les besoins alimentaires signalés trop tard et les microphones non testés. Gardez une liste de contrôle finale pour vérifier les participants, les partitions, la signalétique et le catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Consigner le répertoire du chœur
2 personnes
3
Établir le programme
2 personnes
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recueillir les autorisations parentales
2 personnes
10
Établir la liste des contacts des enfants
11
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
12
Faire les réservations
13
Commander le catering
14
Vérifier le matériel technique
2 personnes
15
Réserver des microphones
16
Rassembler les fichiers musicaux
17
Imprimer les partitions
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
19
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
20
Créer la signalisation
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
25
Imprimer la dernière liste des participants
26
Tester la musique et la sauvegarde
2 personnes
27
Rassembler les costumes et accessoires
2 personnes
28
Organiser les clés et l’accès

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier la salle
2 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
34
Installer le système de sonorisation
3 personnes
35
Installer les microphones
2 personnes
36
Régler l’éclairage
2 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Décorer l’entrée
2 personnes
39
Aménager la table d'accueil
2 personnes
40
Installer la table traiteur
3 personnes
41
Préparer les livrets de programme
2 personnes
42
Briefer les accompagnateurs pour enfants
2 personnes
43
Accueillir la chorale
3 personnes
44
Enregistrer les enfants
3 personnes
45
Aménager le vestiaire
2 personnes
46
Accompagner les enfants jusqu’au vestiaire
3 personnes
47
Effectuer la vérification du son
3 personnes
48
Faire répéter la chorale
2 personnes
49
Accueillir le public
4 personnes
50
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
51
Prendre les vestes
2 personnes
52
Ouvrir les portes
2 personnes
53
Guider le public vers les places
3 personnes
54
Annoncer le concert
55
Encadrer la chorale d'enfants
3 personnes
56
Gérer les micros
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
59
Annoncer la pause
60
Accompagner les enfants pendant la pause
4 personnes
61
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
62
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
63
Remettre les enfants à leurs parents
3 personnes
64
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
65
Couvrir le reste du service traiteur
2 personnes
66
Réapprovisionner les boissons pour l’après-soirée
2 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Démonter la sono
3 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes

Suivi

72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer la cuisine
2 personnes
74
Nettoyer la salle
3 personnes
75
Vérifier les toilettes
76
Rassembler les objets trouvés
77
Emballer le matériel en toute sécurité
2 personnes
78
Rapporter le matériel
2 personnes
79
Retourner les matériels de location
2 personnes
80
Trier les restes
2 personnes
81
Distribuer les restes
2 personnes
82
Sauvegarder les photos en toute sécurité
83
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 12
Table d’accueil
Tables de cateringqté 4
Portant à vêtementsqté 2
Chaises des vestiairesqté 20
Pieds de microqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Clé USBqté 2
Lampes de pupitre pour musiciensqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verresqté 130
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 130
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 16

Décoration

Ballonsqté 100
Arche de ballons
Guirlandesqté 12
Tentures de scèneqté 2
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Ciseauxqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Catering

Brochures du programmeqté 130
Badges nominatifsqté 45
Porte-badgesqté 45
Serviettesqté 250
Classeurs de partitionsqté 35
Dossier de présentation
Stylosqté 20
Braceletsqté 50
Cartes de remerciementqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Courses

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez la durée prévue, l’heure d’arrivée des enfants et les morceaux interprétés. Cela évite de corriger les informations auprès des familles plusieurs fois.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite située au moins 10 jours avant le concert. Demandez dès le départ les autorisations parentales, les besoins alimentaires et un numéro de contact pour chaque enfant.
Répartissez les accompagnateurs à partir de la liste définitive des participants, puis prévoyez au moins un adulte pour chaque groupe d’enfants. Imprimez cette liste le jour même, avec les contacts accessibles à l’accueil.
Testez les microphones, pieds, câbles, rallonges et table de mixage avant l’arrivée de la chorale. Faites un essai complet avec l’ordinateur portable ou la clé USB contenant les fichiers musicaux, plutôt qu’un simple contrôle visuel.
Préparez l’accueil et le catering avant l’ouverture des portes : badges, livrets, signalisation, boissons refroidies et en-cas doivent être prêts au moins 30 minutes à l’avance. Gardez les partitions imprimées et les lampes de pupitre dans un emplacement identifié.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert de chorale d’enfants ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement le lieu et le matériel technique, puis fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant le concert pour établir les listes et les besoins alimentaires.
Quand demander les autorisations parentales pour un concert d’enfants ?: Demandez-les au moment de l’inscription, idéalement 3 à 4 semaines avant le concert. Relancez les familles qui n’ont pas répondu 7 jours avant la date limite afin de ne pas découvrir une autorisation manquante le jour de l’événement.
Combien de microphones faut-il prévoir pour une chorale d’enfants ?: Le nombre dépend de la taille de la chorale et de la salle, mais prévoyez le nombre de microphones indiqué dans la fiche technique, plus 1 microphone de secours si possible. Testez chaque appareil avec la table de mixage au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.
Quand préparer les livrets, badges et listes des participants ?: Préparez les modèles 1 semaine avant, puis imprimez les versions définitives après la clôture des inscriptions. Imprimez la dernière liste des participants le jour du concert, après avoir vérifié les absences et les changements de contact.

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