Cómo organizar un concierto de coro infantil sin perder el control

Organizar un concierto de coro infantil requiere coordinar a los niños, sus familias, el repertorio y la parte técnica en un orden muy concreto. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después fija el programa antes de enviar invitaciones o abrir inscripciones. Los permisos parentales, la lista de contactos y la distribución de acompañantes suelen retrasarse si se dejan para el final. También conviene probar micrófonos, altavoces, atriles y archivos de música con varios días de margen.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Fijar el repertorio del coro
2 personas
3
Elaborar el programa
2 personas
4
Diseñar invitaciones
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Recoger las autorizaciones parentales
2 personas
10
Crear una lista de contactos de los niños
11
Distribuir a los acompañantes
2 personas
12
Hacer reservas
13
Pedir el catering
14
Comprobar el material técnico
2 personas
15
Reservar micrófonos
16
Reunir archivos de música
17
Imprimir partituras
2 personas
18
Preparar acreditaciones
19
Imprimir folletos del programa
2 personas
20
Crear la señalización
21
Hacer la compra
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
3 personas
24
Preparar la restauración
2 personas
25
Imprimir la lista final de participantes
26
Probar la música y la copia de seguridad
2 personas
27
Reunir ropa y accesorios
2 personas
28
Gestionar llaves y acceso

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Comprobar la sala
2 personas
31
Colocar las sillas
4 personas
32
Montar mesas
3 personas
33
Despejar el espacio del escenario
3 personas
34
Montar el sistema de sonido
3 personas
35
Colocar los micrófonos
2 personas
36
Configurar la iluminación
2 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Decoración de la entrada
2 personas
39
Montar la mesa de recepción
2 personas
40
Montar la mesa de catering
3 personas
41
Dejar listos los programas
2 personas
42
Informar a los monitores infantiles
2 personas
43
Recibir al coro
3 personas
44
Registrar a los niños
3 personas
45
Preparar el vestuario
2 personas
46
Acompañar a los niños al vestuario
3 personas
47
Realizar la prueba de sonido
3 personas
48
Calentar al coro
2 personas
49
Recibir al público
4 personas
50
Repartir los programas
2 personas
51
Recibir abrigos
2 personas
52
Abrir las puertas
2 personas
53
Guiar al público a sus asientos
3 personas
54
Anunciar el concierto
55
Guiar al coro infantil
3 personas
56
Operar los micrófonos
2 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Servir aperitivos
3 personas
59
Anunciar el descanso
60
Acompañar a los niños durante el descanso
4 personas
61
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
62
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
63
Entregar a los niños a sus padres
3 personas
64
Despedir al público
3 personas
65
Cubrir el catering sobrante
2 personas
66
Reponer las bebidas para la sobremesa
2 personas
67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Desmontar sillas y mesas
4 personas
71
Recoger la basura
3 personas

Seguimiento

72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Limpiar la cocina
2 personas
74
Limpiar la sala
3 personas
75
Comprobar los baños
76
Recoger objetos perdidos
77
Empaquetar el equipo de forma segura
2 personas
78
Devolver los materiales
2 personas
79
Devolver el material alquilado
2 personas
80
Clasificar sobrantes
2 personas
81
Repartir la comida sobrante
2 personas
82
Guardar fotos de forma segura
83
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 12
Mesa de recepción
Mesas de cateringcant. 4
Percherocant. 2
Sillas del vestuariocant. 20
Atrilescant. 12

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Enrollacablescant. 2
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Memoria USBcant. 2
Lámparas para atriles de músicacant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Iluminación ambientalcant. 4

Vajilla

Vasoscant. 130
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 130
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 16

Decoración

Globoscant. 100
Arco de globos
Guirnaldascant. 12
Telones de escenariocant. 2
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 4
Carteles direccionalescant. 8

Catering

Programascant. 130
Credencialescant. 45
Portabadgescant. 45
Servilletascant. 250
Carpetas para partiturascant. 35
Carpeta de presentación
Bolígrafoscant. 20
Pulserascant. 50
Tarjetas de agradecimientocant. 40

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 2

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el repertorio antes de diseñar las invitaciones. Así el programa que reciben las familias ya incluye la duración, el orden de las piezas y la información práctica correcta.
Abre las inscripciones con una fecha límite clara y pide en el mismo formulario las preferencias dietéticas y las autorizaciones parentales. Reserva al menos 7 días para revisar los datos y reclamar documentos pendientes.
Prepara una lista de contactos de los niños y distribuye a los acompañantes antes del ensayo general. Trabajar con grupos pequeños y responsables identificados evita búsquedas y cambios de última hora.
Haz una prueba técnica completa entre 3 y 7 días antes: micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, cables, portátil y memoria USB. Comprueba también que haya atriles, lámparas para partituras y alargadores suficientes.
Calcula el catering con la lista final de participantes, no con las primeras inscripciones. Enfría las bebidas y prepara aperitivos con antelación, pero deja la restauración y el montaje de las mesas para una franja concreta del día del concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de coro infantil?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, fijar el repertorio y preparar las invitaciones. Deja la última semana para cerrar inscripciones, permisos, contactos, catering y comprobaciones técnicas.
¿Cuándo hay que pedir las autorizaciones parentales?: Pídelas al abrir las inscripciones y fija una fecha límite de al menos 7 días antes del concierto. Revisa la lista final 3 días antes para localizar a las familias que aún no hayan respondido.
¿Cuándo se debe probar el equipo de sonido?: Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y repite una comprobación breve el mismo día. Prueba cada micrófono, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables y la reproducción de los archivos de música.
¿Cuándo se prepara el programa del concierto?: Elabora un primer programa cuando el repertorio esté cerrado y corrígelo después del último ensayo. Imprime los folletos y la lista final de participantes entre 1 y 2 días antes, cuando ya estén confirmadas las inscripciones.

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