Ein Kinderchor-Konzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Kinderchor-Konzert hängen Programm, Betreuung, Technik und Elternkommunikation eng zusammen. Beginne mit Datum und Ort, lege danach Repertoire und Programm fest und öffne erst dann die Anmeldung. Plane für jedes Kind eine zuständige Betreuungsperson ein und sammle Einwilligungen sowie Ernährungswünsche frühzeitig. In der letzten Woche prüfst du Mikrofone, Noten, Sitzplätze und Verpflegung gemeinsam mit einer aktuellen Teilnehmerliste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Chorrepertoire festlegen
2 Personen
3
Programm zusammenstellen
2 Personen
4
Einladungen gestalten
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Einwilligungen der Eltern einsammeln
2 Personen
10
Kontaktliste der Kinder erstellen
11
Betreuer einteilen
2 Personen
12
Reservierungen vornehmen
13
Catering bestellen
14
Technische Utensilien prüfen
2 Personen
15
Mikrofone reservieren
16
Musikdateien sammeln
17
Notenblätter drucken
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
19
Programmhefte drucken
2 Personen
20
Beschilderung erstellen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Catering bereitstellen
2 Personen
25
Letzte Teilnehmerliste drucken
26
Musik und Backup testen
2 Personen
27
Kleidung und Requisiten sammeln
2 Personen
28
Schlüssel und Zugang organisieren

Event

29
Location öffnen
2 Personen
30
Saal kontrollieren
2 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Tische aufstellen
3 Personen
33
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
34
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
35
Mikrofone aufstellen
2 Personen
36
Beleuchtung einrichten
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Eingang dekorieren
2 Personen
39
Empfangstisch einrichten
2 Personen
40
Cateringtisch einrichten
3 Personen
41
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
42
Betreuer für Kinder briefen
2 Personen
43
Chor empfangen
3 Personen
44
Kinder registrieren
3 Personen
45
Umkleide einrichten
2 Personen
46
Kinder in den Umkleideraum begleiten
3 Personen
47
Soundcheck durchführen
3 Personen
48
Chor einsingen
2 Personen
49
Publikum empfangen
4 Personen
50
Programmhefte verteilen
2 Personen
51
Jacken entgegennehmen
2 Personen
52
Türen öffnen
2 Personen
53
Publikum zu den Plätzen begleiten
3 Personen
54
Konzert ankündigen
55
Kinderchor betreuen
3 Personen
56
Mikrofone bedienen
2 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Snacks servieren
3 Personen
59
Pause ankündigen
60
Kinder in der Pause betreuen
4 Personen
61
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
62
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
63
Kinder an die Eltern übergeben
3 Personen
64
Publikum verabschieden
3 Personen
65
Übrig gebliebenes Catering abdecken
2 Personen
66
Getränke für den Ausklang auffüllen
2 Personen
67
Geschirr sammeln
3 Personen
68
Tonanlage abbauen
3 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen

Nachbereitung

72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Küche reinigen
2 Personen
74
Saal reinigen
3 Personen
75
Toiletten kontrollieren
76
Fundsachen sammeln
77
Ausrüstung sicher verpacken
2 Personen
78
Materialien zurückbringen
2 Personen
79
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
80
Reste sortieren
2 Personen
81
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
82
Fotos sicher speichern
83
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
Empfangstisch
Catering-TischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
UmkleidestühleAnz. 20
NotenständerAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 2
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
USB-StickAnz. 2
Lampen für NotenpulteAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

GläserAnz. 130
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 130
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 16

Dekoration

BallonsAnz. 100
Ballonbogen
GirlandenAnz. 12
BühnentücherAnz. 2
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 2
SchereAnz. 4
WegweiserAnz. 8

Catering

ProgrammhefteAnz. 130
NamensschilderAnz. 45
BadgehalterAnz. 45
ServiettenAnz. 250
NotenmappenAnz. 35
Präsentationsmappe
StifteAnz. 20
ArmbänderAnz. 50
DankeskartenAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 2

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege Repertoire und Programm mindestens 6 Wochen vorher fest. So bleiben genug Zeit für Einladungen, Anmeldungen, Notenblätter und Programmhefte.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Konzerttag. Drucke die letzte Teilnehmerliste spätestens 24 Stunden vorher und ergänze darauf Betreuer, Ernährungswünsche und abgegebene Elterneinwilligungen.
Plane die Betreuung nach Gruppen statt nur nach Gesamtzahl. Teile spätestens eine Woche vorher feste Zuständigkeiten für Empfang, Umkleide, Bühne und Abholung ein.
Teste die Tonanlage mindestens 60 Minuten vor Beginn mit allen Funkmikrofonen. Prüfe dabei auch Mischpult, Audiokabel, Verlängerungskabel, Lautsprecher und die Lampen an den Notenpulten.
Kühle Getränke erst nach dem Aufbau, damit sie nicht im Weg stehen. Stelle Catering-Tische, Servierschalen und Zangen mindestens 30 Minuten vor dem Einlass bereit und halte Geschirr für Kinder und Erwachsene getrennt griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kinderchor-Konzert organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Ort und Repertoire. Einladungen und Anmeldung sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert verschickt beziehungsweise geöffnet werden.
Wie viele Betreuer braucht ein Kinderchor-Konzert?: Plane mindestens eine feste Betreuungsperson pro Kindergruppe und zusätzlich eine Person für Empfang und Elternfragen ein. Die endgültige Einteilung sollte 7 Tage vorher anhand der Teilnehmerliste stehen.
Wann sollte die Technik für ein Kinderchor-Konzert geprüft werden?: Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel und Laptop 3 bis 5 Tage vorher vollständig. Am Konzerttag brauchst du zusätzlich mindestens 60 Minuten für Soundcheck, Mikrofonpositionen und Notenbeleuchtung.
Wie viel Verpflegung braucht man bei einem Kinderchor-Konzert?: Rechne bei einer Veranstaltung von etwa 2 Stunden mit 0,5 bis 0,75 Litern Getränken pro Kind und Erwachsenen. Bestelle Catering und Snacks mindestens 5 bis 7 Tage vorher und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche.

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